Акт приёма-передачи документов — это ваш инструмент контроля, а не формальность для бухгалтерии. По нему видно, какие документы вам передали, в каком они состоянии и можно ли по ним восстановить учёт. Если акт составлен формально, вы теряете возможность что-то доказать и проверить.
Что должно быть в самом акте
Акт должен позволять найти каждый документ, а не просто подтверждать, что «папка передана». Смотрите, есть ли в нём перечень документов по видам: договоры, первичные документы, счета-фактуры, банковские выписки, кассовые документы, отчётность. Общая фраза «документы за период» без описи — плохой признак.
Проверьте, указаны ли реквизиты каждого документа: номер, дата, сумма, контрагент. Если в акте только количество листов или папок, вы не сможете понять, всё ли на месте. Такой акт не защищает ни вас, ни бухгалтера.
Отдельно посмотрите на периоды. Документы должны быть сгруппированы по месяцам или кварталам, чтобы было видно, за какой период учёт закрыт, а за какой нет. Сплошной список без привязки к периодам усложняет проверку.
Важна и подпись обеих сторон с расшифровкой и датой. Если акт подписан только одной стороной или без даты, он не подтверждает факт передачи. Это первое, на что стоит смотреть.
Как проверить, что учёт ведётся качественно
Начните с простого: попросите показать, что все операции за период отражены. Сверьте банковские выписки с тем, что учтено: каждая операция по счёту должна иметь отражение в учёте. Если по выписке движение есть, а в учёте его нет, это разрыв.
Проверьте, совпадают ли суммы в отчётности с вашими собственными представлениями о бизнесе. Вы знаете, сколько примерно заработали и потратили. Если цифры в отчёте расходятся с вашей картиной, спросите почему.
Посмотрите, как оформлены первичные документы. В них должны быть заполнены обязательные реквизиты, стоять подписи и даты. Документы с пустыми полями, исправлениями без заверения или без подписей — сигнал, что учёт ведётся небрежно.
Обратите внимание на порядок в хранении. Документы должны быть разложены так, чтобы нужный можно было найти быстро. Если на просьбу показать конкретный документ бухгалтер тратит много времени или не находит его, это тревожно.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие документы вам не передали и почему. Полный акт должен закрывать все позиции, а не только те, что удобно передать. Если чего-то не хватает, зафиксируйте это в акте отдельной строкой.
Уточните, как ведётся учёт расчётов с контрагентами. Попросите показать, как видно, кому вы должны и кто должен вам. Если ответ общий, без конкретики по документам, стоит насторожиться.
Спросите, что происходит с документами, которые поступают с опозданием. Как они учитываются, где хранятся, как попадают в отчётность. Понятный ответ показывает, что процесс выстроен.
Попросите объяснить расхождения, если они есть. Бухгалтер должен уметь показать, из каких документов сложилась цифра в отчёте. Если объяснение сводится к «так посчитали», это повод разбираться дальше.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — акт без описи документов. Второй — отсутствие подписей и дат. Третий — документы переданы не за все периоды, а выборочно. Любой из этих признаков означает, что вы не можете подтвердить полноту учёта.
Насторожить должно, если бухгалтер избегает показывать первичные документы или отвечает общими фразами. Учёт, который нельзя проверить по документам, сложно защитить при проверке или споре.
Плохо, если суммы в отчётности не сходятся с банковскими выписками и вашими данными. Расхождения сами по себе не всегда ошибка, но их должны уметь объяснить. Если объяснений нет, доверять таким цифрам нельзя.
Ещё один признак — беспорядок в хранении и потерянные документы. Если нужный документ не находится, значит, система учёта не работает.
Что делать при проблемах
Зафиксируйте всё, чего не хватает, в акте приёма-передачи. Письменная фиксация защищает вас и делает претензии предметными. Не подписывайте акт, который не отражает реальность.
Запросите недостающие документы письменно и сохраните запрос. Это поможет понять, есть ли документы вообще или их не оформляли. Отсутствие первичных документов — отдельная проблема, которую нужно решать.
Проведите сверку по банку и по расчётам с контрагентами. Так вы увидите, где учёт расходится с реальными операциями. Результаты сверки обсудите с бухгалтером и зафиксируйте договорённости.
Если ситуация не меняется, рассмотрите смену того, кто ведёт учёт. При передаче дел снова составляйте акт с полной описью документов. Так вы не потеряете контроль и сможете восстановить учёт по документам.
Частые вопросы
Обязательно ли составлять акт приёма-передачи документов?
Да, это ваш способ подтвердить, какие документы переданы и в каком состоянии. Без акта сложно доказать полноту передачи и найти потерянное.
Можно ли подписать акт, если часть документов отсутствует?
Подписывать стоит только тот акт, где отсутствующие документы прямо указаны. Иначе вы подтверждаете, что получили всё.
Как часто проверять документы и учёт?
Регулярно, а не только при смене бухгалтера. Периодическая сверка по банку и расчётам помогает вовремя заметить расхождения.
Что делать, если бухгалтер не показывает первичные документы?
Запросите документы письменно и зафиксируйте отказ. Если доступа к документам нет, это повод менять того, кто ведёт учёт.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.