Принимая дела, смотрите не на папки и не на количество отчётов, а на то, сходится ли учёт сам с собой и с реальностью. Скрытые долги почти всегда видны по расхождениям: в балансе одно, в актах сверки другое, в налоговой отчётности третье. Проверить это можно самому, не будучи бухгалтером.
С чего начать проверку
Начните с главного вопроса: какие обязательства числятся за компанией на бумаге. Попросите баланс на последнюю отчётную дату и расшифровку строк, где отражены долги перед поставщиками, банками, сотрудниками и бюджетом. Если вам дают только итоговые цифры без расшифровки, это первый повод насторожиться.
Затем попросите акты сверки с основными контрагентами. Сверка показывает, сколько вы должны и сколько должны вам. Сравните её с тем, что записано в учёте: расхождение означает, что либо долг не учтён, либо учтён неверно.
Отдельно запросите сведения о состоянии расчётов с бюджетом. Речь не о сумме, а о самом факте: есть ли начисленные, но не уплаченные суммы, есть ли расхождения между тем, что начислено, и тем, что уплачено. Такие расхождения — типичный источник скрытых обязательств.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Хороший учёт узнаётся по предсказуемости. Отчётность сдаётся вовремя, вы получаете её до наступления срока, а не после. Вам заранее сообщают, какие платежи предстоят и какие документы нужны от вас.
Второй признак — учёт сходится с банком. Суммы по расчётному счёту совпадают с тем, что отражено в учёте, без «висящих» неопознанных поступлений и списаний. Если бухгалтер регулярно просит вас объяснить какую-то операцию задним числом, значит, выписки разбираются с задержкой.
Третий признак — документы в порядке. Договоры, акты, счета и накладные хранятся так, что нужный документ находится быстро. По каждой крупной операции можно понять, откуда она взялась и чем подтверждается.
Четвёртый признак — бухгалтер отвечает на вопросы по существу. Он может объяснить, почему сумма отражена именно так, и показывает, откуда взялась цифра. Ответы в духе «так надо» или «это сложно, вам не нужно» — плохой знак.
Что проверить самому
Сделайте несколько простых сверок. Сложите остатки по расчётным счетам и сравните с тем, что отражено в учёте. Посмотрите, совпадает ли сумма долгов перед поставщиками с последними актами сверки.
Проверьте, нет ли долгов, о которых вы не знаете. Попросите список всех действующих договоров, по которым есть незакрытые обязательства: кредиты, займы, поручительства, лизинговые и арендные договоры. Владелец обычно помнит о крупных сделках, но забывает о мелких и старых.
Посмотрите на расчёты с сотрудниками. Нет ли задолженности по выплатам, не осталось ли неиспользованных отпусков и других обязательств перед работниками. Эти суммы тоже долги, даже если их не видно в обычной сводке.
Спросите, есть ли незакрытые споры и претензии. Судебные дела, жалобы контрагентов и обращения в контролирующие органы могут обернуться обязательствами позже. Бухгалтер должен знать о них хотя бы потому, что они влияют на учёт.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы письменно и попросите письменные ответы. Так вы получите документ, к которому можно вернуться, если что-то не сойдётся.
Спросите, какие обязательства числятся за компанией и чем подтверждена каждая сумма. Попросите назвать долги, которые не отражены в учёте, но могут возникнуть. Отдельно уточните, есть ли расхождения с бюджетом и с контрагентами.
Спросите, как ведётся учёт расчётов: кто и когда разбирает банковские выписки, как фиксируются первичные документы, что происходит с документами, которые приходят с опозданием. Ответ покажет, есть ли система или всё держится на памяти одного человека.
Попросите показать, как восстановить историю любой крупной операции: от договора до платежа. Если цепочка собирается быстро, учёт рабочий. Если бухгалтер начинает объяснять, почему это невозможно, — это сигнал.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — учёт не сходится с банком и контрагентами, а объяснений нет. Второй — отчётность сдаётся в последний момент или с опозданием, и вы узнаёте об этом постфактум. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и просит «не усложнять».
Четвёртый сигнал — документы теряются, акты сверки не подписаны, часть операций подтверждена только перепиской. Пятый — вы не можете получить расшифровку любой строки баланса. Шестой — при смене бухгалтера выясняется, что часть обязательств вообще не отражена.
Отдельно насторожитесь, если вам предлагают «оптимизировать» учёт так, чтобы часть операций не отражалась. Это прямая дорога к скрытым долгам и спорам, которые всплывут позже.
Что делать при тревожных сигналах
Не принимайте дела, пока расхождения не устранены. Зафиксируйте перечень вопросов и письменные ответы, потребуйте акты сверки с контрагентами и бюджетом. Если расхождения остаются, привлеките независимого бухгалтера для проверки учёта.
При передаче дел составьте опись документов и список обязательств с подтверждениями. Так вы будете точно знать, что приняли, и сможете предъявить претензии, если что-то обнаружится позже.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно сверить остатки по счетам с банком, сравнить долги с актами сверки и попросить расшифровку каждой крупной суммы. Если цифры не сходятся и объяснений нет, это уже результат проверки.
Что делать, если бухгалтер отказывается давать расшифровки?
Запросите их письменно и объясните, что это условие передачи дел. Отказ сам по себе тревожный сигнал: без расшифровок вы не увидите скрытые обязательства.
Какие документы запросить в первую очередь?
Баланс с расшифровкой долгов, акты сверки с основными контрагентами, сведения о расчётах с бюджетом и список действующих договоров с незакрытыми обязательствами. Этого достаточно, чтобы увидеть основную картину.
Опасно ли принимать дела с расхождениями в учёте?
Да. Расхождения означают, что часть обязательств может быть не отражена. Сначала устраните их или зафиксируйте письменно, иначе долги всплывут уже у вас.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.