Смена главбуха — это не только передача пароля от учётной программы. Понять, что дела приняты полностью, можно по тому, как организован учёт: есть ли порядок в документах, сходятся ли данные, отвечает ли бухгалтер на ваши вопросы простыми словами. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, без знания проводок.
Что должно быть передано в первую очередь
Начните с документов. Попросите перечень того, что передаётся: учредительные документы, приказы, договоры, первичные документы, регистры учёта, доступы к системам и банку. Если такого перечня нет, предложите его составить и подписать обеим сторонам. Это защищает и вас, и нового бухгалтера.
Отдельно уточните, где хранятся документы за прошлые периоды и в каком виде. Учёт может вестись в программе, а часть бумаг лежать в папках. Важно, чтобы новый главбух понимал, где что искать, и мог поднять любой документ по вашему запросу.
Проверьте доступы. У нового бухгалтера должны быть свои логины к учётной системе, банку и государственным сервисам. Пароли прежнего сотрудника лучше сменить. Так вы будете знать, кто и когда работал с данными.
Признаки качественного учёта
Первый признак — документы поступают вовремя и в полном виде. Спросите бухгалтера, какие документы он ждёт от вас и к какому моменту. Если список понятный и короткий, а не «принесите всё, что есть», это хороший знак.
Второй признак — вы понимаете, что происходит с вашими налогами. Бухгалтер может объяснить, из чего складывается сумма к уплате и почему она такая. Не обязательно вникать в проводки, но общий смысл вы должны улавливать.
Третий признак — регулярность. Отчётность сдаётся в срок, платежи не зависают, сверки с контрагентами и налоговой проводятся. Спросите, как бухгалтер напоминает вам о сроках и что делает, если документы задерживаются.
Четвёртый признак — аккуратность в мелочах. Нет потерянных счетов, оплаты совпадают с назначением, ошибки в реквизитах исправляются сразу. Мелочи показывают, как ведётся работа в целом.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Запросите сверку с налоговой. Бухгалтер может подготовить её, а вы посмотрите, совпадают ли данные с вашими платежами. Расхождения — повод задать вопрос сразу, а не в конце года.
Сравните обороты по банку с тем, что отражено в учёте. Попросите простую таблицу: сколько денег пришло и ушло, как это отражено. Если суммы не бьются, попросите объяснить причину.
Посмотрите на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Спросите, кто вам должен и кому должны вы. Если бухгалтер не может быстро назвать основных должников и кредиторов, значит, работа с контрагентами не ведётся.
Проверьте, как оформлены ваши сделки. Договоры, акты, счета должны быть в порядке и соответствовать тому, что реально происходило. Спросите, какие документы бухгалтер считает слабым местом, и что нужно исправить.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы, на которые можно ответить без подготовки. Как вы узнаете о changes в требованиях? Что делаете, если я не принёс документ вовремя? Как проверяете, что отчётность сдана? Кто вас подменяет, если вы в отпуске или на больничном?
Спросите про порядок работы с ошибками. Что происходит, если найдена ошибка в прошлом периоде? Кто её исправляет и как вы об этом узнаете? Хороший ответ — понятный порядок действий, а не обещание «разберёмся».
Уточните, как бухгалтер взаимодействует с вами. Как часто присылает сводку, в каком виде, на что обращает внимание в первую очередь. Вам должно быть удобно, иначе контроль быстро сойдёт на нет.
Тревожные сигналы
Насторожитесь, если бухгалтер избегает конкретики. Общие слова вместо ответа на простой вопрос — плохой признак. Также тревожно, когда документы теряются, а виноват всегда кто-то другой.
Плохо, если вы не видите регулярных сводок и узнаёте о проблемах постфактум. Ещё один сигнал — бухгалтер не может показать, где хранится документ или как проверить сумму. Это говорит о беспорядке в учёте.
Опасный признак — давление на скорость вместо точности. Если вам предлагают «не забивать голову» и не показывать расчёты, это повод сменить подход или бухгалтера.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте вопросы письменно. Отправьте их бухгалтеру и попросите ответить в удобной форме. Письменный обмен помогает понять, есть ли у человека система или он реагирует только на пожары.
Затем запросите сверку и простую сводку по налогам и платежам. Если расхождения есть, обсудите план исправления и сроки. Не откладывайте: чем дольше тянется неясность, тем сложнее разобраться.
Если порядок не наводится, рассмотрите смену бухгалтера или переход на другую схему работы. При передаче дел снова используйте перечень документов и доступов. Так вы не потеряете контроль и в следующий раз.
Частые вопросы
Как быстро понять, что новый бухгалтер разобрался в делах?
По конкретным ответам на ваши вопросы и по тому, может ли он быстро показать нужный документ. Если через некоторое время ясности не прибавляется, стоит обсудить это прямо.
Нужно ли мне вникать в проводки?
Нет, но общий смысл налогов и платежей вы понимать должны. Бухгалтер обязан объяснить, из чего складываются суммы, простыми словами.
Что делать, если нашлись ошибки в прошлых периодах?
Попросите описать ошибку, её причину и план исправления. Уточните, как это повлияет на отчётность и платежи, и зафиксируйте договорённости.
Можно ли проверить учёт, не имея бухгалтерского образования?
Да. Сверка с налоговой, сравнение с банковскими оборотами и вопросы о должниках дают понятную картину. Если ответы расплывчаты, это уже сигнал.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.