Передача бухгалтерии — это не только логины и пароли от программ. Проверить качество учёта можно по папке дел: в ней должны быть документы, по которым видно, что происходит с вашими налогами, отчётностью и деньгами. Ниже — что запросить, как посмотреть самому и о чём спросить бухгалтера.
Что должно быть в папке дел
Папка дел — это комплект документов по вашей организации или ИП, который передаётся от одного бухгалтера другому или хранится у вас. В ней должны быть учредительные документы, свидетельства и уведомления о постановке на учёт, если они у вас есть на бумаге. Дальше — договоры с контрагентами, банковские выписки, кассовые документы, первичка по продажам и закупкам.
Отдельно — налоговая отчётность: декларации, расчёты, книги покупок и продаж, если они ведутся. К ним приложите подтверждение отправки: квитанции о приёме отчётности и протоколы, если отчётность сдавалась электронно. Без этих подтверждений нельзя понять, сдана декларация или только подготовлена.
Ещё одна часть — документы по сотрудникам: трудовые договоры, приказы, расчётные ведомости, документы по выплатам. Если сотрудников нет, это тоже должно быть видно: нет договоров и нет начислений. Хорошо, когда в папке есть опись: что за документ, за какой период, где оригинал.
Как проверить учёт самому, без специальных знаний
Начните с простого: попросите список всех отчётов, которые сдавались за последний год, и подтверждения отправки. Сверьте список с тем, что вы знаете о своей деятельности: были ли сотрудники, были ли продажи, был ли импорт. Если в отчётах нет того, что явно было в работе, это повод задать вопрос.
Посмотрите на банковские выписки и сравните их с тем, что отражено в учёте. Каждая операция по счёту должна иметь объяснение: оплата поставщику, возврат, зарплата, налог. Если по выписке прошли деньги, а в учёте им нечего сопоставить, ищите причину.
Проверьте, совпадают ли суммы в отчётности с тем, что вы реально платили и получали. Речь не о сверке каждой копейки, а о том, чтобы порядок цифр был понятен. Если бухгалтер не может быстро показать, откуда взялась сумма налога, это сигнал.
Загляните в первичку: есть ли договоры, счета, акты, накладные, чеки. Документы должны быть подписаны и относиться к вашей деятельности. Папка, в которой лежат только декларации без первички, не показывает, как считался налог.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие отчёты сдаются и в какие сроки, и попросите показать календарь отчётности. Попросите объяснить, как считается налог за последний период: какие доходы и расходы в него попали. Ответ должен быть понятен вам, а не только коллеге-бухгалтеру.
Уточните, как ведутся книги покупок и продаж и где хранятся подтверждающие документы. Спросите, что происходит при запросе из налоговой: кто готовит ответ, где берут документы, сколько времени это занимает. Полезно знать, есть ли у бухгалтера доступ к вашим банковским выпискам и как он его получает.
Спросите про сверку с налоговой: делалась ли она, есть ли расхождения, что с ними сделали. И отдельно — про задолженности и переплаты: какие суммы числятся за вами. Если бухгалтер отвечает общими словами и не показывает документы, это тревожно.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — нет подтверждений сдачи отчётности. Второй — суммы в декларациях не сходятся с выписками и первичкой. Третий — папка состоит из файлов без описи, и никто не может сказать, какой документ за какой период отвечает.
Ещё один сигнал — бухгалтер не может объяснить расчёт налога или отвечает «так посчитала программа». Плохо, если первичка хранится только у бухгалтера и вы не можете получить копии. И если на ваши вопросы о задолженности и сверках отвечают уклончиво.
Отдельно насторожитесь, если документы ведутся в спешке перед сдачей отчётности, а в остальное время папка не пополняется. Такой учёт легко даёт ошибки, которые всплывают при проверке или при смене бухгалтера.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, чего не хватает: составьте список документов и вопросов. Запросите недостающее письменно, чтобы у вас осталась история обращений. Если речь о сданной отчётности, попросите копии деклараций и подтверждения отправки.
Проведите сверку с налоговой и посмотрите, что числится за вами. Если находятся расхождения, обсудите с бухгалтером, как их закрывать и какие документы для этого нужны. Не откладывайте: чем дольше тянется неясность, тем сложнее восстановить картину.
Если бухгалтер не даёт документы или не объясняет расчёты, рассмотрите смену специалиста или компании. При передаче дел опирайтесь на опись: что передано, в каком виде, за какой период. Новому бухгалтеру нужны те же документы, что вы проверяли, — тогда учёт продолжится без разрывов.
Частые вопросы
Можно ли проверить бухгалтерию, если я не разбираюсь в налогах?
Да. Смотрите на подтверждения сдачи отчётности, сверяйте выписки с учётом и просите объяснить расчёт налога простыми словами. Если объяснения нет и документы не показывают, это уже результат проверки.
Какие документы запросить в первую очередь?
Отчётность с подтверждениями отправки, банковские выписки, первичку по сделкам и опись папки дел. К ним — документы по сотрудникам, если они есть.
Что делать, если часть документов потеряна?
Составьте список пропавшего и запросите копии у контрагентов, банка и в налоговой. Восстановленное сложите в папку с описью, чтобы было видно, что и за какой период восстановлено.
Как понять, что бухгалтера пора менять?
Если нет подтверждений сдачи, расчёты не объясняются, а документы не выдаются, работать дальше рискованно. В таком случае готовьте передачу дел по описи и проверяйте комплектность до того, как новый бухгалтер начнёт работу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.