Сверка с налоговой при смене бухгалтера нужна, чтобы увидеть расхождения между вашими данными и данными налоговой до того, как они превратятся в требования и блокировки. Запросите акт сверки и сравните его с тем, что есть у вас и у прежнего бухгалтера. Расхождения лучше разобрать сразу, пока вы понимаете, откуда они взялись.
Что такое сверка и зачем она при смене бухгалтера
Сверка показывает, как налоговая видит ваши расчёты с бюджетом: начисления, уплату, задолженность и переплату. При смене бухгалтера это точка отсчёта, с которой новый бухгалтер начинает работу. Без неё вы не поймёте, где заканчивается наследство прежнего учёта и начинаются новые ошибки.
Сверку можно получить в налоговой или через электронные сервисы. Вам нужен документ, где видно состояние расчётов на конкретную дату. Дальше вы сравниваете его с платежами и отчётностью, которые есть у вас.
Признаки качественного учёта, которые видит владелец
Качественный учёт виден не по красивым отчётам, а по предсказуемости. Вы понимаете, сколько налогов платите и почему. Вы получаете документы вовремя и не узнаёте о проблемах из требований налоговой.
Хороший признак — бухгалтер сам говорит о рисках. Например, предупреждает, что операция выглядит спорно, и предлагает, как её оформить. Плохой признак — когда о проблемах вы узнаёте первым.
Ещё один признак — порядок в документах. Договоры, акты, счета и платёжки хранятся так, что нужный документ находится быстро. Если бухгалтер не может показать документ по вашей просьбе, это сигнал.
Конкретные проверки, которые владелец может сделать сам
Начните со сверки. Сравните суммы начислений и уплаты по каждому налогу. Если цифры не сходятся, попросите объяснить каждое расхождение простыми словами.
Проверьте, совпадают ли данные в отчётности с тем, что вы реально платили. Посмотрите платежные поручения и выписки по счёту. Если бухгалтер говорит, что всё уплачено, а в выписке платежей нет, разбирайтесь.
Спросите, какие документы подтверждают расходы и вычеты. Попросите показать несколько примеров. Если на простой вопрос нет внятного ответа, это тревожно.
Проверьте, как ведётся учёт доходов. Сравните сумму, которую вы видите в банке, с тем, что попало в учёт. Расхождения допустимы, но каждое должно иметь объяснение.
Что спросить у бухгалтера при передаче дел
Попросите список того, что передаётся: отчётность, регистры, документы по зарплате, договоры, переписка с налоговой. Письменный список защищает обе стороны.
Спросите, есть ли незакрытые вопросы с налоговой: требования, проверки, споры. Уточните, какие сроки по ним действуют и что уже сделано.
Спросите, как бухгалтер проверял сверку и какие расхождения нашёл. Попросите показать, где в учёте отражены эти расхождения.
Уточните, кто отвечает за периоды до передачи дел. Договоритесь, что прежний бухгалтер отвечает на вопросы по своему периоду. Это поможет, если всплывут старые ошибки.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — бухгалтер избегает сверки или говорит, что она не нужна. Сверка нужна всегда, когда меняется ответственный за учёт.
Второй сигнал — нет документов или они в беспорядке. Если нельзя быстро найти договор или акт, учёт вряд ли ведётся системно.
Третий сигнал — расхождения без объяснений. «Так получилось» — не ответ. Вам нужна причина и план исправления.
Четвёртый сигнал — о требованиях налоговой вы узнаёте не от бухгалтера. Это значит, что переписку не отслеживают.
Пятый сигнал — бухгалтер не может объяснить, как считается налог. Если ответ сводится к «так в программе», проверьте расчёт сами или задайте вопрос ещё раз.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте расхождения письменно. Составьте список вопросов и попросите ответы в переписке. Так у вас останется история.
Затем получите акт сверки и сравните его с документами. Если расхождения серьёзные, привлеките другого бухгалтера для проверки. Это не недоверие, а способ понять масштаб.
Если ошибки касаются отчётности, обсудите, как их исправить. Уточните, кто это сделает и в какие сроки. Не оставляйте вопрос открытым.
При смене бухгалтера оформите передачу дел документом. Укажите, что передано и какие вопросы остались. Это защитит вас, если налоговая вернётся к старым периодам.
Частые вопросы
Нужна ли сверка, если бухгалтер работал без замечаний?
Да. Сверка показывает состояние расчётов на дату передачи дел. Даже при спокойной работе бывают расхождения из-за платежей и начислений.
Можно ли проверить учёт без специальных знаний?
Можно проверить базовые вещи: совпадение платежей с отчётностью, наличие документов, объяснения по расхождениям. Глубокую проверку лучше поручить другому бухгалтеру.
Что делать, если сверка показала расхождения?
Попросите бухгалтера объяснить каждое расхождение и показать подтверждающие документы. Зафиксируйте ответы письменно и решите, кто исправляет ошибки.
Кто отвечает за ошибки прежнего бухгалтера?
Ответственность за учёт несёт организация или предприниматель. Поэтому при передаче дел важно зафиксировать, какие вопросы остались открытыми и кто их закрывает.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.