Качественная передача дел при смене бухгалтера видна по порядку в документах и по тому, как новый бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Вы можете проверить это сами, без специальных знаний: посмотреть, есть ли опись, совпадают ли данные в разных отчётах, понятно ли объясняют расхождения. Ниже — признаки, проверки и тревожные сигналы.
Что должно быть в передаче дел
Передача дел — это не папка с бумагами, а набор документов, по которым можно продолжить работу. Попросите опись: что именно передают, в каком виде и где это хранится. Опись должна охватывать учётные документы, отчётность, сведения по обязательствам перед бюджетом и контрагентами.
Проверьте, что вам передали доступы: к электронной отчётности, к банку в части выгрузок, к учётной программе. Если доступы остаются только у прежнего бухгалтера, вы зависите от него. Хороший признак — когда доступы оформлены на вас или на компанию, а не на личный ящик исполнителя.
Спросите, есть ли сверка с бюджетом и с контрагентами. Сверка показывает, совпадает ли то, что учтено у вас, с тем, что видят налоговая и партнёры. Без неё расхождения всплывут позже, когда исправлять их будет дороже.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого: сравните цифры в разных местах. Выручка в отчётности должна быть сопоставима с тем, что реально проходило по банку и кассе. Если суммы расходятся, попросите объяснить причину простыми словами.
Посмотрите, как оформлены первичные документы. Счета, акты, накладные должны быть по сделкам, которые вы узнаёте. Если в папке есть документы по операциям, о которых вы не помните, это повод задать вопрос.
Проверьте, ведутся ли расчёты с контрагентами по каждому крупному партнёру. Попросите показать, что долг перед вами или ваш долг подтверждён документами. Так вы увидите, не потерялись ли сделки в учёте.
Оцените, насколько быстро и понятно бухгалтер отвечает на вопросы. Если на простой вопрос о цифре вы получаете ответ только со ссылками на программу и без объяснения, это слабый признак. Качественная работа проявляется в том, что вам могут объяснить логику цифры.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие участки учёта он проверил при приёмке дел и что вызвало вопросы. Ответ покажет, разбирался ли он в вашей ситуации или просто перенёс остатки. Попросите назвать расхождения, которые он нашёл, и что предлагает с ними делать.
Уточните, как он будет вести учёт в вашей схеме работы: какие документы вы должны ему передавать, в какие сроки и в каком виде. Договоритесь о формате обмена — например, папка или почта — и о том, кто отвечает за полноту переданных документов.
Спросите, как он проверяет обязательства перед бюджетом и как сообщает вам о сроках. Вам нужен понятный порядок: когда он предупреждает, когда ждёт от вас решения, когда действует сам. Если порядок не проговаривается, риски переносятся на вас.
Попросите объяснить, что изменится в вашей отчётности по сравнению с прошлым периодом. Резкие изменения без причины — повод разобраться. Спокойное объяснение причин — признак того, что учёт ведётся осознанно.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — нет описи или она формальная: список папок без содержания. Второй — доступы остаются у прежнего бухгалтера или оформлены на него. Третий — цифры в отчётности не сходятся с банком и кассой, а внятного объяснения нет.
Ещё один сигнал — документы по сделкам отсутствуют или восстановлены «по памяти». Если первичка не совпадает с тем, что вы знаете о сделках, это риск. Также настораживает, когда бухгалтер избегает сверки с бюджетом и контрагентами.
Обратите внимание на стиль общения. Если на ваши вопросы отвечают раздражённо или переводят тему на непонимание, вы не сможете контролировать учёт. Работа с бухгалтером строится на том, что вам объясняют происходящее.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вызывает сомнения: конкретные цифры, документы, доступы. Письменно попросите бухгалтера объяснить эти пункты и передать недостающие документы. Письменный запрос дисциплинирует и оставляет след.
Если расхождения серьёзные, проведите сверку с бюджетом и с ключевыми контрагентами. По итогам станет видно, где учёт расходится с реальностью. Дальше решайте, исправлять это с текущим бухгалтером или менять исполнителя.
При смене исполнителя требуйте опись и передачу доступов до начала работы нового бухгалтера. Новый бухгалтер должен принять дела по описи и назвать найденные расхождения. Так вы не останетесь с учётом, который никто не проверял.
Частые вопросы
Как понять, что дела передали полностью?
Проверьте опись: в ней должны быть учётные документы, отчётность, сведения по обязательствам и доступам. Если чего-то нет в описи, считайте, что это не передано.
Обязательно ли делать сверку с бюджетом при смене бухгалтера?
Сверка показывает, совпадает ли ваш учёт с данными налоговой. Без неё расхождения обнаружатся позже, когда исправлять их сложнее.
Что делать, если прежний бухгалтер не отдаёт доступы?
Запросите доступы письменно и оформите их на компанию или на вас. Пока доступы у постороннего, вы не контролируете свою отчётность.
Можно ли проверить качество учёта без бухгалтерского образования?
Да, по простым признакам: сходятся ли цифры с банком, есть ли документы по сделкам, понятно ли вам объяснение. Если объяснить не могут, это уже сигнал.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.