Смена бухгалтера — момент, когда стоит проверить, в каком состоянии вам передали учёт. Новый бухгалтер должен показать, что он принял, какие расхождения нашёл и что собирается исправлять. Ниже — вопросы, проверки и признаки, по которым вы сами увидите, что дела идут нормально.
Попросите акт приёма-передачи дел
Это первый документ, который стоит запросить. В нём перечисляют, что именно передали: базы, первичные документы, отчётность, доступы к системам. Если акта нет, спросите, как новый бухгалтер фиксирует, что получил.
По акту видно, насколько серьёзно человек отнёсся к передаче. Формулировка «всё принял» без перечня ничего не говорит. Хорошо, когда в документе есть список документов и отметки об их наличии или отсутствии.
Спросите про расхождения и план исправления
Прямой вопрос: что не сходится и что вы будете с этим делать. Ответ должен быть конкретным — где расхождение, из-за чего оно возникло, какие документы нужны, чтобы закрыть вопрос.
Насторожить должно, если бухгалтер говорит, что всё в порядке, но не может показать, на чём основан вывод. Так же плохо, если он перечисляет проблемы, но не предлагает порядок действий. Вам нужен не список страхов, а понятный план.
Проверьте, сходятся ли отчёты между собой
Вам не нужно знать проводки. Достаточно посмотреть, согласуются ли цифры в разных отчётах. Суммы в отчётности должны соответствовать тому, что отражено в учёте, а данные по налогам — тому, что вы фактически платили.
Попросите бухгалтера показать сверку с налоговой и с контрагентами. Расхождения бывают у всех, но о них нужно знать и объяснять их. Если бухгалтер избегает этой темы, это повод копать глубже.
Посмотрите, как устроена работа с документами
Спросите, как первичные документы попадают в учёт и где они хранятся. Понятный ответ: документы поступают регулярно, регистрируются, подшиваются или сканируются в систему. Непонятный: «как-то собираем».
Проверьте сами: возьмите несколько последних сделок и попросите показать, где их документы. Если бумаги находятся быстро и по ним видна вся цепочка, учёт ведётся. Если поиск превращается в проблему, так будет и дальше.
Задайте вопросы про сроки и порядок отчётности
Уточните, как бухгалтер следит за сроками сдачи отчётности и уплаты платежей. Хороший признак — когда у него есть свой порядок: календарь, напоминания, список того, что и когда нужно сделать.
Спросите, что происходит, если документы приходят поздно. Ответ покажет, умеет ли бухгалтер работать с реальными задержками или рассчитывает только на идеальный порядок. Вам нужен человек, который предупредит о риске, а не промолчит.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — уклончивые ответы на конкретные вопросы. Второй — отсутствие документов о передаче дел. Третий — нежелание показывать сверки и расчёты. Четвёртый — обещания «всё поправить потом» без сроков и плана.
Если вы видите такие признаки, не откладывайте разговор. Попросите письменно изложить состояние учёта и план действий. Если и это вызывает сопротивление, стоит задуматься о другом бухгалтере — пока проблемы не накопились.
Частые вопросы
Нужно ли мне самому разбираться в проводках?
Нет. Вам достаточно понимать, сходятся ли отчёты, есть ли документы по сделкам и как бухгалтер следит за сроками. Технические детали — его работа.
Что делать, если новый бухгалтер нашёл ошибки прошлого?
Попросите описать каждую ошибку, её причину и способ исправления. Дальше согласуйте порядок действий и следите, чтобы он выполнялся.
Как часто проверять работу бухгалтера?
Достаточно регулярно смотреть отчёты и сверки, а также спрашивать о возникающих расхождениях. Главное — не оставлять вопросы без ответа надолго.
Можно ли доверять бухгалтеру, который говорит, что всё в порядке?
Можно, если он показывает, на чём основан вывод: сверки, документы, расчёты. Слова без подтверждения — не основание для спокойствия.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.