Передача дел по зарплате — это проверка не бумаг ради бумаг, а ответ на один вопрос: совпадает ли то, что начислено и выплачено людям, с тем, что записано в учёте и отчётности. Собственнику достаточно сверить несколько документов и задать бухгалтеру прямые вопросы. Ниже — что именно посмотреть и какие расхождения должны насторожить.
С чего начать: опись и точка отсчёта
Передача дел начинается с описи. Попросите перечислить всё, что относится к зарплате: расчётные ведомости, трудовые договоры и допсоглашения, приказы о приёме, переводах и увольнениях, графики отпусков, листки нетрудоспособности, исполнительные документы, заявления сотрудников.
Сверьте опись с тем, что реально лежит в папках и в учётной системе. Если документ в описи есть, а найти его не могут, это первый сигнал: часть работы могла вестись вне учёта.
Отдельно зафиксируйте дату, на которую дела передаются. Всё, что произошло до неё, — зона ответственности прежнего бухгалтера, всё после — нового. Эта граница нужна, чтобы потом не спорить, чья ошибка.
Сверка сумм: три источника, которые должны сойтись
Возьмите любой месяц и сравните три вещи: расчётную ведомость, банковские выписки по зарплатному проекту и кассовые документы, если выплаты шли наличными. Суммы к выплате в ведомости и суммы, реально ушедшие людям, должны совпадать.
Затем проверьте, что начисления совпадают с данными, которые попали в отчётность. Если в ведомости одна картина, а в отчётах другая, значит, учёт и отчётность живут отдельно друг от друга.
Попросите показать, как в учёте отражены удержания: налог с доходов, суммы по исполнительным листам, прочие удержания по заявлениям сотрудников. Каждое удержание должно иметь основание и след в виде перечисления.
Документы по людям: полнота и актуальность
Проверьте по каждому сотруднику цепочку: трудовой договор, приказ о приёме, дополнительные соглашения об изменении оклада или условий, приказ об увольнении. Разрыв в цепочке означает, что изменение условий работы ничем не подтверждено.
Посмотрите, есть ли подписи сотрудников там, где они нужны: в договорах, соглашениях, заявлениях на отпуск и удержания, в листках ознакомления с локальными документами. Отсутствие подписи — это риск спора, который компания может проиграть.
Сверьте график отпусков с фактическими отпусками. Если люди годами не ходят в отпуск, а в учёте это никак не отражено, вопрос накопится и всплывёт при первой же проверке или увольнении.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы, на которые можно ответить конкретно, а не общими словами. Хороший признак — бухгалтер отвечает быстро и показывает документ или отчёт, где это видно.
Спросите: как вы проверяете, что все выплаты попали в учёт? Где хранятся основания для каждого удержания? Что вы делаете, если сотрудник не согласен с расчётом? Кто и как сверяет начисления с выплатами и как часто?
Ещё один вопрос: какие расхождения за последний год вы нашли сами и как их закрыли? Если ответа нет и всё «в порядке», попросите показать сверку. Отсутствие найденных ошибок за год — повод проверить выборочно самому.
Тревожные сигналы
Насторожить должны: зарплата выдаётся без расчётных документов или ведомости ведутся в разрозненных файлах; суммы в учёте не совпадают с банковскими выписками; у сотрудников нет договоров или соглашений об изменении оклада; удержания есть, а оснований к ним нет.
Ещё сигналы: бухгалтер не может объяснить, откуда взялась конкретная сумма; документы за прошлые периоды не передаются; отчётность сдавалась, но черновики и расчёты не сохранились. Любой из этих пунктов означает, что проверять нужно глубже, а не закрывать глаза.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: что сверяли, какие суммы, где не сошлось. Это основа для разговора с прежним бухгалтером и для плана исправлений.
Затем решите, что исправлять в первую очередь: выплаты людям, удержания, отчётность. Ошибки в пользу сотрудника и ошибки в удержаниях разбираются по-разному, и порядок лучше определить до начала правок.
Если расхождений много, разумно проверить период целиком, а не отдельные месяцы. Передача дел — удобный момент навести порядок: дальше исправлять будет дороже и сложнее.
Частые вопросы
Можно ли проверить зарплатный учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверка ведомости, банковских выписок и отчётности не требует специальных знаний. Достаточно внимательности и привычки требовать документ под каждую сумму.
Что делать, если часть документов по сотрудникам не передали?
Запросите их письменно и зафиксируйте, чего не хватает. Пока документы не восстановлены, считать зарплатный учёт переданным нельзя.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
О сверке начислений с выплатами и об основаниях для удержаний. Ответы покажут, ведётся ли учёт по документам или по памяти.
Как часто собственнику смотреть зарплатные документы?
Регулярно, а не только при смене бухгалтера. Выборочная сверка за месяц помогает замечать расхождения раньше, чем они станут проблемой.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.