Приёмка бухгалтерии — это проверка не отчётов, а документов и порядка их хранения. Качественный учёт выдерживает простые проверки: любую операцию можно проследить от первичного документа до записи в учёте. Если при передаче дел вы не можете этого сделать, стоит разбираться до подписания акта.
Начните с описи, а не с папок
Просите передать дела по описи: что именно вам отдают, в каком виде и на каком носителе. В описи должны быть перечислены документы, регистры учёта, доступы к системам и электронным сервисам. Если вместо описи вам показывают несколько папок и говорят «там всё есть», это первый сигнал.
Проверьте, что вам передают доступы, а не только файлы. Учёт в программе без прав администратора и без выгрузки базы — это учёт, который вы не контролируете. Отдельно уточните, где хранятся первичные документы и кто отвечает за их сохранность после передачи.
Красные флаги в документах
Смотрите на первичные документы, а не на сводные таблицы. Тревожно, если по сделкам нет договоров, актов или накладных, а есть только записи в программе. Любая операция должна опираться на документ, который можно показать проверяющим или контрагенту.
Обратите внимание на однотипность. Если документы разных контрагентов выглядят одинаково, заполнены одним почерком или в одной манере, стоит запросить пояснения. Также настораживает, когда документы появляются задним числом пачками перед сдачей отчётности.
Проверьте, совпадают ли данные в документах с тем, что вы знаете о бизнесе. Суммы по крупным сделкам, названия контрагентов, даты поставок — всё это вы помните лучше любого бухгалтера. Расхождения между вашей картиной бизнеса и учётом нужно разбирать сразу.
Что владелец может проверить сам
Сверьте остатки. Попросите показать, сколько денег числится на счетах и в кассе, сколько товара на складе, кто и сколько вам должен. Затем сравните с выписками банка и с тем, что вы видите физически. Расхождения допустимы, но у каждого должно быть объяснение.
Посмотрите на задолженности. Спросите, какие долги перед бюджетом и контрагентами числятся за компанией и из чего они сложились. Если бухгалтер не может назвать причину долга, значит, учёт не сверяется.
Проверьте, как оформлены платежи. Каждое списание со счёта должно иметь назначение, понятное вам без пояснений. Платежи с размытыми формулировками или переводы, смысл которых вам не объяснили, — повод задать вопросы.
Загляните в отчётность, которую уже сдали. Вы не обязаны знать все строки, но должны понимать, о чём отчёт в целом и совпадают ли его цифры с вашими представлениями о выручке и расходах.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как в учёте отражаются типичные для вас операции: продажа, закупка, выплата зарплаты, возврат. Ответ должен быть коротким и понятным, без ссылок на «так программа считает». Если объяснить не получается, скорее всего, порядок не описан.
Попросите назвать, какие документы вы обязаны оформлять сами, а какие готовит бухгалтер. Владелец часто не знает границы своей ответственности, и на приёмке это всплывает. Хорошо, если есть памятка или короткий регламент.
Уточните, как ведутся спорные и нестандартные операции: как их фиксируют, кто принимает решение, где хранят подтверждения. Проверьте, что у вас есть доступ к переписке и обоснованиям, а не только к итоговым цифрам.
Спросите, что происходит при смене бухгалтера или программы. Если ответ сводится к «мы всё передадим», попросите показать, в каком виде это будет сделано. Учёт, который нельзя передать, — это риск для вас.
Тревожные сигналы и что делать
Главный сигнал — вам не дают документы или доступы, ссылаясь на занятость или конфиденциальность. Второй — отчётность сдана, а пояснить цифры никто не может. Третий — документы существуют только в переписке или на словах.
При таких сигналах не подписывайте акт приёмки без замечаний. Зафиксируйте письменно, что именно вам не передали, и запросите это повторно. Параллельно проведите собственную сверку с банком и контрагентами, чтобы понять масштаб расхождений.
Если расхождения серьёзные, привлекайте стороннего бухгалтера или аудитора для проверки. Это дешевле, чем разбираться с последствиями через год. До прояснения ситуации не передавайте новому бухгалтеру доступы к деньгам без контроля.
Частые вопросы
Можно ли проверить бухгалтерию без специальных знаний?
Да, на уровне сверки остатков, долгов и платежей. Этого достаточно, чтобы увидеть явные расхождения и задать вопросы.
Что делать, если бухгалтер отказывается передавать базу?
Зафиксируйте отказ письменно и запросите выгрузку официально. Без доступа к учёту вы не сможете ни проверить дела, ни продолжить работу с другим бухгалтером.
Нужно ли подписывать акт приёмки, если есть замечания?
Подписывайте только с перечнем замечаний и того, что вам не передали. Акт без замечаний означает, что вы приняли дела и претензий не имеете.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Не только при смене бухгалтера. Периодическая сверка остатков и долгов помогает замечать проблемы раньше, чем они станут дорогими.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.