Кассовую дисциплину можно проверить без знания проводок. Достаточно сверить наличные в кассе с записями в кассовых документах и банковскими выписками. Если суммы сходятся, а по каждой операции есть подтверждающий документ, учёт наличных в порядке.
Что вообще проверяют в кассе
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными: как вы принимаете выручку, как выдаёте деньги под отчёт, как сдаёте наличные в банк и как всё это фиксируете. Проверка сводится к одному вопросу: можно ли по документам проследить путь каждой суммы от получения до списания.
Вам не нужно разбираться в плане счетов. Нужно убедиться в трёх вещах. Первое: фактический остаток наличных совпадает с учётным. Второе: у каждого поступления и каждой выдачи есть основание. Третье: записи в кассовых документах не расходятся с тем, что вы видите в банке и в отчётах.
Если хотя бы одно условие не выполняется, стоит разбираться. Ошибки в кассе редко остаются одиночными: обычно за ними тянутся проблемы в учёте выручки и расчётов с подотчётными лицами.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с простого: пересчитайте наличные в кассе и сравните с остатком, который показывает учёт. Расхождение — первый сигнал. Даже небольшое, оно означает, что где-то потерялась операция или документ.
Дальше посмотрите кассовые документы за последний месяц. По каждому приходу должен быть документ-основание: чек, приходный ордер, выписка по эквайрингу. По каждой выдаче — заявление сотрудника, ведомость или другой документ, объясняющий, кому и зачем выданы деньги.
Сверьте сдачу наличных в банк. Суммы, которые вы сдавали, должны совпадать с тем, что отражено в учёте. Если наличные уходят в банк, а в записях этого нет, касса «не сходится».
Проверьте подотчётные суммы. Выдавали сотруднику деньги на покупки — должен быть отчёт с подтверждающими документами. Деньги выданы, а отчёта нет: сумма висит в учёте и искажает картину.
Посмотрите, нет ли в кассе отрицательного остатка. Такого быть не может: наличных не может быть меньше нуля. Если учёт показывает минус, значит, операции отражены неверно или задним числом.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и показывает документы.
Спросите, как оформляется приём выручки и где хранятся основания по каждой операции. Попросите показать кассовые документы за прошлый месяц. Уточните, как учитываются деньги, снятые на личные нужды владельца, и как оформляются выдачи под отчёт.
Отдельно спросите про сверку с банком: как часто она делается и что происходит при расхождениях. И попросите объяснить, по каким операциям за последнее время были вопросы или исправления. Если бухгалтер не может назвать ни одного случая, это повод насторожиться: идеального учёта не бывает, вопросы возникают у всех.
Тревожные сигналы
Есть признаки, при которых стоит не откладывать разбор. Наличные в кассе не совпадают с учётом, и объяснения этому нет. Кассовые документы оформляются задним числом или пачкой за несколько дней. Оснований по операциям нет, а на вопрос «где документ» следует ответ «всё в порядке».
Плохо, если вы не можете получить кассовые документы быстро, по первому запросу. Ещё хуже, если учёт ведётся только для отчётности, а реальные наличные движения в нём не отражены. И совсем тревожно, когда бухгалтер избегает сверки и просит «не лезть в кассу».
Отдельный сигнал — отсутствие регулярной сверки. Если остаток в кассе не проверялся месяцами, ошибки накапливаются и найти их потом сложнее.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождение документально: пересчитайте кассу, распечатайте учётные остатки, сохраните выписки. Это поможет понять масштаб.
Затем обсудите с бухгалтером конкретные операции, а не общие слова. Попросите восстановить основания и объяснить каждое расхождение. Если ошибки единичные, достаточно исправить документы и наладить регулярную сверку.
Если картина повторяется или бухгалтер не может объяснить записи, стоит провести независимую проверку учёта наличных. Дальше решайте по результату: менять порядок работы, менять бухгалтера или наводить порядок в документах внутри компании. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше операций придётся восстанавливать.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять кассу?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно периодически сверять фактический остаток с учётным и просматривать кассовые документы за период.
Можно ли проверить кассу, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Сверка наличных с учётом и наличие основания по каждой операции не требуют специальных знаний.
Что делать, если наличные в кассе не совпадают с учётом?
Зафиксируйте расхождение, сохраните документы и разберите конкретные операции с бухгалтером. Если объяснить не удаётся, проведите независимую проверку.
О чём обязательно спросить бухгалтера?
Как оформляются приход и выдача наличных, где хранятся основания и как часто делается сверка с банком.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.