Остаток в кассе совпадает с учётом тогда, когда каждая операция с наличными подтверждена документом и отражена в учёте в тот же день. Проверить это владелец может сам, без специальных знаний: сравнить фактическую наличность с учётным остатком, посмотреть первичные документы и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов. Ниже — как это сделать и на что смотреть.
Начните с простой сверки
Возьмите учётный остаток по кассе на любую дату и пересчитайте деньги в кассе и в местах хранения наличных. Если суммы совпадают — это хороший знак, но только первый. Если расходятся, не спешите искать виноватого: сначала выясните, не забыли ли отразить операцию.
Попросите показать кассовую книгу за проверяемый период и последний отчёт кассира. Сверьте несколько дней подряд, а не один. Единичное совпадение может быть случайным, а стабильное совпадение по нескольким датам говорит о том, что учёт ведётся регулярно.
Отдельно проверьте, что наличные, которые вы лично берёте из кассы или вносите, оформлены документами. Именно такие операции чаще всего «зависают» вне учёта.
Какие документы должны быть на каждую операцию
У каждой операции с наличными есть подтверждающий документ: приходный или расходный кассовый ордер, запись в кассовой книге. Попросите показать несколько документов за разные дни и сравните их с записями в учёте.
Обратите внимание на подписи и даты. Документ без подписи, с исправлениями или с датой, которая не совпадает с датой операции, — повод задать вопрос. Хороший признак: документы хранятся по порядку и их можно найти за пару минут.
Спросите, как оформляются выплаты сотрудникам и сдача наличных в банк. Если бухгалтер отвечает коротко и показывает конкретные документы — это нормально. Если ответы общие, а документы «найдутся позже», проверьте ещё несколько операций.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы, на которые можно ответить фактом, а не рассуждением. Как часто вы сверяете кассу с учётом? Кто отвечает за пересчёт наличных и как это фиксируется? Что происходит, если обнаружилась недостача или излишек?
Попросите показать, как выглядит сверка за прошлый период. Если бухгалтер может открыть документы и объяснить расхождения, это хороший признак. Если сверка делается только по вашей просьбе, стоит обсудить регулярность.
Уточните, как учитываются операции, которые вы проводите сами: снятие наличных на личные нужды, возврат подотчётных сумм, поступления от покупателей. Владельцу полезно понимать, какие документы он должен передавать бухгалтеру и в какие сроки.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — учётный остаток в кассе постоянно отрицательный или близок к нулю при наличии наличных. Это значит, что операции отражаются с задержкой или не отражаются вовсе.
Второй сигнал — расхождения, которые объясняют словами «потом поправим». Если ошибку не исправляют сразу, она накапливается и её сложнее найти.
Третий сигнал — отсутствие регулярной сверки. Если касса сверяется только перед проверкой или по вашему напоминанию, ошибки копятся незаметно.
Четвёртый сигнал — документы оформляются задним числом или пачкой за несколько дней. Это затрудняет поиск ошибки и повышает риск путаницы.
Пятый сигнал — вы не можете быстро получить ответ, сколько денег в кассе по учёту. Такой ответ должен занимать минуты, а не дни.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте факт: пересчитайте наличные, запишите учётный остаток и дату проверки. Не исправляйте документы самостоятельно — это усложнит поиск причины.
Попросите бухгалтера найти операцию, из-за которой возникло расхождение, и показать её документы. Обычно причина в пропущенной операции, неверной дате или ошибке в сумме.
Договоритесь, как будет устроена сверка дальше: кто её делает, с какой регулярностью и где хранятся подтверждения. Полезно, чтобы сверка была не разовой акцией, а привычной процедурой.
Если расхождения повторяются, обсудите, какие документы вы передаёте бухгалтеру и хватает ли их. Иногда причина не в учёте, а в том, что часть операций с наличными не доходит до бухгалтера вовремя.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять кассу с учётом?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц и обязательно перед сдачей отчётности. Если наличных операций много, проверяйте чаще.
Что делать, если нашлась недостача?
Зафиксируйте результат пересчёта и дату, не меняйте документы. Попросите бухгалтера найти операцию, которая не отражена или отражена неверно.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните фактическую наличность с учётным остатком и попросите показать документы на несколько операций. Этого достаточно, чтобы заметить проблему.
О чём говорит отрицательный остаток в кассе?
О том, что операции отражены с задержкой или не отражены вовсе. Это повод разобраться с документами за период, а не откладывать проверку.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.