Выданный заём легко потерять в учёте: деньги ушли, а в отчётности их нет или они висят не там. Проверить это можно самому, без знания проводок. Нужны договоры, выписки по счёту и несколько вопросов бухгалтеру.
Начните с реестра займов
Попросите бухгалтера показать список всех выданных займов на текущую дату. В нём должны быть контрагент, сумма, дата выдачи, срок возврата и статус: действует, погашен, просрочен. Если такого списка нет, это первый сигнал: займы живут только в переписке и памяти.
Сверьте список со своей памятью и с договорами. Вспомните все случаи, когда компания давала деньги взаймы: сотруднику, партнёру, другой фирме. Каждый такой случай должен быть в реестре. Расхождение — повод разбираться.
Сверьте реестр с банковской выпиской
Возьмите выписку по расчётному счёту за период и найдите все переводы с назначением «заём» или похожим. Каждый платёж должен быть в реестре. Обратная проверка тоже нужна: по каждому займу из реестра найдите платёж в выписке.
Отдельно посмотрите возвраты. Если контрагент вернул деньги, в реестре статус должен измениться. Заём, который давно погашен, но числится действующим, искажает учёт и отчётность.
Проверьте и кассу, если займы выдавались наличными. Выдача из кассы оформляется расходным документом, и он должен быть в учёте.
Посмотрите, где займы в отчётности
Выданные займы — это активы компании, они отражаются в балансе. Попросите бухгалтера показать строку, где они числятся, и сумму. Сравните её с итогом реестра: суммы должны совпадать или расходиться объяснимо.
Спросите, как разделены займы на короткие и длинные. Если заём выдан на длительный срок, он не должен стоять в разделе краткосрочных активов. Это влияет на картину платёжеспособности, которую видят банки и контрагенты.
Уточните, начисляются ли проценты по займам, где это предусмотрено договором. Проценты — отдельный доход компании, и он тоже должен быть в учёте.
Проверьте документы по каждому займу
По каждому займу должен быть договор. Проверьте, что в нём есть сумма, срок возврата и условие о процентах или их отсутствии. Договор хранится не только у контрагента, но и у вас.
К договору приложите подтверждение перевода: платёжное поручение или выписку. Если заём выдавался наличными, нужен расходный кассовый документ. Без подтверждения платежа заём в учёте держится на честном слове.
Отдельно проверьте возвраты: по ним тоже нужны документы. Так вы увидите полную картину по каждому займу, а не только выдачу.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите короткие ответы. Так вы быстро поймёте, контролируется тема или нет.
- Покажите реестр выданных займов на сегодня.
- Где в балансе эти суммы и сходится ли итог с реестром?
- По каким займам начисляются проценты и отражены ли они?
- Есть ли займы с истёкшим сроком возврата и что по ним делается?
- Какие документы есть по каждому займу?
Если на часть вопросов нет внятного ответа, это повод для отдельной встречи, а не для откладывания.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — реестра нет или его собирают специально к вашему вопросу. Второй — суммы в балансе не сходятся с реестром, и объяснение звучит как «так исторически сложилось». Третий — по займам нет договоров или подтверждений перевода.
Опасны и просроченные займы, по которым ничего не происходит. Если деньги не возвращают, а учёт этого не отражает, вы не видите реального состояния активов. Отдельный сигнал — проценты по займам, о которых вы узнаёте впервые.
Ещё один признак слабого учёта — выдача займов без вашего ведома. Деньги компании должны уходить только по вашему решению, и это решение должно быть оформлено.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождения письменно: реестр, выписка, сумма в балансе. Так у вас будет предмет разговора, а не общие впечатления. Попросите бухгалтера восстановить недостающие документы и привести реестр в порядок.
По просроченным займам решите, что делать: требовать возврат, продлевать срок или списывать. Решение оформляется документом, а не устно. После этого учёт должен отразить ваше решение.
Если расхождения серьёзные и повторяются, стоит проверить весь участок расчётов, а не только займы. Возможно, потребуется восстановить учёт за период или передать его другому исполнителю. Решение принимайте по фактам, а не по обещаниям.
Частые вопросы
Как часто проверять выданные займы?
Достаточно смотреть реестр и сверять его с выпиской по итогам каждого квартала. Если займы выдаются часто, проверяйте чаще. Перед сдачей годовой отчётности сверка обязательна.
Что делать, если заём выдан, а договора нет?
Восстановите договор с контрагентом или оформите подтверждающие документы. Без них сумма в учёте ничем не подкреплена. Это стоит сделать до следующей отчётности.
Может ли бухгалтер не знать о выданном займе?
Может, если деньги ушли без его участия и документы не передали. Поэтому все решения о займах должны проходить через учёт. Иначе в отчётности появится искажение.
Опасно ли, если заём числится, а деньги не возвращают?
Да, вы не видите реального состояния активов. Решите судьбу такого займа документально. После этого учёт должен отразить ваше решение.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.