Полученный заём — это не только деньги на счёте, но и обязательство, которое живёт в учёте до момента возврата. Убедиться, что долг и проценты отражены верно, можно и без знания проводок: сверьте договор, выписку по счёту и отчётность. Ниже — проверки, которые владелец компании может сделать сам.
Начните с договора и графика платежей
Возьмите договор займа и выпишите из него ключевое: сумму, дату получения, ставку или порядок её расчёта, срок возврата, порядок начисления процентов. Рядом положите график платежей, если он есть. Теперь сравните эти данные с тем, что видите в учёте и в банковской выписке.
Если по договору проценты начисляются ежемесячно, а в учёте они появляются раз в квартал или только при возврате — это повод задать вопрос. Расхождение между договором и учётом почти всегда означает ошибку, а не особенность.
Отдельно проверьте, совпадает ли дата зачисления денег на счёт с датой, от которой в учёте начали считать проценты. Деньги могут прийти позже даты подписания договора, и это влияет на расчёт.
Сверьте остаток долга с выпиской и актом
Попросите бухгалтера показать остаток по полученным займам на отчётную дату. Сравните его с вашей собственной арифметикой: сколько получили, сколько вернули, что осталось. Суммы должны сойтись до рубля.
Полезно раз в квартал подписывать с займодавцем акт сверки. В нём видно, сколько вы должны и сколько процентов начислено. Если займодавец — ваш контрагент или знакомый, такой акт защищает обе стороны от спорных ситуаций.
Проверьте, что в учёте заём разделён на тело долга и проценты. Это разные обязательства, и смешивать их нельзя. Если бухгалтер показывает одну общую сумму, попросите расшифровку.
Посмотрите, как проценты попадают в расходы
Проценты по займу уменьшают налог на прибыль, но только при определённых условиях. Спросите бухгалтера, включены ли начисленные проценты в расходы и на каком основании. Ответ должен быть конкретным, со ссылкой на договор и расчёт.
Проверьте, нет ли ситуации, когда проценты начислены, но в расходы не попали. Тогда вы переплачиваете налог. Бывает и обратное: проценты списаны в расходы, хотя договор не предусматривает их начисление или заём беспроцентный. Это риск доначислений.
Если заём получен от иностранной компании или от учредителя, правила учёта процентов сложнее. Уточните у бухгалтера, учтена ли эта особенность. Владельцу не нужно знать тонкости, но нужно понимать, что вопрос проработан.
Проверьте, нет ли путаницы между займом и другими поступлениями
Деньги от учредителя, возврат предоплаты, кредит банка и заём — это разные вещи с разным учётом. Ошибка здесь встречается часто. Спросите, как квалифицировано каждое поступление и почему.
Посмотрите, не висит ли заём в учёте после того, как вы его полностью вернули. Закрытый долг должен исчезнуть из обязательств. Если остаток остался, значит, платёж провели не туда или не провели вовсе.
Обратная ситуация: вы вернули часть долга, а остаток в учёте не уменьшился. Это искажает отчётность и может привести к лишним вопросам от банка или контрагентов, которые читают вашу отчётность.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Хороший признак — бухгалтер отвечает по существу и может показать расчёт.
- Какие займы числятся у нас на отчётную дату и на какую сумму?
- Как начисляются проценты по каждому договору и где это видно в учёте?
- Включены ли проценты в расходы и на каком основании?
- Есть ли займы, по которым истёк срок возврата, и что с ними делают?
- Сверяли ли остаток с займодавцем и когда это было в последний раз?
Если на часть вопросов нет внятного ответа, попросите показать документы и регистры. Отказ показать расчёт — тревожный сигнал.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Насторожить должны несколько вещей. Остаток долга не сходится с вашей арифметикой. Проценты начисляются не так, как написано в договоре. В расходах стоят проценты по беспроцентному займу. Заём, который вы закрыли, всё ещё числится в обязательствах.
Ещё один признак — бухгалтер не может объяснить, откуда взялась сумма в отчётности. Или отвечает общими словами без расчёта. Это значит, что учёт ведётся формально.
Что делать: соберите договоры, выписки и акты сверки, зафиксируйте расхождения письменно и передайте бухгалтеру. Попросите исправить ошибки и показать исправления. Если ситуация повторяется, стоит проверить учёт целиком, а не только займы.
Частые вопросы
Как часто проверять учёт займов?
Достаточно смотреть остаток и начисленные проценты раз в квартал перед сдачей отчётности. Если займов несколько или они крупные, проверяйте ежемесячно.
Что делать, если проценты в учёте не совпадают с моим расчётом?
Не исправляйте сами. Передайте бухгалтеру договор и свой расчёт, попросите объяснить разницу и внести исправления при необходимости.
Опасно ли, если заём числится в учёте после возврата?
Да. Это искажает обязательства в отчётности. Попросите бухгалтера найти платёж и закрыть долг, а затем проверить остаток.
Может ли владелец сам проверить учёт займов без знаний бухучёта?
Да, по договору, выписке и акту сверки. Если суммы сходятся и проценты считаются по условиям договора, учёт в этой части в порядке.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.