Подотчётные суммы — это деньги, которые вы выдаёте сотруднику на рабочие расходы, а он потом отчитывается за них. Проверить учёт можно без знания проводок: сравните выдачи, чеки и возвраты по своим документам. Если суммы сходятся и у каждой выдачи есть закрывающий документ, учёт в этой части в порядке.
Начните с простой сверки
Возьмите список всех выдач подотчёт за период: из кассы, с расчётного счёта, с корпоративной карты. Рядом положите авансовые отчёты и чеки, которые принёс сотрудник. Сумма выданного должна совпадать с суммой, за которую сотрудник отчитался, плюс то, что он вернул в кассу или на счёт.
Если по кому-то из сотрудников висит остаток, спросите, чем он подтверждён. Деньги могут быть потрачены, но документы не сданы. Может быть и так, что возврат прошёл, а в учёте не отражён. И то и другое — повод разобраться, а не ждать.
Отдельно проверьте, что выдачи не «висят» годами. Старый непогашенный подотчёт искажает картину: вы считаете, что деньги ушли на расходы, а по документам они числятся за сотрудником.
Какие документы должны быть на каждую выдачу
На каждую сумму нужен документ о выдаче: расходный кассовый ордер, платёжное поручение или выписка по корпоративной карте. На каждый расход — подтверждение: чек, квитанция, счёт, акт. На возврат остатка — приходный ордер или платёжка.
Проверьте, что чеки читаемые и относятся к вашей деятельности. Чек на личные покупки сотрудника в подотчёт принимать нельзя. Если такие попадаются, обсудите с бухгалтером, как они оказались в отчёте.
Посмотрите, есть ли на авансовых отчётах подписи: сотрудника, который отчитался, и того, кто отчёт утвердил. Отчёт без утверждения — это незакрытая выдача, даже если чеки приложены.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и попросите ответить документами, а не словами.
- Кто из сотрудников сейчас числится с непогашенным подотчётом и на какую сумму?
- По каким выдачам нет подтверждающих документов и что с ними планируется делать?
- Как учитываются расходы по корпоративным картам: совпадает ли банковская выписка с тем, что отражено в учёте?
- Есть ли выдачи, которые оформлены задним числом, и почему?
- Как вы отслеживаете, что сотрудник вернул остаток, а не потратил его на себя?
Хороший признак — если бухгалтер отвечает сразу и показывает реестр или оборотку по счёту расчётов с подотчётными лицами. Плохой — если ответ сводится к «там всё нормально» без документов.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — выдачи без заявления сотрудника или без утверждённого отчёта. Второй — чеки, которые не бьются с суммами в отчёте. Третий — один и тот же чек в разных отчётах или копии чеков вместо оригиналов.
Насторожить должно и другое: подотчёт выдаётся одним и тем же людям постоянно, а расходы по ним не меняются. Или суммы выдач заметно крупнее обычных рабочих трат. Это может быть как небрежность, так и способ вывести деньги из компании.
Ещё один признак — вы не можете быстро получить список открытых подотчётов. Если для ответа на простой вопрос бухгалтеру нужно несколько дней, значит, учёт в этой части не ведётся системно.
Что делать, если нашли расхождения
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: номер выдачи, сумму, сотрудника, чего не хватает. Так разговор с бухгалтером будет предметным, а не общим.
Затем попросите привести документы в порядок: собрать недостающие чеки, оформить возвраты, закрыть старые выдачи. Если чеки утеряны, обсудите, как подтвердить расход другими документами, которые есть у вас и у сотрудника.
Если расхождения повторяются, проверьте, как в компании устроена выдача подотчёта в принципе. Проще, когда есть правило: заявление на выдачу, срок отчёта, обязательное утверждение руководителем. Такое правило снижает риск ошибок и споров.
Частые вопросы
Можно ли проверить подотчёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно сверить три вещи: сколько выдали, на какую сумму есть подтверждающие документы и сколько вернули. Расхождение по любой из них — повод задать вопрос бухгалтеру.
Что делать, если сотрудник не отчитался за выданные деньги?
Попросите его сдать документы или вернуть остаток. Пока выдача не закрыта, она числится за сотрудником, и это искажает учёт. Дальше действуйте по правилам, которые приняты у вас в компании.
Как часто стоит смотреть подотчёт?
Достаточно проверять открытые выдачи регулярно, например раз в месяц или квартал. Главное — не оставлять без ответа ситуации, когда остаток висит долго.
О чём говорит крупный непогашенный подотчёт?
О том, что деньги выданы, но не подтверждены расходами или возвратом. Причины бывают разные: от забытых чеков до небрежного учёта. Разобраться стоит в любом случае.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.