Полнота и своевременность отражения банковских операций проверяются просто: сверьте выписку по счёту с тем, что попало в учёт. Если каждая операция из выписки нашла своё место в учёте и сделано это в том же периоде, когда прошла по банку, — оснований для беспокойства нет. Дальше стоит убедиться, что операции не просто «где-то есть», а разнесены правильно: по нужным контрагентам, договорам и назначениям платежа.
Почему это ваша зона контроля, а не только бухгалтера
Банковская выписка — самый объективный источник данных о вашем бизнесе. Она не зависит от того, как бухгалтер помнит события, и не искажается при переносе. Поэтому именно сверка с выпиской даёт владельцу независимую точку опоры для проверки учёта.
Ошибки и пропуски в банковских операциях редко видны в отчётах сразу. Они всплывают позже: при сверке с контрагентом, при возврате платежа, при подготовке отчётности. Чем раньше вы заметите расхождение, тем дешевле его исправить.
Проверка не требует знания проводок. Вам достаточно уметь читать выписку и задавать точные вопросы.
Признаки, что с банком в учёте всё в порядке
- Каждая операция из выписки имеет своё отражение в учёте, и вы можете найти любую из них по дате, сумме или контрагенту.
- Даты в учёте совпадают с датами выписки. Платёж, прошедший в конце месяца, не «переехал» в следующий.
- Поступления и списания разнесены по конкретным контрагентам и договорам, а не свалены на общие статьи.
- Остаток по банковскому счёту в учёте совпадает с остатком в выписке на любую выбранную дату.
- Комиссии банка, проценты по остатку и прочие мелкие списания тоже отражены, а не пропущены как «несущественные».
- Переводы между своими счетами не задваивают доходы и расходы.
Если все пункты выполняются, учёт банка можно считать надёжным.
Проверки, которые вы можете сделать сами
Начните с простого: возьмите выписку за произвольный месяц и выберите из неё несколько операций — крупную, мелкую и одну необычную. Попросите показать, где каждая из них в учёте. Если бухгалтер находит их быстро и показывает привязку к контрагенту и назначению платежа, это хороший знак.
Затем сверьте остаток. Сравните итоговый остаток в выписке на конец месяца с остатком по счёту в учёте. Расхождение — повод разбираться, даже если оно небольшое.
Проверьте «хвосты» периода. Посмотрите операции последних дней месяца: попали ли они в тот же месяц. Именно на стыке периодов чаще всего теряются платежи.
Обратите внимание на неопознанные поступления. Если в учёте есть суммы, зависшие без контрагента или назначения, значит, часть работы не доведена до конца.
Попросите показать сверку с банком. Регулярная сверка остатков — привычка аккуратного учёта. Её отсутствие само по себе сигнал.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про механику, а не про общие слова. Так вы быстро поймёте, как устроен процесс.
- Как часто выгружается банковская выписка и кто её обрабатывает?
- Как вы отмечаете операции, которые уже отражены, чтобы не задвоить их?
- Что происходит с платежом, по которому неясно назначение?
- Как вы сверяете остаток по счёту с банком и как часто?
- Где я могу сам посмотреть список операций без контрагента?
- Что вы делаете с комиссиями и прочими мелкими списаниями?
Ответы «делаем как обычно» или «всё под контролем» без конкретики должны насторожить. Хороший ответ содержит последовательность действий.
Тревожные сигналы
- Остаток в учёте не сходится с выпиской, и никто не может объяснить почему.
- В учёте есть поступления или списания, которые вы не можете опознать.
- Одна и та же операция встречается дважды.
- Платежи конца месяца регулярно оказываются в следующем периоде.
- Комиссии банка и мелкие списания в учёте отсутствуют.
- На ваши вопросы о конкретной операции нет быстрого и точного ответа.
- Сверка с банком не делается или делается от случая к случаю.
Один сигнал — повод уточнить. Несколько сразу — повод менять порядок работы.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте факт: распечатайте или сохраните выписку и отметьте операции, которых нет в учёте или которые отражены неверно. Так разговор станет предметным.
Попросите бухгалтера провести сверку и показать результат: какие операции добавлены, какие исправлены, как изменился остаток. Полезно договориться о регулярной сверке, чтобы такие расхождения не накапливались.
Если расхождения повторяются из месяца в месяц, обсудите сам процесс: кто и когда выгружает выписку, как отмечаются обработанные операции, кто проверяет стык периодов. Иногда достаточно наладить порядок, чтобы проблема ушла.
И последнее: сохраняйте доступ к банковской выписке и просматривайте её сами. Регулярный взгляд владельца на движение денег — самая надёжная профилактика ошибок в учёте.
Частые вопросы
Как часто проверять, что банк отражён в учёте полностью?
Достаточно выборочной проверки за месяц и сверки остатка. Если расхождений нет, можно возвращаться к проверке периодически, а не постоянно.
Обязательно ли разбираться в проводках, чтобы это проверить?
Нет. Вам достаточно выписки и умения сопоставить операции. Проводки — дело бухгалтера, а полноту и даты вы можете проверить сами.
Что делать, если нашёл операцию, которой нет в учёте?
Сохраните выписку, отметьте эту операцию и покажите бухгалтеру. Попросите отразить её и показать, как изменился остаток по счёту.
О чём говорит расхождение остатка по счёту с выпиской?
О том, что часть операций не отражена, отражена дважды или разнесена с ошибкой. Это повод провести сверку и выяснить причину, а не откладывать разбор.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.