Смена бухгалтера — момент, когда стоит проверить не только передачу документов, но и то, что за прошлые периоды не осталось незакрытых обязательств. Проверку можно провести самому, без специальных знаний: по документам, отчётности и простым вопросам к новому бухгалтеру. Ниже — что посмотреть и какие сигналы должны насторожить.
Начните с передачи дел
Попросите у прежнего бухгалтера опись документов и подтверждение, что дела переданы полностью. В описи должны быть учётные документы, отчётность, переписка с проверяющими и контрагентами, доступы к системам сдачи отчётности и банку. Если описи нет, составьте её сами и зафиксируйте, что именно вы получили, а чего не хватает.
Отдельно проверьте доступы. У прежнего бухгалтера не должно оставаться возможности отправлять отчётность или менять данные в системе. Смените пароли и отзовите лишние права. Это защитит вас от спорных действий уже после расставания.
Сверьте отчётность с тем, что вы реально платили
Возьмите последнюю сданную отчётность и сравните её с вашими платежами и выписками по банку. Суммы начислений должны быть понятны: за что начислено, за какой период, совпадает ли это с тем, что вы платили. Если в отчёте есть суммы, которых вы не понимаете, попросите объяснить их письменно.
Проверьте, что отчётность сдана за все периоды, когда вы работали. Попросите список сданных отчётов и подтверждения приёма. Отсутствие подтверждения — повод разобраться, дошёл ли отчёт и в каком виде.
Проверьте расчёты с бюджетом и фондами
Закажите сверку расчётов с налоговой и с фондами. Сверка покажет, есть ли у вас задолженность, переплата или начисления, о которых вы не знали. Сравните результат с тем, что говорил прежний бухгалтер. Расхождения — не приговор, но их нужно объяснить до того, как они превратятся в проблему.
Посмотрите, нет ли требований, уведомлений и писем от проверяющих, на которые не ответили. Такие письма часто приходят в личный кабинет, и о них легко забыть при смене бухгалтера. Проверьте, что на все обращения есть ответы или хотя бы понятная позиция.
Посмотрите на учёт изнутри
Качественный учёт отвечает на простые вопросы: сколько вы заработали, сколько должны контрагентам, сколько должны вам, какие обязательства перед бюджетом и работниками есть на текущую дату. Попросите новый бухгалтер свести эти цифры в короткую справку. Если цифры не сходятся с вашим представлением о бизнесе, разбирайтесь, пока не станет понятно.
Проверьте, что первичные документы на месте: договоры, акты, счета, документы по работникам. Учёт без документов держится на памяти бухгалтера, а память заканчивается вместе с его работой у вас. Если документов не хватает, восстановите их или зафиксируйте, чего нет.
О чём спросить бухгалтера
Задайте прямые вопросы и попросите ответы в письменном виде. Есть ли незакрытые обязательства за прошлые периоды? Все ли отчёты сданы и есть ли подтверждения? Есть ли требования проверяющих без ответа? Какие документы отсутствуют и что нужно восстановить?
Спросите, как бухгалтер проверял входящие остатки. Хороший признак — когда он сам задаёт вопросы по документам и не принимает цифры на веру. Если ответы общие и без опоры на документы, это повод копать глубже.
Тревожные сигналы
Насторожить должны: отсутствие подтверждений сдачи отчётности, расхождения между отчётами и платежами, письма проверяющих без ответа, неполная опись документов, отказ объяснять цифры. Отдельный сигнал — когда прежний бухгалтер не может или не хочет передать дела в понятном виде.
Если вы видите такие признаки, не откладывайте. Соберите документы, закажите сверку расчётов, восстановите недостающие бумаги. Чем раньше вы разберётесь с забытыми обязательствами, тем меньше они будут мешать бизнесу.
Частые вопросы
Можно ли проверить бухгалтерию без специальных знаний?
Да, по документам и простым вопросам: сдана ли отчётность, совпадают ли начисления с платежами, есть ли письма без ответа. Этого достаточно, чтобы заметить проблему и обратиться за разбором.
Что делать, если прежний бухгалтер не передал часть документов?
Составьте опись того, что есть, и зафиксируйте недостающее. Восстановите документы по контрагентам и банку, а по спорным периодам закажите сверку расчётов.
Как понять, что учёт ведётся качественно?
Учёт отвечает на вопросы о деньгах и обязательствах, цифры сходятся с документами, отчётность сдана с подтверждениями. Если на простые вопросы нет ясного ответа, качество под вопросом.
Когда стоит звать стороннего бухгалтера для проверки?
Если есть расхождения, письма без ответа или неясные начисления. Сторонний взгляд поможет разобраться, пока ошибки не накопились.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.