Акт сверки — это не только итоговая сумма долга. По нему видно, насколько аккуратно ведётся учёт расчётов с поставщиком: совпадают ли документы, нет ли потерянных поставок и лишних строк. Если что-то не сходится, разбираться лучше до подписания, а не после.
Сверьте акт со своими документами
Возьмите акт и отложите его в сторону. Сначала соберите свою версию: договоры, счета, накладные, акты выполненных работ, платёжные поручения за проверяемый период. Затем откройте акт и пройдите по строкам сверху вниз.
Каждая строка акта должна опираться на документ, который есть у вас. Если напротив поставки вы не находите накладной или универсального передаточного документа, это сигнал. Возможно, документ потерялся, а возможно, поставки не было вовсе.
Обратная проверка тоже нужна. Просмотрите свои накладные и найдите каждую в акте. Поставка, которой нет в акте, означает, что у поставщика она не отражена. Тогда и долг в акте будет меньше реального, и закрывающие документы могут не дойти до учёта.
Проверьте даты и периоды
Акт сверки составляют за конкретный период, и это должно быть написано в самом документе. Проверьте, что начало периода совпадает с моментом, с которого вы начали работать с этим поставщиком, или с датой предыдущей сверки.
Даты операций в акте должны совпадать с датами ваших документов. Если накладная датирована одним числом, а в акте стоит другое, спросите почему. Расхождение дат сдвигает поставку в другой период и искажает отчётность обоих контрагентов.
Отдельно посмотрите на последнюю строку. В акте обычно указывают конечное сальдо — то есть долг на конец периода. Сверьте его со своей учётной системой или с записями бухгалтера. Если суммы не совпадают, не подписывайте акт, пока не поймёте причину.
Ищите лишние и задвоенные строки
Одна и та же поставка может попасть в акт дважды. Это бывает, когда документ провели по двум разным основаниям или когда поставщик выставил повторный счёт. Внимательно просмотрите строки с одинаковыми суммами и близкими датами.
Бывает и наоборот: в акте есть строка, которой нет в ваших документах. Например, услуга, которую вы не заказывали, или возврат, которого не было. Такие строки увеличивают ваш долг, и подписывать акт с ними нельзя.
Проверьте, как отражены возвраты и претензии. Если вы возвращали товар или выставляли претензию по качеству, это должно быть видно в акте. Отсутствие возврата в акте означает, что долг завышен.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы по конкретным строкам, а не общими словами. Например: «Почему в акте есть поставка, накладной по которой у нас нет?» или «На каком документе основана вот эта строка?». Ответ должен опираться на документ, а не на память.
Спросите, как в учёте отражаются расчёты с этим поставщиком: ведутся ли они по каждому договору отдельно или всё смешано в одну сумму. Раздельный учёт по договорам помогает быстрее находить расхождения.
Попросите показать, как формируется акт сверки: из каких данных берутся строки и как считается сальдо. Если бухгалтер не может объяснить происхождение строки, это тревожный сигнал.
Тревожные сигналы в учёте
Первый признак проблем — акт сверки делают только по вашему напоминанию. Хороший учёт расчётов ведётся постоянно, а сверка с поставщиками — регулярная процедура, а не разовое действие.
Второй сигнал — расхождения повторяются из раза в раз. Если каждый акт приходится править и выяснять одно и то же, значит, учёт расчётов не налажен.
Третий признак — бухгалтер не может быстро найти документ по конкретной поставке. Значит, документы не подшиты и не систематизированы, а учёт держится на памяти.
Четвёртый — вы не получаете регулярных отчётов о состоянии расчётов с поставщиками. Владелец должен видеть, кому и сколько он должен, без запросов.
Что делать при расхождениях
Не подписывайте акт с расхождениями. Подпись означает, что вы согласны с суммой долга, и оспорить её потом сложнее.
Составьте свой перечень расхождений: номер строки, сумма, в чём проблема, какой документ это подтверждает. Отправьте перечень поставщику и попросите сверить данные у себя.
Параллельно разберитесь внутри компании. Попросите бухгалтера восстановить цепочку документов по спорным строкам. Если документы утеряны, запросите копии у поставщика.
После устранения расхождений подпишите исправленный акт. Сохраните оба варианта — исходный и итоговый — и перечень расхождений. Это пригодится, если спор повторится.
Частые вопросы
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Нет, подписывать акт с расхождениями не нужно. Сначала устраните разногласия, затем подписывайте исправленный документ.
Что делать, если поставщик не присылает акт сверки?
Составьте свою версию акта и отправьте поставщику. Так вы увидите расхождения и покажете, что контролируете расчёты.
Как часто нужно сверяться с поставщиками?
Единого правила нет. Сверяйтесь с теми поставщиками, с которыми идёт постоянный оборот, и обязательно перед крупными платежами.
Можно ли доверять акту, если бухгалтер говорит, что всё верно?
Проверьте хотя бы несколько строк по своим документам. Акт составляют по данным учёта, а ошибки бывают и там.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.