Передача дел новому бухгалтеру — момент, когда потери первичных документов всплывают позже всего. Понять, что учёт ведётся качественно, можно и без знания проводок: по полноте папок, скорости ответов на вопросы и совпадению цифр в разных отчётах. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам.
Что должно быть в переданных делах
Первичный документ — это основание для каждой записи в учёте: договор, счёт, акт, накладная, чек, платёжка. Если бухгалтер не может показать документ под конкретную сумму, значит, запись сделана «с потолка» или документ потерян.
Попросите показать дела за прошлый год целиком. В норме они собраны по периодам и разложены по контрагентам или по типам операций. Если документы лежат одной кучей в коробке или только в переписке мессенджера, порядок придётся восстанавливать.
Отдельно проверьте документы по самым крупным операциям: покупка оборудования, кредит, крупный подрядчик, возврат покупателю. Под каждую такую операцию должен находиться полный комплект — от договора до подтверждения оплаты.
Проверки, которые владелец делает сам
Начните с простого: возьмите выписку по расчётному счёту за любой месяц и попросите бухгалтера показать, каким документом подтверждено каждое поступление и списание. Пропуски в этом списке — первый тревожный сигнал.
Сверьте цифры в разных отчётах между собой. Суммы доходов и расходов в отчётности должны сходиться с данными учёта, а остатки по счёту — с банковской выпиской. Расхождения объясняются, но объяснение должно быть внятным, а не «так программа посчитала».
Проверьте, есть ли у вас доступ к своей учётной базе и выгрузкам. Дела компании принадлежат компании, а не бухгалтеру. Если при уходе бухгалтер забирает базу или отказывается дать выгрузку, это ставит бизнес в зависимость.
Задайте вопрос по конкретной операции, которую вы помните. Например, спросите, каким документом закрыта оплата конкретному поставщику. Быстрый и точный ответ говорит о том, что дела в порядке.
Что спросить у бухгалтера при передаче
Попросите опись дел: какие документы переданы, за какие периоды, в каком виде — бумажном или электронном. Опись с подписями обеих сторон защищает и вас, и нового бухгалтера.
Спросите, какие документы отсутствуют и что с ними делать. Честный ответ «вот этих актов нет, запросим у контрагента» лучше, чем заверение, что всё на месте.
Уточните, как хранятся электронные документы и есть ли резервные копии. Если база живёт на одном ноутбуке без копий, потеря данных — вопрос времени.
Попросите перечислить незакрытые вопросы: неполученные документы от поставщиков, спорные операции, переписку с контрагентами. Так вы увидите, что именно придётся доделывать.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы есть не под каждую операцию, а «в целом». Второй — бухгалтер избегает показывать дела и отвечает общими словами. Третий — цифры в отчётах не сходятся с банковской выпиской, и внятного объяснения нет.
Насторожить должно и то, что учёт ведётся только в одной программе без выгрузок и копий. Ещё один признак — отсутствие описи при передаче дел: без неё потом не доказать, что документ был или его не было.
Если вы видите, что часть первичных документов утрачена, не откладывайте. Запросите дубликаты у контрагентов, восстановите подтверждения по банку и зафиксируйте, что именно отсутствует. Чем раньше начать, тем проще собрать доказательства.
Как выстроить порядок дальше
Договоритесь о простом правиле: любой документ попадает к бухгалтеру сразу, а не раз в квартал. Так потери видны быстро, а не через год.
Заведите привычку раз в месяц смотреть короткую сводку: сколько документов получено, какие запрошены, что не закрыто. Это занимает немного времени и снимает большую часть рисков.
Храните копию учётной базы у себя. Регулярная выгрузка и резервная копия — самая дешёвая страховка от потери дел.
Частые вопросы
Как быстро понять, что документы потеряны?
Возьмите банковскую выписку за месяц и попросите подтвердить каждую операцию документом. Пропуски видны сразу, без проверки всего учёта.
Что делать, если бухгалтер не отдаёт базу?
Напомните, что дела и база принадлежат компании. Зафиксируйте требование письменно и параллельно запросите выгрузки у программы и банка.
Можно ли восстановить утраченные документы?
Да, во многих случаях. Дубликаты запрашивают у контрагентов, оплату подтверждают банковскими выписками, часть документов восстанавливают по переписке.
Нужна ли опись при передаче дел?
Да, она защищает обе стороны. В описи перечисляют документы, периоды и формат, а подписи подтверждают, что именно было передано.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.