Перед сменой бухгалтера проверьте не слова, а документы: сданные отчёты с отметкой о приёме, сверки с налоговой и контрагентами, учётные регистры. Если цифры в отчётности совпадают с первичными документами и данными систем, отчётность, скорее всего, корректна. Ниже — что именно посмотреть и какие сигналы должны насторожить.
Начните с документов, а не с рассказов
Попросите у бухгалтера список всего, что сдавалось за последний период: отчётность в налоговую, отчётность по сотрудникам, отчёты во внебюджетные фонды. К каждому отчёту должен прилагаться документ, подтверждающий приём: квитанция, протокол, выписка из системы сдачи. Без такого подтверждения считайте, что отчётность не сдана, пока не увидите обратное.
Отдельно запросите учётную политику, оборотно-сальдовую ведомость по счетам, главную книгу и расшифровки по ключевым строкам отчётности. Если бухгалтер не может быстро показать, из каких документов сложилась конкретная сумма, это повод задавать вопросы дальше. Хороший признак — когда к каждой цифре в отчёте есть понятная расшифровка.
Проверьте, есть ли опись переданных дел. При смене бухгалтера вы должны получить не только файлы, но и перечень: что передано, в каком виде, где хранятся бумажные оригиналы. Опись подписывают обе стороны.
Сверьте отчётность с данными налоговой и фондов
Самый быстрый способ увидеть расхождения — запросить сверку расчётов с налоговой и сверить её с тем, что отражено в вашем учёте. Если в отчётности заявлены одни суммы, а в системе налоговой висят другие, разбирайтесь до смены бухгалтера. Расхождения по налогам, взносам и пеням — частая причина проблем уже после ухода прежнего бухгалтера.
Сверьте отчётность по сотрудникам с фактическими данными: сколько людей работает, какие выплаты начислялись, совпадают ли они с расчётными ведомостями. Проверьте, что по каждому сотруднику отчётность подана, а не только по части штата.
Сделайте сверку с крупными контрагентами. Если по вашему учёту долг перед поставщиком один, а поставщик показывает другой, ищите причину: неотражённые документы, задвоенные операции, ошибки в периоде. Такие расхождения всплывают при проверках и мешают спокойно работать.
Проверьте, как ведётся учёт внутри
Попросите показать, как в учёте отражаются типовые операции: поступление товара, оплата, отгрузка, начисление зарплаты. Вы не обязаны знать проводки, но должны видеть, что операция не висит без документа-основания. Каждая запись должна опираться на первичный документ: счёт, акт, накладную, выписку.
Посмотрите, как организовано хранение документов. Первичные документы должны быть собраны по периодам и доступны, а не разбросаны по почте и папкам на рабочем столе. Если бухгалтер уходит, вы должны получить архив в понятном виде.
Обратите внимание на сроки. Отчётность и налоги сдаются и уплачиваются в установленные сроки, и качественный учёт строится так, чтобы вы узнавали о предстоящих платежах заранее, а не в последний день. Спросите, как вас будут предупреждать о сроках и кто отвечает за платежи.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и смотрите на ответы. Какие отчёты сданы за последний период и где подтверждения приёма? Какие суммы начислены и уплачены по налогам и взносам, есть ли задолженность или переплата? Какие расхождения есть в сверках и как они объясняются?
Спросите про ошибки: были ли уточнённые отчёты, исправления, доначисления. Честный ответ с описанием причины — нормально. Уклончивый ответ или «там всё чисто» без документов — сигнал проверить глубже.
Попросите показать, как формируется отчётность: из какой программы, какие регистры используются, можно ли выгрузить данные. Если учёт ведётся в файлах, которые никто, кроме одного человека, не понимает, вы зависите от него больше, чем стоит.
Тревожные сигналы
Насторожить должны: отсутствие подтверждений сдачи отчётности, отказ показать расшифровки сумм, расхождения в сверках без объяснений, документы, которых нет в наличии. Плохой признак — когда бухгалтер говорит только общими словами и не может назвать конкретные документы и даты.
Ещё один сигнал — если вы не получаете информации о сроках платежей и узнаёте о них постфактум. Так же тревожно, когда учёт существует только в голове бухгалтера и в переписке, а не в системе и документах.
Если при проверке вы нашли расхождения, не оставляйте их на потом. Зафиксируйте список вопросов письменно, получите письменные ответы и сохраните их. При смене бухгалтера передайте этот список новому — так вы не потеряете историю.
Частые вопросы
Как понять, что отчётность действительно сдана?
Запросите подтверждения приёма по каждому отчёту: квитанции, протоколы, выписки из системы сдачи. Сверьте заявленные суммы с данными налоговой.
Что делать, если нашлись расхождения в сверке?
Зафиксируйте расхождения письменно и попросите бухгалтера объяснить их со ссылкой на документы. Не закрывайте смену бухгалтера, пока не поймёте причину.
Какие документы забрать у прежнего бухгалтера?
Учётную политику, регистры учёта, отчётность с подтверждениями сдачи, первичные документы, сверки и опись переданных дел с подписями.
Можно ли проверить учёт самому, без бухгалтера?
Базовую проверку — да: наличие подтверждений сдачи, сверки с налоговой и контрагентами, соответствие отчётности первичным документам. Глубокую проверку лучше поручить тому, кто не вёл этот учёт.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.