Смена бухгалтера не должна превращаться в пересборку учёта с нуля. Понять, что дела переданы нормально, можно по нескольким простым вещам: документы сходятся, вам объясняют цифры, а не отсылают к «сложным местам», и вы видите, из чего складываются суммы в отчётности. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, без специальных знаний.
Сверка: цифры в отчётности совпадают с тем, что вы знаете о бизнесе
Начните с простого. Возьмите последнюю отчётность и сравните её с выписками по расчётному счёту и кассе. Остатки денег должны совпадать. Если бухгалтер говорит, что «там всё сложнее», попросите показать расшифровку — из чего сложилась каждая сумма.
Дальше посмотрите на доходы. Сумма выручки в отчётности должна быть сопоставима с тем, что реально пришло на счёт и в кассу за период. Расхождения бывают, но у них должно быть объяснение: авансы, возвраты, займы. Бухгалтер обязан назвать причину, а не отмахнуться.
Проверьте долги. Дебиторка и кредиторка в учёте должны соответствовать тому, что вы знаете о своих покупателях и поставщиках. Если в учёте висит долг контрагента, с которым вы давно закрыли все вопросы, это сигнал.
Документы в порядке и доступны вам
Качественный учёт держится на первичке. Попросите показать, как хранятся документы: договоры, акты, счета, накладные. Вам как владельцу должно быть понятно, где что лежит и как это найти.
Проверьте несколько случайных операций. Выберите пару платежей из выписки и попросите показать полный набор документов по ним. Если по сделке есть счёт, акт и запись в учёте — хорошо. Если документов нет или их «донесут потом», это тревожно.
Отдельно спросите про документы, которые оформляете вы сами: договоры, кассовые операции, авансовые отчёты. Бухгалтер должен сразу сказать, что и в каком виде вам передавать, а не вспоминать об этом в конце периода.
Вам объясняют, а не отделываются терминами
Хороший признак — бухгалтер говорит с вами на понятном языке. Спросите, почему налог получился именно таким. Вам должны назвать составляющие: доходы, расходы, ставку, вычеты. Если в ответ звучит только «так посчитала программа», это повод насторожиться.
Спросите, какие операции в вашем бизнесе создают риск. Например, как учитываются сделки с покупателями без документов или выплаты подрядчикам. Бухгалтер должен назвать конкретные ситуации и сказать, что нужно оформить.
Попросите показать, как он проверяет свою работу перед сдачей отчётности. Понятный ответ — сверка с банком, проверка контрольных соотношений, просмотр расшифровок. Расплывчатый ответ — сигнал.
Что спросить при передаче дел
Задайте вопросы до того, как новый бухгалтер начнёт работу. Что уже сделано за прошлые периоды и какие операции вызывают сомнения? Какие документы отсутствуют и что нужно восстановить? Как будет устроена сверка расчётов с контрагентами и с бюджетом?
Спросите, как вы будете получать информацию о состоянии учёта. Регулярный отчёт — это нормально: остатки, долги, начисленные налоги, сроки. Если ответ «звоните, когда надо», вы будете узнавать о проблемах последним.
Уточните, что произойдёт, если обнаружатся ошибки прошлых периодов. Вам должны объяснить порядок действий и то, как это отразится на отчётности. Не требуйте прогноза сумм — требуйте понятного плана.
Тревожные сигналы
Первый — вам не показывают расшифровки. Второй — документы «есть, но не сейчас». Третий — бухгалтер не задаёт вам вопросов о сделках, хотя бизнес живой и операции идут.
Ещё один сигнал — учёт живёт отдельно от вашей выписки. Если суммы в отчётности не бьются с движением денег, а объяснений нет, разбирайтесь сразу. То же касается долгов: если в учёте висят суммы, которых вы не понимаете, это ошибка или неучтённая операция.
Насторожить должно и то, что вам не называют сроков и не показывают, что уже сделано. Передача дел — это работа, у неё есть этапы: приём документов, сверка, восстановление, проверка отчётности. Если этапов не видно, вы не контролируете процесс.
Что делать при тревожных сигналах
Не откладывайте. Попросите письменный перечень того, что уже проверено и что осталось. Так вы увидите, где именно пробел.
Проведите свою сверку: банк, касса, крупные контрагенты. Если расхождения есть, зафиксируйте их и передайте бухгалтеру списком. Ответ должен быть по каждому пункту, а не общий.
Если объяснений нет или они меняются от разговора к разговору, меняйте подход к контролю. Запросите регулярный отчёт и встречайтесь по нему. В сложных случаях имеет смысл получить второе мнение по учёту — не для конфликта, а чтобы понять состояние дел.
Частые вопросы
Как быстро понять, что учёт ведётся нормально?
Сделайте сверку с банком и кассой и попросите расшифровку крупных сумм. Если цифры сходятся и вам объясняют их происхождение, учёт под контролем.
Обязательно ли проверять все документы самому?
Нет. Достаточно выборочной проверки: несколько платежей, крупные контрагенты, остатки. Важно, чтобы по любому вашему вопросу находился документ.
Что делать, если бухгалтер не показывает расшифровки?
Спросите письменно, из чего сложилась сумма, и попросите ответ по пунктам. Если ответа нет, это повод пересмотреть, кому вы доверили учёт.
Нужно ли восстанавливать документы за прошлые периоды?
Решать вам, но сначала выясните, чего не хватает и на что это влияет. Бухгалтер должен назвать список пробелов и последствия для отчётности.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.