Смена бухгалтера — момент, когда стоит лично убедиться, что учёт в порядке. Начните с простого: попросите у нового бухгалтера короткий отчёт о состоянии дел и проверьте несколько документов сами. Ниже — что именно посмотреть и о чём спросить.
Запросите отчёт о состоянии учёта
Попросите бухгалтера письменно описать, в каком состоянии он принял дела. В отчёте должно быть видно: какие участки учёта ведутся, какие документы отсутствуют, есть ли расхождения, которые нужно исправить. Если бухгалтер отвечает общими словами и не называет конкретных проблем, это повод насторожиться.
Сравните этот отчёт с тем, что вам передал прежний бухгалтер. Расхождения в оценке — нормальны, но их причины должны быть понятны. Попросите объяснить каждую позицию, которую вы не поняли.
Проверьте первичные документы
Первичка — основа учёта. Посмотрите, есть ли документы по последним сделкам: договоры, счета, акты, накладные, кассовые документы. Документы должны быть в наличии, а не «где-то у поставщика».
Обратите внимание на полноту: каждая операция, отражённая в учёте, должна подтверждаться документом. Если бухгалтер говорит, что часть операций проведена «по памяти» или «пока без документов», уточните, когда документы появятся и что будет, если они не появятся.
Сверьте расчёты с контрагентами и бюджетом
Попросите акт сверки с ключевыми поставщиками и покупателями. Расхождения бывают у всех, но важно, чтобы бухгалтер знал о них и мог объяснить причину. Если о расхождениях он узнаёт от вас впервые, это тревожный сигнал.
Отдельно посмотрите на расчёты с бюджетом. Уточните, есть ли задолженность или переплата, поданы ли отчётность и платежи в срок. Вам не нужны детали расчётов — достаточно понимать, есть ли долг и чем он грозит.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и не избегает неудобных тем. Спросите:
- Какие участки учёта вы ведёте, а какие остались без внимания?
- Какие документы отсутствуют и что нужно от меня, чтобы их получить?
- Есть ли расхождения в расчётах и как вы планируете их закрыть?
- Какие операции за последний период вызывают у вас сомнения?
- Что мне как собственнику нужно делать регулярно, чтобы учёт не разваливался?
Запишите ответы. Если через месяц ситуация не изменилась, вернитесь к этому списку.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит, если бухгалтер не может показать первичные документы или говорит, что они «не нужны». Плохой признак — отказ объяснять цифры в отчётности и раздражение на вопросы.
Ещё один сигнал — учёт ведётся только «для налоговой», а внутренние отчёты не совпадают с официальными. Если бухгалтер предлагает схемы, смысл которых вам не объясняют, лучше отказаться: ответственность за учёт лежит на вас как на собственнике.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте проблемы письменно: попросите бухгалтера перечислить их и предложить план исправления. Это дисциплинирует обе стороны и даёт вам точку опоры.
Если бухгалтер не может объяснить происходящее или отказывается исправлять ошибки, рассмотрите смену специалиста. Перед этим соберите все документы и доступы, которые есть, и передайте их новому бухгалтеру по описи. Так вы сохраните контроль над учётом и не потеряете время.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Вам достаточно смотреть на наличие документов, расхождения в расчётах и ясность ответов бухгалтера. Понимать каждую проводку не нужно.
Как часто стоит проверять учёт после смены бухгалтера?
Регулярно в первые месяцы работы, пока не убедитесь, что дела в порядке. Дальше достаточно периодических сверок и коротких отчётов.
Что делать, если бухгалтер не даёт документы?
Запросите их письменно и сохраните копию запроса. Если документы не передают, это повод искать другого специалиста и фиксировать ситуацию.
Кто отвечает за ошибки в учёте?
Ответственность за организацию учёта лежит на собственнике. Поэтому проверять работу бухгалтера и задавать вопросы — в ваших интересах.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.