Смена бухгалтера — момент, когда стоит самому посмотреть на учёт. Не для того, чтобы разбираться в проводках, а чтобы понять: порядок в документах есть или его нет. Первый месяц — удобное время задать вопросы и увидеть, как новый человек работает.
Начните с документов
Попросите показать, где хранятся первичные документы: счета, акты, накладные, кассовые документы. У каждого документа должно быть понятное место — папка, файл, сервис. Если бумаги лежат в разных местах и бухгалтер не может быстро найти нужный акт, это плохой знак.
Проверьте, все ли документы за прошлые периоды переданы. Составьте вместе список того, что есть, и того, чего не хватает. Пробелы лучше найти сразу, пока прежний бухгалтер ещё может ответить на вопросы.
Спросите, как оформляются документы от контрагентов: кто запрашивает, кто проверяет, что делать, если документ пришёл с ошибкой. Понятный ответ означает, что процесс выстроен, а не держится на памяти одного человека.
Посмотрите на отчётность и сроки
Попросите бухгалтера показать календарь отчётности: какие отчёты и когда нужно сдавать. Вам не нужно знать все формы, но вы должны видеть, что календарь существует и по нему работают.
Уточните, сдана ли отчётность за прошлые периоды и есть ли подтверждения отправки. Квитанции, протоколы приёма — это документы, которые стоит хранить у себя, а не только у бухгалтера.
Спросите, как организована работа с налогами и взносами: когда готовятся платежи, кто проверяет суммы, что происходит, если срок подходит, а денег на счёте не хватает. Ответ «я всё помню» — повод насторожиться.
Сверьте расчёты с контрагентами и бюджетом
Акты сверки с ключевыми поставщиками и покупателями — простая проверка, которую можно сделать самому. Если у вас и у контрагента разные суммы, значит, где-то потерялся документ или неверно отражена операция.
Проверьте, есть ли сверка с налоговой по расчётам. Расхождения бывают у многих, но важно, чтобы бухгалтер знал о них и мог объяснить причину.
Посмотрите на банковские выписки и сравните их с тем, что отражено в учёте. Все ли поступления и списания нашли своё место, нет ли операций, которые «висят» без объяснения.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — когда на вопросы отвечают спокойно и по делу. Спросите, какие участки учёта вызывают больше всего ручной работы и почему. Ответ покажет, где у вас слабое место.
Попросите объяснить, как формируется себестоимость или как считается налог по вашему режиму. Вам не нужны детали, но общая логика должна быть понятна. Если вместо объяснения звучит «это сложно, вам не нужно», это тревожно.
Уточните, что бухгалтер делает при ошибке: как её находит, как исправляет, сообщает ли вам. Честный ответ про ошибки важнее обещаний, что их не будет.
Спросите, какие документы и данные вы должны передавать регулярно и в каком виде. Чёткий список снимает половину проблем в первый же месяц.
Тревожные сигналы
Вас должно насторожить, если бухгалтер не может показать документы по первой просьбе. Учёт, который держится на личной памяти и переписке, легко рассыпается.
Плохо, если вы не видите подтверждений сдачи отчётности и не понимаете, что и когда сдаётся. Отсутствие календаря и квитанций — признак того, что процесс не контролируется.
Опасный сигнал — уклончивые ответы на вопросы о расхождениях и ошибках. Если на прямой вопрос о сверке или сумме следует раздражение вместо объяснения, стоит присмотреться внимательнее.
Ещё один признак — когда бухгалтер просит не общаться напрямую с контрагентами или налоговой. Прозрачность здесь важнее удобства.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте вопросы письменно — в переписке или списком. Так проще понять, какие из них решаются, а какие остаются без ответа.
Попросите план: что нужно доделать, какие документы восстановить, в какие сроки. План не обязан быть идеальным, но он должен быть.
Если ответов нет или они противоречат друг другу, обсудите смену бухгалтера или привлеките стороннюю проверку учёта. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше придётся разбирать последствий.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на порядок в документах, наличие подтверждений сдачи отчётности и ясность ответов. Эти признаки понятны без специальных знаний.
Что спросить в первую очередь?
Спросите, где хранятся документы, что сдано за прошлые периоды и как организован календарь отчётности. Это базовые вещи, по которым видно состояние учёта.
Как понять, что бухгалтер скрывает проблемы?
Признак — уклончивые ответы на прямые вопросы о сверках, расхождениях и ошибках. Если вместо объяснения вы слышите общие слова, стоит копнуть глубже.
Что делать, если нашёл расхождения?
Зафиксируйте их и попросите объяснить причину и план исправления. Если ясного ответа нет, обсудите проверку учёта со стороны.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.