Смена бухгалтера — это передача дел: документов, учётных данных и доступа к системам. Принимать дела лучше по списку и своими глазами, а не со слов прежнего бухгалтера. Ниже — проверки, которые собственник может сделать сам, без специальных знаний.
Сначала соберите документы и доступы
До разговоров о качестве учёта соберите «материальную часть». Запросите учётную базу (выгрузку или доступ), первичные документы, договоры, банковские выписки, кадровые документы, сведения по налогам и взносам, переписку с проверяющими, если она была.
Отдельно оформите передачу доступов: банк, электронная подпись, сервисы отчётности, учётная программа, личный кабинет налогоплательщика. Доступы должны быть у вас, а не только у бухгалтера. Смена паролей и перевыпуск подписи — часть приёмки, а не формальность.
Составьте опись: что именно вам передали, в каком виде и на каком носителе. Опись подписывают обе стороны. Если чего-то не хватает, это фиксируется письменно, а не остаётся на словах.
Проверьте, что учёт сходится сам с собой
Вам не нужно знать проводки. Достаточно проверить, что разные источники данных не противоречат друг другу. Сверьте остатки по банку в учёте с реальными выписками. Сверьте данные по расчётам с контрагентами с актами сверки.
Посмотрите, совпадают ли суммы в отчётности с тем, что вы видите в учётной программе. Если цифры в отчёте и в базе расходятся, спросите почему. Расхождение может быть техническим, но объяснение должно быть внятным.
Проверьте, что все операции отражены: поступления и списания по банку, касса, расчёты с поставщиками и покупателями. Пропущенные операции — первый признак того, что учёт вели нерегулярно.
Посмотрите на документы, а не только на цифры
Качественный учёт опирается на первичные документы. Проверьте, что к операциям есть основания: договоры, счета, акты, накладные, чеки. Документы должны быть подписаны и храниться в понятном порядке.
Спросите, как организовано хранение. Вы должны уметь сами найти нужный документ за разумное время. Если документы разбросаны по почте, мессенджерам и папкам с непонятными названиями, это риск и для учёта, и для проверок.
Отдельно проверьте кадровые документы, если у вас есть сотрудники: трудовые договоры, приказы, табели. Их отсутствие или неполнота — сигнал, что кадровый учёт вёл не бухгалтер или вёл формально.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и не уходит от темы. Спросите, какие операции за период вызывали вопросы и как их закрыли. Спросите, есть ли незавершённые задачи и что мешает их закончить.
Уточните, как ведётся учёт расчётов с контрагентами и есть ли расхождения в актах сверки. Спросите, какие документы вы как собственник должны подписывать и в какие сроки. Если ответы расплывчаты, это повод копать глубже.
Попросите показать, где в учёте видно движение по конкретной сделке, которую вы помните. Бухгалтер должен быстро найти операцию и объяснить её простыми словами. Если для этого нужны долгие поиски, порядок в учёте под вопросом.
Тревожные сигналы при приёмке дел
Первый сигнал — нет описи и передача идёт «на словах». Второй — доступы остаются только у прежнего бухгалтера. Третий — цифры в отчётности не сходятся с учётной базой и банком.
Дальше: отсутствуют первичные документы по заметным сделкам, нет актов сверки с крупными контрагентами, документы хранятся хаотично. Отдельно настораживает, когда бухгалтер не может объяснить, как отражена конкретная операция.
Если сигналы есть, не подписывайте приёмку без оговорок. Зафиксируйте в описи, чего не хватает и какие вопросы открыты. Это защитит вас при дальнейших разбирательствах.
Что делать, если дела приняты с проблемами
Сначала составьте перечень пробелов: каких документов нет, какие операции не отражены, где расходятся данные. По каждому пункту назначьте, кто и что делает: прежний бухгалтер, новый бухгалтер или вы сами.
Восстановление учёта ведите по шагам: сначала банк и касса, затем расчёты с контрагентами, затем отчётность. Не пытайтесь закрыть всё сразу — важнее, чтобы каждый участок был сведён и подтверждён документами.
Если пробелы серьёзные, обсудите с новым бухгалтером порядок исправлений и то, как вы будете контролировать результат. Договоритесь о регулярной сверке: вы видите отчёт о состоянии учёта, а не только итоговые цифры.
Частые вопросы
Можно ли принять дела, если прежний бухгалтер недоступен?
Да, но сложнее: часть данных придётся восстанавливать по банку, документам и сервисам. Начните с доступов и выписок, затем сверяйте расчёты с контрагентами.
Обязательно ли проверять проводки, если я не бухгалтер?
Нет. Проверяйте сходимость данных: банк, учётная база, отчётность, акты сверки. Этого достаточно, чтобы увидеть явные проблемы.
Что делать, если документы хранятся в беспорядке?
Зафиксируйте это в описи и договоритесь о наведении порядка. Пока документы не разобраны, вы не сможете быстро подтвердить операции.
Как понять, что учёт ведётся регулярно?
По следам работы: операции отражены, документы подшиты, сверки есть, на вопросы бухгалтер отвечает быстро. Регулярность видна по отсутствию «провалов» в данных.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.