Проверить расчёт зарплаты можно без знания бухгалтерии. Смотрите на документы, которые обязаны быть по каждому сотруднику, сверяйте суммы выплат с расчётными листками и задавайте бухгалтеру прямые вопросы. Если цифры сходятся, документы в порядке и ответы понятны, скорее всего, зарплата считается верно.
Начните с расчётных листков
Расчётный листок — самый простой документ для проверки. По нему видно, из чего сложилась сумма: оклад или тариф, надбавки, премии, удержания. Попросите листки за несколько месяцев и сравните их между собой.
Проверьте, что в листке есть начисления за фактически отработанное время и удержания. Сумма к выплате должна быть понятна: начисления минус удержания. Если в листке одна общая цифра без расшифровки, попросите объяснить, из чего она сложилась.
Сверьте листок с тем, что сотрудник реально получил на руки. Расхождение — повод разбираться сразу, а не в конце года.
Сверьте выплаты с документами по сотрудникам
У каждого сотрудника должен быть набор документов, на которых держится расчёт. Это трудовой договор или договор подряда, приказы о приёме, переводах, отпусках, поощрениях. Если выплата есть, а документа под неё нет, это слабое место.
Посмотрите табель учёта рабочего времени. В нём должны стоять отработанные дни, отпуска, больничные, прогулы. Сравните табель с расчётным листком: количество рабочих дней и сумма начислений должны соответствовать друг другу.
Проверьте, что изменения по зарплате оформлены документами. Повышение оклада, премия, удержание — на каждое должно быть основание. Устная договорённость не годится: при проверке или споре с сотрудником доказать выплату будет нечем.
Проверьте регулярность и полноту выплат
Зарплата должна выплачиваться регулярно и в полном объёме. Посмотрите по банковским выпискам или платёжным ведомостям, совпадают ли даты и суммы с тем, что заявлено в документах.
Обратите внимание на удержания. Каждое удержание должно быть обосновано и подтверждено документом. Если бухгалтер удерживает суммы, о которых вы не знаете, выясните причину.
Проверьте, что по каждому сотруднику начисления идут от месяца к месяцу без пропусков. Пропуск в одном месяце и двойная сумма в другом — сигнал, что учёт ведётся неаккуратно.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Вам не нужно проверять формулы. Достаточно понять логику расчёта. Спросите, как считается зарплата конкретного сотрудника за конкретный месяц: какие начисления, какие удержания, откуда взялись суммы.
Попросите показать, где в учёте отражена выплата. Ответ «всё в программе» ничего не объясняет. Хороший признак — бухгалтер открывает документ и показывает основание.
Спросите, что изменится в расчёте, если сотрудник пойдёт в отпуск или на больничный. Если ответ понятный и без долгих оговорок, учёт, скорее всего, в порядке.
Тревожные сигналы
Есть признаки, при которых стоит насторожиться. Расчётные листки не выдаются или выдаются нерегулярно. Суммы к выплате не совпадают с тем, что получают сотрудники. На требования показать документы бухгалтер отвечает уклончиво.
Ещё один сигнал — зарплата начисляется «по памяти», без табеля и приказов. Или документы есть, но их никто не подписывал. Также настораживает, когда бухгалтер не может объяснить, из чего сложилась сумма.
Если вы видите такие признаки, не откладывайте. Ошибки в зарплате накапливаются и всплывают при проверке или увольнении сотрудника.
Что делать при найденных ошибках
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится: месяц, сотрудник, сумма, документ. Так разговор с бухгалтером будет предметным, а не общим.
Попросите письменное объяснение и план исправления. Уточните, какие документы нужно оформить и какие суммы пересчитать. Если ошибка затрагивает выплаты сотрудникам, обсудите порядок доплаты или удержания.
Если бухгалтер не может объяснить расчёт или исправлять ошибки не берётся, стоит передать учёт другому исполнителю. Перед передачей соберите все документы по зарплате: договоры, приказы, табели, листки, ведомости. Новому бухгалтеру нужно будет с чего-то начинать.
Частые вопросы
Можно ли проверить зарплату, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на расчётные листки, табели и документы по сотрудникам. Сверяйте суммы к выплате с тем, что люди получают на руки.
Как часто нужно проверять расчёт зарплаты?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно выборочно смотреть листки и выплаты за месяц, чтобы вовремя заметить расхождение.
Что делать, если сотрудник говорит, что получил меньше?
Поднимите его расчётный листок, табель и документы по начислениям. Сравните сумму к выплате с фактическим перечислением и выясните, где расхождение.
Какие документы запросить у бухгалтера для проверки?
Расчётные листки, табели учёта рабочего времени, приказы по сотрудникам и ведомости или выписки о выплатах. По ним видно, как считается и выдаётся зарплата.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.