Понять, что бухгалтер не путается в расчётах с сотрудниками, можно без знания проводок. Смотрите на три вещи: совпадают ли суммы в документах, которые получают сотрудники, с тем, что вы платите, есть ли по каждому начислению понятное объяснение, и отвечает ли бухгалтер на ваши вопросы по цифрам. Если хотя бы одно звено не сходится, разбирайтесь до конца.
Что вы вправе запросить у бухгалтера
Запросите расчёт по каждому сотруднику за интересующий месяц: из чего сложилась сумма к выплате и что удержано. Это обычная рабочая бумага, а не закрытая информация. Попросите также сводку по всем сотрудникам, чтобы видеть общую картину, а не отдельные цифры.
Полезно раз в месяц получать короткую записку: сколько начислено всего, сколько удержано, сколько выплачено и что осталось должны сотрудникам. Если бухгалтер не может собрать такую записку, значит, он сам смотрит на расчёты только через программу и не проверяет результат.
Отдельно уточните, как ведутся расчёты по сотрудникам, которые приняты или уволены в середине месяца, были в отпуске или на больничном. Именно в этих случаях чаще всего появляются расхождения.
Проверки, которые владелец делает сам
Первая проверка — расчётные листки. Сравните сумму к выплате в листке с тем, что фактически пришло сотруднику на счёт или выдано из кассы. Расхождение хотя бы по одному человеку — повод задать вопрос.
Вторая проверка — ведомости и платёжные документы. Суммы в ведомости, в платёжках и в расчётных листках должны совпадать. Если бухгалтер говорит, что «там всё правильно, просто в другом месте не отражено», просите показать, где именно отражено.
Третья проверка — выборочный опрос сотрудников. Спросите двух-трёх человек, совпадает ли сумма в их расчётном листке с фактической выплатой и понятно ли им, из чего она сложилась. Люди замечают ошибки в своих деньгах быстро.
Четвёртая проверка — динамика. Сравните расчёты за несколько месяцев подряд. Резкие скачки сумм без понятной причины — отпуск, премия, изменение оклада — сигнал разобраться.
Признаки, что учёт ведётся аккуратно
Документы по сотрудникам собираются в одном месте и в понятном порядке: трудовые договоры, приказы, заявления, расчётные листки. Вы можете попросить любое из этих документов и получить его без долгих поисков.
По каждому начислению бухгалтер объясняет основание: оклад, премия по приказу, оплата отпуска, пособие. Объяснение короткое и проверяемое, а не «так посчитала программа».
Сотрудники получают расчётные листки регулярно, а не по требованию. Выплаты идут в одинаковые сроки из месяца в месяц. Задолженность перед сотрудниками не копится.
Бухгалтер сам сообщает вам о проблеме: не хватает документа на премию, сотрудник не принёс данные для пособия, в ведомости не сходится сумма. Молчание до момента, когда ошибка всплывёт, — плохой признак.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как он проверяет расчёты перед выплатой: сверяет ли итоги ведомости с расчётными листками, смотрит ли, что удержания и начисления не задвоились. Ответ должен быть конкретным, а не общими словами про внимательность.
Спросите, что происходит, когда сотрудник увольняется или уходит в отпуск в середине месяца. Как считается его сумма, какие документы оформляются, кто проверяет результат.
Спросите, где хранятся документы по расчётам с сотрудниками и как быстро вы можете их получить. Если ответ «в программе, я потом найду», это риск: при проверке или споре с сотрудником документы нужны сразу.
Спросите, кто подстраховывает бухгалтера, если он в отпуске или на больничном. Учёт, который держится на одном человеке без передачи дел, уязвим.
Тревожные сигналы
Суммы в расчётных листках не совпадают с фактическими выплатами. Сотрудники жалуются на неверные суммы. Бухгалтер избегает показывать расчёты или отвечает раздражённо.
Документы по сотрудникам теряются, приказы и заявления оформляются задним числом. Выплаты идут в разные сроки без причины. Задолженность перед сотрудниками растёт, а вам объясняют это «временными трудностями».
Бухгалтер не может назвать основание для конкретного начисления. Или наоборот: суммы в ведомости меняются после того, как вы их уже согласовали.
Что делать при тревожных сигналах
Начните с письменного запроса: попросите расчёт по конкретному сотруднику за конкретный месяц с пояснениями. Письменная форма дисциплинирует и оставляет след.
Проведите сверку по всем сотрудникам за последние месяцы: начислено, удержано, выплачено. Найдите расхождения и попросите объяснить каждое.
Если ошибки повторяются, обсудите с бухгалтером порядок проверки расчётов до выплаты и закрепите его. Если договориться не получается, рассмотрите передачу учёта другому бухгалтеру или на сопровождение. Передача дел должна идти по описи документов, чтобы вы видели, что именно передаётся.
Частые вопросы
Как часто проверять расчёты с сотрудниками?
Достаточно смотреть сводку и выборочно сверять расчётные листки каждый месяц. Полную сверку по всем сотрудникам разумно делать несколько раз в год и при смене бухгалтера.
Что делать, если сотрудник говорит, что ему недоплатили?
Запросите у бухгалтера расчёт по этому сотруднику с основаниями начислений и удержаний. Сравните с документами: договором, приказами, заявлениями. Если расхождение подтвердилось, исправьте выплату и разберитесь, почему ошибка возникла.
Можно ли проверить бухгалтера, не разбираясь в проводках?
Да. Сравнивайте суммы в расчётных листках, ведомостях и платёжных документах. Требуйте объяснений по каждой цифре простыми словами.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать расчёты?
Напомните, что это ваши документы и ваши деньги. Если отказ повторяется, это повод передать учёт другому бухгалтеру по описи документов.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.