Больничные и отпускные считают по правилам, которые часто меняются, поэтому ошибки тут обычное дело. Проверить работу бухгалтера можно и без знания формул: достаточно посмотреть на документы, задать несколько вопросов и сравнить суммы с тем, что получает сотрудник. Ниже — что именно стоит проверить владельцу.
Смотрите не на цифры, а на порядок
Качественный учёт виден по тому, как устроена работа, а не по одной удачной проводке. Хороший признак — расчёты делаются в программе, а не в таблицах на рабочем столе. Тогда любую сумму можно разложить на составляющие и показать, откуда она взялась.
Второй признак — расчётные листки. Сотрудник должен получать документ, где видно, из чего сложилась его выплата. Если листков нет или в них одна итоговая строка, проверить начисления не сможет ни работник, ни вы.
Третий признак — сроки. Выплаты к отпуску и пособия перечисляют в установленные законом сроки, и бухгалтер напоминает о них заранее, а не в последний день. Если деньги регулярно уходят с задержкой, это сигнал о перегрузке или невнимательности.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с заявления на отпуск и приказа. Даты в них должны совпадать с тем, что стоит в графике отпусков. Если сотрудник уходит не по графику, должно быть его заявление с нужной датой.
Затем попросите расчёт отпускных. В нём должны быть видны выплаты за расчётный период, которые взяты в расчёт, и отдельно — периоды, которые из расчёта исключили. Спросите, почему взяты именно эти месяцы и почему какие-то суммы не учтены.
По больничному проверьте, что в расчёт попали все листки, которые сотрудник принёс, и что больничный закрыт. Если листок открыт, но ещё не закрыт, начислять по нему нельзя.
Сравните сумму к выплате с той, что сотрудник получил на руки. Расхождение объясняется удержанием налога на доходы, и бухгалтер должен назвать точную сумму удержания. Если объяснить не могут, разбирайтесь дальше.
Полезно раз в месяц смотреть обороты по зарплате: сколько начислено, сколько удержано, сколько выплачено. Расхождений между этими суммами быть не должно.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про порядок, а не про цифры. Например: где хранятся расчёты по каждому сотруднику и можно ли их поднять за прошлый год. Как вы узнаёте об изменениях в правилах расчёта пособий и отпускных. Кто вас подменяет, если вы болеете или в отпуске.
Спросите, как оформляются больничные: кто проверяет листок, что делают, если в нём ошибка, куда его подшивают. Ответ «разберёмся по ходу» — плохой знак.
Отдельный вопрос — сверка с сотрудниками. Хорошо, если раз в год бухгалтер готовит сверку начислений и выплат по каждому работнику. Тогда спорные суммы всплывают до того, как сотрудник пойдёт с ними в инспекцию или в суд.
Спросите и про документы для выплат: где лежат приказы, заявления, листки нетрудоспособности. Если бумаги разбросаны по папкам и почте, восстановить расчёт через год будет трудно.
Тревожные сигналы
Первый — суммы меняются без объяснений. Сотрудник получил меньше, чем в прошлом месяце, при том же окладе и без пропусков. Бухгалтер отвечает «так посчитала программа» и не показывает расчёт.
Второй — нет расчётных листков или в них только итог. Третий — больничные и отпускные платят с задержкой или частями без предупреждения.
Четвёртый — бухгалтер не может назвать, какие выплаты вошли в расчёт. Пятый — документы теряются: нет заявления на отпуск, нет приказа, листок больничного не подшит.
Шестой — сотрудники жалуются на выплаты, и жалобы повторяются. Один спор бывает у всех, система жалоб говорит о проблеме в учёте.
Седьмой — учёт держится на одном человеке, и никто больше не может открыть расчёты. Если этот человек уйдёт или заболеет, вы останетесь без данных.
Что делать при проблемах
Сначала попросите письменный расчёт по спорной выплате. Не устное объяснение, а документ с составляющими. Часто уже на этом шаге находится ошибка.
Если расчёт не дают или он не сходится, проведите сверку по всем сотрудникам за год. Смотрите начисленные суммы, удержания и выплаты. Расхождения фиксируйте списком.
Дальше решите, остаётся ли учёт у того же исполнителя. Иногда достаточно сменить порядок: ввести расчётные листки, сверку раз в год, хранение документов в одном месте. Если ошибки повторяются, передайте учёт другому бухгалтеру или на сопровождение — с передачей документов и расчётов.
Проверьте, не пострадали ли сотрудники: недоплату нужно вернуть, а расчёт исправить. Заодно посмотрите, нет ли ошибок в отчётности, которую уже сдали. Исправлять их лучше сразу, чем ждать вопросов.
Частые вопросы
Можно ли проверить расчёт больничного, не зная формул?
Да. Попросите показать, какие выплаты взяты в расчёт и какие периоды исключены. Если бухгалтер не может объяснить состав расчёта, это повод разбираться дальше.
Что делать, если сотрудник говорит, что отпускные меньше ожидаемых?
Запросите письменный расчёт и сравните его с выплатами за расчётный период. Проверьте, все ли месяцы и суммы учтены и нет ли пропусков в документах.
Как часто стоит смотреть расчёты по зарплате?
Достаточно смотреть обороты по зарплате раз в месяц, а полную сверку по сотрудникам делать раз в год. Так ошибки находятся раньше, чем превращаются в споры.
О чём спросить бухгалтера при передаче дел?
Спросите, где лежат расчёты и документы по каждому сотруднику, кто может их открыть кроме него и как оформляются больничные и отпуска. Ответы покажут, насколько учёт устойчив.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.