Проверить зарплату и аванс можно без знания бухгалтерии: сравните расчётные листки с трудовыми договорами, посмотрите даты выплат по выпискам банка и задайте бухгалтеру несколько прямых вопросов. Если суммы совпадают с договором, а деньги приходят в установленные вами даты, порядок в расчётах есть. Расхождения и размытые ответы — повод разбираться.
С чего начать проверку
Возьмите трудовые договоры и расчётные листки за несколько месяцев. В договоре указаны оклад, надбавки и условия премирования, в листке — как эти суммы начислены и удержаны. Сверьте построчно: оклад, надбавки, удержания, сумма к выплате. Если строки в листке не совпадают с договором, попросите объяснить каждое расхождение.
Отдельно проверьте даты. У вас должен быть документ, где закреплены дни выплаты аванса и зарплаты, — трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор. Даты должны быть конкретными, а не «до конца месяца». Дальше сравните эти даты с выпиской по счёту или ведомостью на выплату: деньги уходят день в день или с переносом.
Что смотреть в расчётных листках
Листок должен выдаваться каждому сотруднику при каждой выплате. Если листков нет или их выдают раз в год, вы не увидите, из чего сложилась сумма. Попросите листки за последние месяцы и проверьте, что в них есть все составные части: оклад или тариф, надбавки, премии, удержания, итог к выплате.
Сложите суммы к выплате по всем листкам и сравните с общей суммой, которую вы перечислили сотрудникам за месяц. Расхождение означает, что либо часть выплат прошла мимо расчёта, либо в листках ошибка. И то и другое нужно разобрать до следующей выплаты.
Проверьте, что в листках нет «средних» цифр на глаз. Сумма должна быть результатом расчёта от оклада и фактически отработанного времени. Если сотрудник был в отпуске, на больничном или отсутствовал, это должно быть видно в листке отдельной строкой.
Какие документы запросить у бухгалтера
Запросите расчёт зарплаты за месяц с расшифровкой по каждому сотруднику. Хороший признак — бухгалтер может показать не только итог, но и как он получился: сколько дней отработано, какие удержания и почему.
Попросите график выплат на ближайшие месяцы: когда аванс, когда зарплата, когда отпускные и расчёт при увольнении. Так вы заранее увидите кассовые разрывы и не столкнётесь с задержкой. Если графика нет, попросите его составить.
Спросите, как ведутся кадровые документы: приказы о приёме, отпусках, увольнениях, табели учёта рабочего времени. Начисления должны опираться на эти документы, а не на устные договорённости. Если табели не ведутся, суммы в листках ничем не подтверждены.
Вопросы, которые стоит задать бухгалтеру
Задавайте вопросы прямо и ждите конкретного ответа, а не общих слов.
- По каким документам начислена зарплата за прошлый месяц?
- Почему сумма к выплате у этого сотрудника отличается от оклада в договоре?
- В какие даты уходят аванс и зарплата и чем эти даты закреплены?
- Какие удержания вы делаете и на каком основании?
- Что произойдёт с расчётом, если сотрудник уйдёт в отпуск или на больничный в середине месяца?
- Где хранятся расчётные листки и как сотрудник может их получить?
Если на простой вопрос нет короткого ответа с отсылкой к документу, это сигнал. Бухгалтерия — это документы и арифметика, а не область догадок.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — выплаты приходят в разные даты без объяснения причин. Второй — суммы в листках не сходятся с договорами, а объяснения каждый раз новые. Третий — расчётных листков нет или их не выдают сотрудникам.
Опасны и устные схемы: «зарплата в конверте», «часть премией, часть наличными», «потом доплатим». Такие договорённости не подтверждены документами, и при проверке или споре с сотрудником доказать ничего не получится. Ещё один признак — бухгалтер не может показать табели и приказы, по которым сделаны начисления.
Отдельно насторожитесь, если при увольнении сотрудника расчёт задерживается или сумма меняется задним числом. Это показывает, что расчёты ведутся не по документам, а по ситуации.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождения письменно: составьте список вопросов с суммами и датами и передайте бухгалтеру. Попросите письменный ответ и подтверждающие документы. Устные обещания «поправить» не считаются решением.
Если расхождения повторяются, проверьте, кто отвечает за кадровые документы и табели. Часто ошибка не в расчёте, а в том, что в бухгалтерию вовремя не попали приказы и данные об отработанном времени. Наладьте передачу этих документов.
Когда ответов нет или они противоречат документам, стоит показать расчёты другому бухгалтеру и сверить результат. Это дешевле, чем разбираться с претензиями сотрудников и пересчётами задним числом.
Частые вопросы
Как проверить зарплату, если я не разбираюсь в расчётах?
Сравните расчётные листки с трудовыми договорами и выпиской по счёту. Суммы к выплате и даты должны совпадать. Расхождения просите объяснить письменно.
Обязательно ли выдавать сотрудникам расчётные листки?
Да, листок выдаётся каждому сотруднику при каждой выплате. Без него вы не увидите состав начислений и удержаний.
Что делать, если даты выплат всё время сдвигаются?
Запросите документ, где закреплены дни выплат, и график выплат на ближайшие месяцы. Сдвиги без объяснения причин — повод менять порядок расчётов.
Можно ли доверять расчётам, если бухгалтер работает удалённо?
Форма работы не важна. Важно, чтобы по каждому начислению были документы и расшифровка, а вы могли их получить в любой момент.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.