Расчёт при увольнении — это выплаты за отработанное время и компенсация за неиспользованный отпуск. Проверить его владелец может сам, не разбираясь в проводках: по документам видно, из чего сложилась сумма и совпадает ли она с тем, что сотрудник отработал. Ниже — что посмотреть и о чём спросить бухгалтера.
С чего начать: документы на увольнение
Сначала посмотрите, есть ли приказ об увольнении и заявление сотрудника. В приказе должны быть дата увольнения и основание, а дата должна совпадать с той, что указана в заявлении или соглашении сторон. Если даты расходятся, расчёт могли сделать не за тот период.
Затем возьмите расчётный листок. В нём по отдельности показаны оклад или сдельная часть за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и удержания. Если в листке одна общая сумма без расшифровки, попросите расшифровку — это нормальный запрос, а не недоверие.
Проверьте, что в документах есть подпись сотрудника об ознакомлении с приказом. Её отсутствие — повод уточнить, как оформляли увольнение.
Проверка суммы: три вещи, которые видно без бухгалтера
Первое — отработанные дни. Сравните табель за последний месяц с тем, что указано в расчёте. Если сотрудник работал полный месяц, а в расчёте стоит меньше дней, спросите почему.
Второе — неиспользованный отпуск. Посмотрите, сколько дней отпуска сотрудник отгулял за всё время работы и сколько ему осталось. Эти данные есть в графике отпусков и в личной карточке. Компенсация должна считаться за оставшиеся дни, а не за фиксированное число.
Третье — удержания. В расчётном листке должно быть видно, что именно удержали и на каком основании. Если удержание есть, а основания вы не знаете, попросите документ, на котором оно держится.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и получите ответы в письменном виде — так проще сверить позже.
- Из каких выплат сложилась итоговая сумма?
- За какой период взяты дни для расчёта отпускной компенсации?
- Какие удержания сделаны и по какому документу?
- Когда сотрудник получит деньги и каким способом?
- Какие документы останутся в деле сотрудника после увольнения?
Ответы должны быть короткими и по делу. Если бухгалтер отвечает общими словами и не может показать цифру в документе, это повод разобраться глубже.
Тревожные сигналы в учёте
Первый сигнал — расчёты делают вручную в таблице, без учётной системы. Ошибки в таких таблицах накапливаются, и заметить их постфактум сложно.
Второй — нет расчётных листков или они не выдаются сотрудникам. Тогда проверить начисления нечем ни вам, ни сотруднику.
Третий — суммы в расчётном листке не совпадают с суммами в платёжных документах. Это может быть техническая ошибка, но проверить нужно каждую.
Четвёртый — бухгалтер не может назвать, за какой период взяты данные для расчёта. Значит, расчёт не проверялся.
Пятый — документы по увольнению лежат в разных местах и не собраны в дело сотрудника. При проверке или споре собрать их будет сложно.
Что делать при найденных расхождениях
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: что именно не сходится и в каком документе. Отправьте бухгалтеру запрос с просьбой объяснить и при необходимости пересчитать.
Если ошибка подтвердилась, доплату нужно оформить документом и провести по учёту. Устное «поправим» без документа не годится: при следующей проверке или споре доказать нечего.
Если бухгалтер не может объяснить расчёт или отвечает уклончиво, стоит показать документы другому бухгалтеру — на разовую проверку, без передачи всего учёта. Так вы поймёте, единичная это ошибка или система.
После исправления проверьте, что в деле сотрудника остались приказ, расчётный листок и документ об исправлении. Это ваша защита, если сотрудник позже задаст вопросы.
Частые вопросы
Можно ли проверить расчёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на документы, а не на проводки: приказ, табель, расчётный листок. Если сумма в листке не складывается из указанных там частей, это уже повод задать вопрос.
Обязан ли бухгалтер выдать расшифровку расчёта?
Расчётный листок и так должен показывать состав выплат. Если в нём одна общая сумма, попросите расшифровку письменно — это обычная рабочая просьба.
Что делать, если сотрудник не согласен с суммой?
Покажите ему расчётный листок и документы, на которых основан расчёт. Если он прав, ошибку нужно исправить документом, а не устно.
Как часто проверять такие расчёты?
Достаточно смотреть расчёт при каждом увольнении. Это занимает немного времени и позволяет поймать ошибку до того, как она станет спором.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.