Проверить порядок в документах можно без знания бухгалтерии. Достаточно попросить конкретные бумаги и посмотреть, как быстро их находят и в каком они виде. Если документ ищут долго, он лежит в разных папках или существует только в переписке, это повод разобраться.
Запросите документы и засеките время
Начните с простого теста. Попросите бухгалтера показать договор с крупным поставщиком, акт за прошлый квартал и платёжное поручение к нему. Смотрите не на скорость ответа в мессенджере, а на то, сколько времени занимает поиск самого файла или папки.
Хороший признак — документы лежат по понятной системе: по годам, кварталам, контрагентам или типам операций. Вы сами, без подсказок, должны понимать, где искать нужную бумагу. Если бухгалтер каждый раз просит подождать и уходит «покопаться», система хранения слабая.
Проверьте, что у вас есть доступ к своей же документации. Вы владелец бизнеса, и бумаги по вашим операциям — не чужая собственность. Спросите, как вы получите копии, если бухгалтер заболеет или вы решите сменить подрядчика.
Сверьте бумаги с реальными операциями
Возьмите выписку по расчётному счёту за месяц и попросите показать документы по нескольким крупным списаниям. К каждому платежу должно быть основание: договор, счёт, акт, накладная или чек. Если по оплате нет подтверждающего документа, разберитесь почему.
Отдельно проверьте поступления. Деньги пришли от клиента — должен быть договор и закрывающий документ. Так вы увидите, ведётся ли учёт по факту или только по тому, что удобно показать.
Посмотрите на подписи и даты. Документы подписаны, даты совпадают с периодом операции, нет пустых полей и явных расхождений в суммах. Мелочи вроде опечатки в названии контрагента потом мешают при сверках и спорах.
Проверьте, как хранятся документы
Спросите, где физически лежат бумажные оригиналы и где электронные копии. Ответ «у меня на компьютере» — тревожный. Нужно понимать, что будет, если этот компьютер сломается или сотрудник уйдёт.
Хорошо, если есть резервные копии и понятное правило, что сканируется, а что хранится только на бумаге. Уточните, кто имеет доступ к папкам и как он меняется при увольнении сотрудника. Это вопрос безопасности, а не недоверия.
Проверьте, как обстоят дела с документами, которые нужны не каждый день: кадровые бумаги, договоры аренды, документы по имуществу. Их тоже должны находить быстро, а не «когда-нибудь разберём архив».
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и послушайте, насколько конкретны ответы. Как вы узнаете, что все документы за период собраны? Что происходит, если контрагент прислал документ с ошибкой? Кто отвечает за то, чтобы бумаги были подшиты?
Спросите, как строится работа с первичными документами: кто их запрашивает, как напоминает о недостающих, где фиксирует статус. Если ответ сводится к «я всё помню», это риск. Память подводит, а список недостающих документов — нет.
Уточните, что вы получите при смене бухгалтера или закрытии бизнеса. Документы должны передаваться в собранном виде, а не россыпью файлов. Договоритесь об этом заранее, пока отношения хорошие.
Тревожные сигналы
Первый признак проблемы — вы не можете быстро получить копию своего же документа. Второй — бухгалтер отвечает общими словами на вопрос, где лежит конкретная бумага. Третий — документы появляются только после вашего напоминания.
Настораживает, когда оригиналы хранятся у подрядчика и он неохотно отдаёт их даже на время. Также плохо, если нет списка недостающих документов и никто не может сказать, чего не хватает по конкретной сделке.
Отдельный сигнал — расхождения между тем, что вы знаете о сделках, и тем, что показывают документы. Если бухгалтер не может объяснить разницу простыми словами, стоит разобраться глубже.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте, какие именно документы найти не удалось. Составьте список и передайте его бухгалтеру письменно, чтобы был понятный перечень задач. Устные просьбы легко забываются обеими сторонами.
Договоритесь о простом правиле: все документы по операциям собираются и подшиваются в понятном порядке, а копии доступны вам в любой момент. Проверьте через месяц, изменилось ли что-то. Если нет — рассмотрите смену подрядчика или переход на другую схему работы.
Если документы в беспорядке, наведите порядок до того, как он понадобится для проверки, сделки или спора. Восстанавливать бумаги задним числом всегда сложнее, чем хранить их аккуратно.
Частые вопросы
Как быстро проверить, что документы в порядке, без глубокого аудита?
Попросите несколько документов по разным операциям и посмотрите, как быстро их находят. Если поиск занимает секунды и бумаги лежат по понятной системе, база в порядке.
Обязан ли бухгалтер отдавать мне копии документов?
Документы по вашим операциям — часть вашего бизнеса, и доступ к ним нужно оговорить заранее. Лучше закрепить порядок выдачи копий в договоре с подрядчиком.
Что делать, если часть документов потеряна?
Составьте перечень недостающего и обсудите с бухгалтером, как восстановить бумаги у контрагентов. Чем раньше начать, тем проще собрать подтверждения.
Можно ли хранить всё только в электронном виде?
Это зависит от типа документа и того, как организован обмен с контрагентами. Обсудите с бухгалтером, что сканируется, а что нужно держать на бумаге.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.