Учётная политика не создаст проблем при аудите, если она соответствует тому, как компания работает на самом деле, а бухгалтер может объяснить любое её положение простыми словами. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: посмотреть документы, задать несколько вопросов и сверить цифры из разных источников. Ниже — что именно смотреть и какие сигналы должны насторожить.
Что такое учётная политика на практике
Учётная политика — это внутренний документ, по которому компания ведёт учёт: какие способы и правила применяет, как признаёт доходы и расходы, как оценивает активы и обязательства. Для владельца она важна не формулировками, а тем, что по ней потом сверяют отчётность.
Проблемы при аудите начинаются не там, где политика «некрасивая», а там, где она расходится с реальностью. Если в документе одно, а в учёте и договорах другое, аудитор задаст вопросы, и отвечать придётся вам.
Признаки качественного учёта
Качественный учёт узнаётся по косвенным признакам, и их видно без специальных знаний.
- Отчётность сдаётся вовремя, и вы заранее знаете, когда это будет.
- Цифры в отчётности совпадают с тем, что вы видите в банке и в первичных документах.
- На любой ваш вопрос бухгалтер отвечает коротко и по делу, а не отсылает к сложным формулировкам.
- Документы хранятся так, что нужную бумагу находят быстро.
- Учётная политика — живой документ: её пересматривают, когда меняется работа компании.
Если хотя бы половина пунктов не выполняется, стоит разобраться, в чём дело, до того как начнётся аудит.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Начните с учётной политики. Прочитайте её и отметьте места, где написано то, чего в компании нет: например, описаны операции или направления, которыми вы не занимаетесь, или не упомянуто то, что делаете постоянно. Такое расхождение — первый повод для разговора с бухгалтером.
Сверьте отчётность с банковской выпиской. Остатки на счетах, крупные поступления и списания должны находить объяснение. Если цифра в отчёте не сходится с выпиской, попросите показать, из чего она сложилась.
Посмотрите на первичные документы. Договоры, акты, счета и накладные должны быть в порядке и относиться к тем операциям, которые вы действительно проводили. Отсутствие документов по крупным сделкам — серьёзный сигнал.
Проверьте, как учитываются ваши личные операции. Если вы как владелец берёте деньги из компании или платите её средствами за личные покупки, это должно быть оформлено и отражено в учёте. Хаотичные переводы «на себя» без документов почти всегда вызывают вопросы.
Наконец, задайте себе простой вопрос: сможете ли вы по документам восстановить, откуда взялась любая крупная сумма в отчётности. Если нет — это пробел, который лучше закрыть заранее.
Что спросить у бухгалтера
Разговор лучше вести не про проводки, а про смысл. Вот вопросы, на которые у бухгалтера должны быть понятные ответы.
- По какой учётной политике мы работаем и когда её последний раз пересматривали?
- Какие положения политики чаще всего применяются в нашей практике, а какие остались формальностью?
- Какие операции за последний период были самыми сложными и как вы их отразили?
- Каких документов нам не хватает и что мне нужно сделать, чтобы их получить?
- Что изменится в учёте, если мы начнём новое направление или заключим крупную сделку?
- Какие вопросы, по вашему мнению, задаст аудитор в первую очередь?
Если на вопросы отвечают уклончиво или переводят разговор на вашу некомпетентность, это само по себе ответ. Бухгалтер, который ведёт учёт качественно, объясняет решения без раздражения.
Тревожные сигналы
Обратите внимание на несколько типичных признаков неблагополучия.
Учётная политика не менялась годами, хотя компания выросла, сменила виды деятельности или начала работать с новыми контрагентами. Документ, который не отражает реальность, при аудите становится источником вопросов.
Отчётность и учёт ведутся «под сдачу»: главное — сдать вовремя, а сходится ли это с документами, никто не проверяет. Такой подход рано или поздно даёт расхождения.
Вы не можете получить простой ответ на простой вопрос, а любые уточнения сопровождаются ссылками на сложные правила. Это мешает вам контролировать дела компании.
Документы теряются, восстанавливаются «по памяти», крупные сделки оформлены задним числом. Каждая такая ситуация — риск при проверке.
Бухгалтер работает без резервных копий и без понятного порядка хранения документов. Потеря базы или бумаг ставит под угрозу всю отчётность.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вызывает сомнения: конкретные пункты политики, суммы, документы. Список конкретных вопросов обсуждать продуктивнее, чем общие претензии.
Затем проведите разговор с бухгалтером и попросите письменно пояснить спорные моменты. Письменный ответ дисциплинирует обе стороны и остаётся у вас как документ.
Если расхождения серьёзные, стоит привлечь независимого бухгалтера или аудитора для проверки учёта до начала аудита. Сторонний взгляд помогает найти то, что изнутри кажется нормальным.
По итогам проверки обновите учётную политику так, чтобы она соответствовала реальной работе компании. Изменения лучше вносить не в спешке перед проверкой, а заранее, чтобы учёт успел выстроиться по новым правилам.
И последнее: наладьте порядок хранения документов и резервное копирование учётной базы. Это недорого и снимает значительную часть рисков.
Частые вопросы
Как часто нужно пересматривать учётную политику?
Единого правила нет. Пересматривайте её, когда меняется работа компании: появляются новые направления, крупные сделки, другая схема расчётов. Если ничего не меняется, полезно всё равно возвращаться к документу и проверять, что он отражает реальность.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сверяйте отчётность с банковскими выписками и первичными документами, читайте учётную политику и задавайте бухгалтеру вопросы простыми словами. Если ответы непонятны или уклончивы, это уже сигнал.
Что делать, если бухгалтер отказывается объяснять решения?
Попросите письменные пояснения по конкретным пунктам. Если и после этого ясности нет, привлеките независимого бухгалтера или аудитора для проверки учёта. Решение о смене бухгалтера принимайте после того, как увидите полную картину.
Опасно ли менять учётную политику перед аудитом?
Само по себе изменение не опасно, если оно отражает реальную работу компании и оформлено документально. Опаснее оставить документ, который расходится с учётом. Вносите изменения заранее, чтобы учёт успел выстроиться по новым правилам.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.