6-НДФЛ — это расчёт, который налоговый агент сдаёт по доходам физлиц. В нём видно, сколько налога вы исчислили, удержали и перечислили. Заполнять его нужно по итогам каждого отчётного периода, а не только за год.
Кто сдаёт и в какие сроки
Сдают все, кто выплачивает доходы физлицам и выступает налоговым агентом. Это касается и ООО, и ИП с работниками. Если выплат не было, порядок сдачи зависит от вашего статуса — уточните его заранее, чтобы не пропустить отчёт.
Сроки привязаны к отчётным периодам. За первый квартал, полугодие и девять месяцев расчёт подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Это правило установлено ст. 230 НК РФ.
Отдельно есть документ со сведениями о доходах физлиц и суммах налога. Его подают не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Если у вас есть обособленные подразделения, сведения подаются с учётом этого.
Что входит в расчёт
Расчёт состоит из титульного листа и разделов. В первом разделе показывают общие суммы налога: исчисленного, удержанного и перечисленного. Во втором — расшифровку по датам выплат и срокам перечисления.
Суммы должны биться с тем, что вы реально удержали из выплат работникам. Если в расчёте одна цифра, а в платёжках другая, налоговая увидит расхождение. Поэтому перед заполнением сверьте выплаты, удержания и перечисления за период.
Порядок действий
Шаг первый — соберите данные по всем выплатам за период. Нужны суммы дохода, даты выплат и суммы удержанного налога. Отдельно отметьте выплаты, по которым срок перечисления налога приходится на другой период.
Шаг второй — определите дату фактического получения дохода. Для части доходов она определяется по особым правилам. Например, при получении дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах по заёмным средствам датой считается последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены такие средства. Это указано в ст. 223 НК РФ.
Шаг третий — заполните разделы расчёта. Сначала общие суммы, затем расшифровку по датам. Проверьте, что итоги разделов совпадают между собой.
Шаг четвёртый — сверьте расчёт с данными о доходах физлиц. Эти два документа должны быть согласованы. Расхождение между ними — частая причина вопросов от налоговой.
Шаг пятый — подпишите и отправьте расчёт. Сделайте это до крайнего срока, а не в последний день. Технические сбои при отправке не освобождают от ответственности за опоздание.
Частые ошибки
Первая ошибка — неверная дата фактического получения дохода. Из-за неё налог попадает не в тот период, и расчёт расходится с уплатой. Проверяйте даты по ст. 223 НК РФ, а не по дате приказа или ведомости.
Вторая ошибка — забытые выплаты. В расчёт должны попасть все доходы, из которых вы удержали налог, включая разовые премии и выплаты уволенным. Пропуск искажает суммы по первому разделу.
Третья ошибка — несогласованность с документом о доходах физлиц. Если суммы в двух отчётах разные, налоговая запросит пояснения. Проверяйте оба документа одновременно.
Четвёртая ошибка — опоздание со сдачей. За нарушение сроков предусмотрена ответственность, поэтому ставьте напоминание заранее. То же касается перечисления налога: расчёт показывает то, что вы реально перевели.
Что будет при ошибках
Налоговая сверяет расчёт с уплатой и с данными о доходах физлиц. При расхождениях она направляет требование о пояснениях. Ответить нужно в срок, указанный в требовании, иначе возможны дополнительные меры.
Если обнаружили ошибку сами, подайте уточнённый расчёт. Это лучше, чем ждать требования. Исправление снижает риск спора и лишних вопросов.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если работникам ничего не выплачивали?
Порядок зависит от вашего статуса налогового агента. Уточните его до наступления срока, чтобы не получить штраф за пропуск отчёта.
Когда сдавать расчёт за год?
За год расчёт подают не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Это срок из ст. 230 НК РФ.
Какую дату считать датой дохода при материальной выгоде по займу?
Последний день каждого месяца в течение срока, на который предоставлены заёмные средства. Основание — ст. 223 НК РФ.
Что делать, если нашли ошибку после сдачи?
Подайте уточнённый расчёт с верными суммами. Так вы исправите данные до того, как налоговая направит требование о пояснениях.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.