Качество учёта корректировочных счетов-фактур проверяется просто: сверьте документы с тем, что попало в учёт, и убедитесь, что изменения отражены в том периоде, к которому относятся. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, без знания проводок.
Что такое корректировочный счёт-фактура и когда он появляется
Корректировочный счёт-фактура оформляют, когда после отгрузки меняются условия сделки: цена, количество или объём. Его выставляет продавец, а покупатель получает документ на изменение стоимости. Если таких документов в вашей компании нет, а скидки, возвраты и пересчёты объёмов случаются, это первый повод задать вопрос бухгалтеру.
Проверка первая: документы совпадают с учётом
Возьмите папку корректировочных счетов-фактур за период и попросите бухгалтера показать, где каждый из них отражён. Сверяйте по трём признакам: номер и дата документа, контрагент, сумма изменения. Если документ есть в папке, но его нет в учёте, изменение стоимости повисло в воздухе.
Полезно проверить и обратное: нет ли в учёте корректировок, которых нет в документах. Такое бывает при ручном вводе и приводит к расхождениям с контрагентом.
Проверка вторая: период отражения
Изменение стоимости должно попасть в тот период, когда возникло основание для корректировки, а не в удобный месяц. Спросите бухгалтера, в каком периоде отражён каждый документ и почему. Если ответ «провели позже, чтобы не портить отчёт», это сигнал: отчётность за прошлый период может быть недостоверной.
Отдельно уточните, как учитываются корректировки, относящиеся к прошлым периодам. Здесь возможны разные решения, и владельцу важно понимать логику, а не только итоговую сумму.
Проверка третья: сверка с контрагентом
Раз в квартал или перед сдачей отчётности просите акт сверки с крупными поставщиками и покупателями. В сверке должны быть видны и первоначальные документы, и корректировки. Расхождение с контрагентом почти всегда означает ошибку у одной из сторон, и лучше найти её до того, как это сделает проверяющий.
Если контрагент присылает свой вариант сверки, сравните суммы корректировок построчно. Не ограничивайтесь итогом: две ошибки в разных строках могут дать верную сумму.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и попросите короткие ответы. Где в учёте отражён каждый корректировочный счёт-фактура? В каком периоде и почему? Совпадают ли суммы с документами контрагентов? Есть ли корректировки, по которым не хватает документов?
Ещё один вопрос: как вы отслеживаете, что все полученные и выставленные корректировки дошли до учёта? Ответ «я помню» — слабый. Хороший признак — реестр или таблица, где документы фиксируются по мере поступления.
Тревожные сигналы и что делать
Настораживает, когда корректировки проводятся «в конце года, чтобы всё сошлось». Плохо, если бухгалтер не может быстро показать, где отражён конкретный документ. Тревожно, когда сверки с контрагентами не делаются вовсе или расхождения годами не разбираются.
При таких сигналах не начинайте с поиска виноватого. Соберите папку корректировочных документов за период, запросите реестр отражённых корректировок и сверку с ключевыми контрагентами. По расхождениям попросите письменный перечень: документ, сумма, период, причина расхождения. Дальше решайте: исправлять учёт силами текущего бухгалтера или менять подход к работе.
Частые вопросы
Обязан ли владелец разбираться в корректировочных счетах-фактурах?
Нет, но он отвечает за достоверность отчётности. Достаточно уметь сверять документы с учётом и задавать бухгалтеру конкретные вопросы.
Как часто проверять корректировки?
Регулярно, а не раз в год. Перед сдачей отчётности и при крупных сделках со скидками или пересчётом объёмов.
Что делать, если корректировка не отражена?
Запросите у бухгалтера объяснение и письменный план исправления. Зафиксируйте, в каком периоде будет исправление и какие документы для этого нужны.
Можно ли проверить учёт без доступа к программе?
Да. Сверка документов с реестром корректировок и акты сверки с контрагентами дают понятную картину без работы в учётной системе.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.