6-НДФЛ сдает каждый налоговый агент по НДФЛ. Это значит: если вы платите физлицам доход, облагаемый НДФЛ, вы отчитываетесь по этой форме. Неважно, ООО это или ИП, есть у вас штат или вы привлекаете людей по договору подряда.
Кто обязан сдавать 6-НДФЛ
Обязанность возникает у налогового агента. Агент — тот, кто выплачивает доход и удерживает с него налог. Поэтому в список попадают:
- ООО и другие организации, у которых есть наемные работники по трудовым договорам.
- ИП, которые платят зарплату сотрудникам.
- ИП и организации, которые привлекают физлиц по гражданско-правовым договорам: подряд, оказание услуг, авторский договор.
- Компании, которые выплачивают доходы учредителям, не состоящим в штате, например дивиденды.
Если вы не платили физлицам ничего облагаемого, обязанности отчитываться за этот период у вас нет. Но как только появилась хотя бы одна выплата с удержанием НДФЛ, форма сдается.
Когда ИП освобожден от 6-НДФЛ
ИП на спецрежимах часто путают два налога. По доходам от своей предпринимательской деятельности ИП платит налог по своей системе, а не НДФЛ. В этом случае он не налоговый агент по таким суммам и 6-НДФЛ по ним не сдает.
Другое дело — выплаты физлицам как работодатель. Если ИП нанял сотрудников и платит им зарплату, он удерживает НДФЛ и сдает 6-НДФЛ на общих основаниях. Освобождения за статус ИП здесь нет.
Что делать: порядок действий
- Проверьте, есть ли у вас выплаты физлицам, с которых вы удерживаете НДФЛ. Посмотрите трудовые договоры, договоры подряда, платежные ведомости.
- Встаньте на учет как налоговый агент по месту своего учета. Если выплаты идут через обособленные подразделения, отчетность подается по месту их учета.
- Настройте учет доходов, удержанного и перечисленного налога. Форма строится на этих данных, а не на данных бухгалтерской прибыли.
- Сдавайте расчет по итогам отчетных периодов. Форма подается за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
- Перечисляйте удержанный налог в бюджет в установленные сроки. Отчетность и уплата — две разные обязанности, одна не заменяет другую.
Если у вас несколько обособленных подразделений, следите, чтобы отчетность не задвоилась и не потерялась. Каждое подразделение отчитывается по своим выплатам.
Частые ошибки
Сдают не все, кто должен. Типичный случай — ИП без штата, который привлек фрилансера по договору услуг. Выплата есть, НДФЛ удержать нужно, а отчет не подан.
Путают 6-НДФЛ и другие отчеты. Это отдельная форма по налогу на доходы физлиц. Она не заменяет отчетность по страховым взносам и не дублирует ее.
Указывают неверные суммы удержанного налога. Данные в расчете должны совпадать с тем, что фактически удержано и перечислено. Расхождения дают повод для вопросов и проверки.
Забывают про доходы в натуральной форме и материальную выгоду. Если вы оплатили что-то за сотрудника или выдали товаром, это тоже доход. Его нужно отразить.
Ошибаются с периодом отражения. Выплата попадает в тот расчет, в котором она произведена, а не в тот, к которому относится месяц начисления.
Последствия ошибок и просрочки
За непредставление расчета в срок налоговый агент несет ответственность. Это штраф, а при длительной задержке — блокировка счета. Точные размеры санкций зависят от ситуации, поэтому сверяйтесь с действующей редакцией норм НК РФ.
Отдельно наказывается недостоверность сведений. Если в расчете указаны неверные суммы налога, это тоже нарушение. Проверяйте данные перед отправкой.
Есть и другой риск — доначисление самого налога. Если выплату не отразили, инспекция может выявить ее по банковским операциям и доначислить НДФЛ вместе с пенями. Для владельца бизнеса это двойная нагрузка: и штраф за отчетность, и сам налог.
Как проверить себя
Задайте три вопроса. Платили ли вы в этом периоде физлицам что-либо, облагаемое НДФЛ? Удерживали ли вы с этих сумм налог? Подали ли расчет за соответствующий период?
Если на первые два вопроса ответ «да», а на третий — «нет», обязанность не выполнена. Проверьте договоры с подрядчиками и разовые выплаты: они чаще всего выпадают из учета.
Частые вопросы
ИП без сотрудников должен сдавать 6-НДФЛ?
Нет, если он не платит физлицам доходов с удержанием НДФЛ. Как только появляется такой доход, например по договору подряда, обязанность возникает.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если зарплата не начислялась?
Если выплат не было и НДФЛ не удерживался, отчитываться не за что. Но при нулевых выплатах уточните ситуацию: иногда обязанность сохраняется по другим основаниям.
Что будет, если не сдать расчет вовремя?
Налоговый агент несет ответственность: штраф, а при длительной задержке — блокировка счета. Кроме того, инспекция может доначислить сам налог.
Куда подавать расчет, если есть обособленные подразделения?
По месту учета каждого подразделения, по выплатам его сотрудников. Головная организация отчитывается по своим работникам отдельно.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.