Бухгалтер на первичной документации — это сотрудник, который собирает, проверяет и оформляет первичные документы: счета, акты, накладные, кассовые и платёжные документы. Он не отвечает за налоговую отчётность целиком, а закрывает вход в учёт: чтобы каждая операция была подтверждена документом. Такой человек нужен, если документов много и они приходят из разных мест.
Какие документы он ведёт
Первичный учётный документ — основание для записи в учёте. К нему относятся договоры, счета на оплату, акты выполненных работ, товарные накладные, кассовые чеки, платёжные поручения, авансовые отчёты сотрудников.
Бухгалтер на первичке проверяет, что документ получен от реального контрагента, подписан, содержит все обязательные реквизиты и соответствует договору. Он следит, чтобы не было задвоенных актов и потерянных накладных.
Отдельная часть работы — справка бухгалтера. По ст. 313 НК РФ первичные учётные документы, включая справку бухгалтера, подтверждают данные налогового учёта. Справкой оформляют расчёты и корректировки, для которых нет отдельного документа от контрагента.
Зачем это нужно бизнесу
По ст. 313 НК РФ данные налогового учёта должны показывать, как сформированы доходы и расходы, как определена доля расходов, принимаемых для налогообложения, каков остаток убытков, переносимых на будущие периоды, и как созданы резервы. Всё это строится на первичке. Нет документа — нет расхода.
Если первичка собирается хаотично, к концу квартала выясняется, что часть актов не подписана, а часть оплат не закрыта документами. Приходится восстанавливать бумаги задним числом, а это всегда риск. Налоговая может не принять расходы или вычеты, и спор придётся вести документами, которых у вас нет.
Есть и второй риск — налоговая тайна. По ст. 313 НК РФ содержание данных налогового учёта, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие к ним доступ, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение. Поэтому доступ к папкам с первичкой стоит ограничивать.
Как организовать работу
Сначала определите объём. Посчитайте, сколько счетов, актов и накладных проходит через компанию за месяц и сколько контрагентов их присылает. Если документов десятки и они однотипные, работу можно совместить с другими задачами. Если сотни и поток идёт из разных источников, нужен отдельный человек.
Затем зафиксируйте порядок. Кто запрашивает документы у контрагента, в какой срок, куда складывает, кто проверяет. Пропишите это в должностной инструкции или регламенте, чтобы не было ситуации «все думали, что акт запросил кто-то другой».
Настройте хранение. Документы должны лежать так, чтобы нужный акт находился за минуту: по контрагентам, по месяцам, по договорам. Электронные документы храните в папках с ограниченным доступом, бумажные — в папках с описью.
Проверяйте первичку до подписания, а не после. Если акт пришёл с ошибкой в реквизитах, вернуть его контрагенту проще до оплаты, чем потом просить исправления.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — принимать документы без проверки. Акт с неверными реквизитами или подписью неуполномоченного лица не подтверждает расход. Исправлять придётся через перевыставление документов.
Вторая — терять документы. Восстановление накладной или акта через контрагента занимает время, а иногда контрагент уже закрылся. Расход без документа не защитить.
Третья — путать первичку и регистры. По ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учёта служат первичные документы, аналитические регистры налогового учёта и расчёт налоговой базы. Регистры должны содержать наименование, период составления, измерители операции в натуральном и денежном выражении, наименование хозяйственных операций и подпись ответственного лица. Если регистры не ведутся, одной первички для налогового учёта недостаточно.
Четвёртая — открытый доступ к документам. Разглашение данных налогового учёта влечёт ответственность, поэтому круг лиц с доступом к первичке должен быть узким и понятным.
Нужен ли отдельный сотрудник
Отдельный бухгалтер на первичку оправдан, когда поток документов большой и постоянный. Тогда он успевает проверять бумаги до подписания и держит порядок в папках.
Если документов немного, задачи можно распределить: сбор и проверку первички поручить одному сотруднику, а налоговый учёт и отчётность оставить за бухгалтером. Главное — закрепить ответственность за конкретным человеком.
Отдельно проверьте обязанность сдавать годовую бухгалтерскую отчётность. По ст. 23 НК РФ организации, у которых нет обязанности представлять её в государственный информационный ресурс, сдают годовую отчётность в налоговый орган не позднее трёх месяцев после окончания отчетного года. Это не задача бухгалтера на первичке, но проверить, кто её закрывает, стоит заранее.
Частые вопросы
Чем бухгалтер на первичке отличается от главного бухгалтера?
Он отвечает за сбор, проверку и хранение первичных документов, а не за отчётность и налоговые расчёты целиком. Главный бухгалтер отвечает за учёт и отчётность в целом.
Можно ли поручить первичку сотруднику без бухгалтерского образования?
Можно, если есть регламент проверки документов и понятные критерии. Проверку спорных документов лучше оставить за бухгалтером.
Что делать, если контрагент не присылает акт?
Запросите документ письменно и зафиксируйте дату запроса. Пока акта нет, расход по этой операции подтвердить нечем.
Нужно ли хранить первичку в бумаге, если она есть в электронном виде?
Ориентируйтесь на формат, в котором документ подписан и получен. Доступ к электронным папкам ограничьте: данные налогового учёта относятся к налоговой тайне.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.