Налоговый учёт — это система обобщения информации для расчёта налоговой базы по данным первичных документов. Вы организуете его сами и закрепляете порядок ведения в учётной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учёта.
Зачем нужен налоговый учёт
Цель налогового учёта — собрать полную и достоверную информацию о том, как учтены ваши хозяйственные операции за отчётный и налоговый период. Эти данные нужны и вам, и внешним пользователям, чтобы контролировать правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налога в бюджет.
Проще говоря, бухгалтерский учёт показывает, как идут дела у бизнеса, а налоговый — сколько налогов вы должны заплатить и почему именно столько. Если налоговая база считается неверно, вы либо переплачиваете, либо получаете недоимку, пени и вопросы при проверке.
Чем налоговый учёт отличается от бухгалтерского
Это две разные системы, и совпадают они не всегда. Бухгалтерский учёт ведётся по правилам бухгалтерского законодательства, налоговый — по правилам НК РФ. Из-за разницы в правилах одна и та же операция может дать разный результат: расход, который вы видите в бухгалтерском учёте, может не уменьшать налоговую базу.
Отсюда и типичная ситуация: по бухгалтерским данным прибыль есть, а по налоговым — другая сумма. Именно поэтому налоговый учёт нужно вести отдельно или так, чтобы из бухгалтерских регистров можно было получить данные для налога.
Как организовать налоговый учёт: пошагово
Шаг 1. Определите, чего не хватает в бухгалтерских регистрах. Если в регистрах бухгалтерского учёта информации для расчёта налоговой базы недостаточно, у вас есть два пути. Вы вправе дополнить применяемые регистры бухгалтерского учёта дополнительными реквизитами, сформировав тем самым регистры налогового учёта. Либо вести самостоятельные регистры налогового учёта.
Шаг 2. Выберите систему. Систему налогового учёта вы организуете самостоятельно. Применять её нужно последовательно от одного налогового периода к другому — это принцип последовательности применения норм и правил налогового учёта.
Шаг 3. Закрепите порядок в учётной политике. Порядок ведения налогового учёта устанавливается в учётной политике для целей налогообложения, её утверждает руководитель. Это ваш внутренний документ, но именно на него смотрят при проверке: есть ли у вас правила, по которым вы считаете базу, и соблюдаете ли вы их.
Шаг 4. Настройте сбор первичных документов. Налоговый учёт строится на данных первичных документов, сгруппированных в установленном порядке. Если первичка приходит с опозданием или теряется, база считается неверно, даже при правильной методике.
Шаг 5. Проверьте регистры. Регистры налогового учёта должны давать всю информацию для расчёта базы. Если какого-то показателя в них нет, добавьте реквизит или заведите отдельный регистр.
Когда менять порядок учёта
Порядок учёта отдельных хозяйственных операций и объектов вы меняете, если изменилось законодательство о налогах. Просто так, из желания перестроить работу, правила менять нельзя: система должна применяться последовательно.
На практике это значит, что учётная политика на год утверждается заранее, а изменения в неё вносятся под изменения закона. Если вы поменяли методику посреди периода без основания, проверяющий увидит нестыковку в расчётах.
Частые ошибки и последствия
Нет учётной политики для целей налогообложения. Формально порядок ведения учёта не закреплён, и объяснить свои расчёты нечем. Это прямой риск при проверке и при споре о сумме налога.
Учётная политика есть, но не применяется. Правила записаны, а считают по-другому. Принцип последовательности нарушен, и разница между декларацией и регистрами становится поводом для вопросов.
Регистры не дают нужных данных. В них нет реквизитов, без которых базу не посчитать. Приходится собирать цифры вручную, и в расчётах появляются ошибки.
Первичка не связана с регистрами. Документы есть, но не сгруппированы так, как требует учёт. Проверить операцию от документа до декларации невозможно.
Последствия у всех этих ошибок похожи: неверная налоговая база, доначисление налога, пени и штраф за неполную уплату. Кроме того, вы теряете время на восстановление расчётов задним числом.
Что сделать в ноябре
До конца года проверьте три вещи. Первое — есть ли учётная политика для целей налогообложения, утверждённая руководителем. Второе — совпадает ли то, что в ней написано, с тем, как реально считают налог. Третье — хватает ли ваших регистров, чтобы посчитать базу без ручных выборок.
Если хотя бы по одному пункту ответ «нет», начните с учётной политики: опишите в ней порядок ведения налогового учёта и приведите расчёты в соответствие с ним. Это дешевле, чем восстанавливать учёт после проверки.
Частые вопросы
Обязательно ли вести налоговый учёт отдельно от бухгалтерского?
Нет. Если в регистрах бухгалтерского учёта достаточно информации для расчёта базы, отдельные регистры не нужны. Можно дополнить бухгалтерские регистры нужными реквизитами.
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Руководитель организации. Порядок закрепляется в учётной политике для целей налогообложения.
Может ли налоговая обязать меня использовать конкретные формы?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта.
Когда можно изменить порядок учёта?
Когда меняется законодательство о налогах — тогда вы меняете порядок учёта отдельных операций или объектов. Без такого основания правила должны применяться последовательно.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.