Бухгалтерский учёт собирает информацию об операциях, а налоговый — превращает её в налоговую базу. Владельцу достаточно понимать три вещи: какие документы подтверждают операции, где хранятся данные для расчёта налогов и кто отвечает за порядок учёта. Отвечает за него сама организация или ИП, даже если учёт ведёт сторонняя компания.
Что такое налоговый учёт по ст. 313 НК РФ
Налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Строится она на данных первичных документов, сгруппированных в порядке, который установлен НК РФ. Проще говоря, это не отдельная «вторая бухгалтерия», а способ собрать из документов цифры для декларации.
Цель — сформировать полную и достоверную информацию о том, как учитывались операции за отчётный и налоговый период. Этими данными пользуются и внутри компании, и снаружи — для контроля за правильностью исчисления и полнотой уплаты налога.
Данные налогового учёта должны показывать:
- как формируются доходы и расходы;
- как определяется доля расходов, учитываемых для налогообложения в текущем периоде;
- какой остаток расходов или убытков переносится на следующие периоды;
- как формируются суммы создаваемых резервов;
- какова задолженность по расчётам с бюджетом по налогу.
Если этих сведений нет в регистрах бухгалтерского учёта, организация вправе дополнить их нужными реквизитами — получить регистры налогового учёта. Другой вариант — вести самостоятельные регистры. Выбор фиксируется в учётной политике.
Какие документы подтверждают данные учёта
Подтверждением данных налогового учёта по ст. 313 НК РФ служат три группы документов. Первая — первичные учётные документы, включая справку бухгалтера. Вторая — аналитические регистры налогового учёта. Третья — расчёт налоговой базы.
К регистрам есть обязательные требования. В форме аналитического регистра должны быть:
- наименование регистра;
- период или дата составления;
- измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном.
Проверьте, что у вас есть сами первичные документы и регистры, а не только цифры в программе. При споре с налоговой подтверждать операцию придётся документами.
Кто устанавливает порядок учёта
Систему налогового учёта организация организует самостоятельно. Действует принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учёта закрепляется в учётной политике для целей налогообложения, её утверждает руководитель.
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. То есть шаблон регистров вы выбираете сами и закрепляете у себя.
Менять порядок учёта отдельных операций или объектов можно при изменении законодательства о налогах. Если меняете правила по своей инициативе, закрепите это в учётной политике — иначе инспекция увидит разнобой между периодами.
Как считается налоговая база и что делать с ошибками
Организации исчисляют налоговую базу по итогам каждого налогового периода. Основа — данные регистров бухгалтерского учёта и (или) иные документально подтверждённые данные об объектах, подлежащих налогообложению либо связанных с ним (ст. 54 НК РФ).
Если нашли ошибку или искажение в исчислении базы за прошлые периоды, перерасчёт делается за период, в котором ошибка была совершена. Не «исправляем» её текущими цифрами. Это меняет суммы налога за прошлое и может привести к доплате, пене и уточнённой декларации.
Практический порядок действий при находке:
- Определите период, к которому относится искажение.
- Найдите первичный документ, подтверждающий правильную сумму.
- Пересчитайте базу и налог за этот период.
- Отразите исправление в регистрах и сдайте уточнённую отчётность, если налог изменился.
Частые ошибки владельца в учёте
Нет учётной политики или она формальная. Порядок налогового учёта должен быть утверждён руководителем. Без документа неясно, какие регистры вы применяете и как считаете резервы и перенос убытков.
Регистры не содержат обязательных реквизитов. Отсутствие наименования, периода или измерителей делает регистр слабым подтверждением. Проверьте формы, которые формирует программа.
Документы есть, но операции в них не совпадают с учётом. Первичка, регистры и расчёт базы должны сходиться. Расхождение — первый повод для вопросов при проверке.
Ошибки прошлых лет правят текущим периодом. По ст. 54 НК РФ перерасчёт делается за период совершения ошибки. Иначе искажаются сразу два периода.
Собственник не смотрит на задолженность перед бюджетом. Данные налогового учёта включают сумму задолженности по расчётам с бюджетом по налогу. Это ваш ранний сигнал о проблеме.
Что держать под контролем собственнику
Запросите у того, кто ведёт учёт, учётную политику для целей налогообложения и перечень применяемых регистров. Сверьте, что регистры содержат обязательные реквизиты и что по ним можно собрать доходы, расходы, резервы и остаток убытков.
Раз в месяц смотрите три вещи: расчёт налоговой базы, сумму задолженности перед бюджетом и наличие первичных документов по крупным операциям. Так ошибка находится до декларации, а не после требования из инспекции.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести налоговый учёт так же, как ООО?
Статья 313 НК РФ говорит об организациях: систему учёта они организуют сами и закрепляют в учётной политике. Для ИП порядок зависит от применяемого режима налогообложения — уточните его под свою ситуацию.
Можно ли вести только бухгалтерский учёт и не делать налоговые регистры?
Да, если в регистрах бухгалтерского учёта достаточно информации для определения налоговой базы. Иначе регистры дополняют нужными реквизитами или ведут самостоятельные регистры налогового учёта.
Налоговая может требовать регистры по своей форме?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. Формы вы определяете сами.
Что будет, если ошибка в базе найдена за прошлый год?
Перерасчёт базы и суммы налога производится за период, в котором была совершена ошибка. Готовьтесь доплатить налог за тот период и подать уточнённые данные.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.