Менеджер по кадровому делопроизводству — это сотрудник, который ведёт документы по работникам: приём, переводы, отпуска, увольнения, приказы, личные карточки, табели и графики. Владельцу бизнеса он нужен, чтобы кадровые бумаги были в порядке и выдерживали проверку. Если оформлять кадры «между делом», ошибки копятся и всплывают при первой же проверке или споре с работником.
Какие задачи закрывает такой сотрудник
Ведение трудовых договоров и дополнительных соглашений. Он готовит договор при приёме, следит, чтобы условия совпадали с приказом, и вовремя оформляет изменения: перевод, новую должность, другой оклад.
Оформление приказов и личных карточек. Каждое кадровое решение — приём, отпуск, увольнение, поощрение, дисциплинарное взыскание — оформляется документом. Без приказа решение для проверяющих и суда не существует.
Учёт рабочего времени и отпусков. Табель, график отпусков, заявления на отпуск, больничные — всё это должно быть заполнено и подписано в срок. Отдельная задача — следить, чтобы работники реально уходили в отпуск, а не копили дни годами.
Хранение и выдача документов. Трудовые книжки, личные дела, копии приказов, справки для работников. Он же готовит документы по запросам самих работников и по требованиям проверяющих.
Как передать кадры менеджеру: порядок действий
Сначала опишите, что именно передаёте. Составьте перечень: трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели, график отпусков, локальные акты. Без перечня часть документов потеряется при передаче.
Проведите сверку по людям. Сверьте список работников с документами: у каждого должен быть договор, приказ о приёме и запись о приёме на работу. Расхождения фиксируйте письменно.
Передайте дела по акту. В акте укажите, какие папки и документы передаются, за какие периоды и в каком состоянии. Акт подписывают обе стороны, по копии остаётся у каждой.
Закрепите порядок работы. Определите, кто подписывает приказы, в какие сроки менеджер готовит документы и как вы получаете сводку. Например, раз в месяц — отчёт о приёмах, увольнениях и остатке неиспользованных отпусков.
Проверьте доступы. Если кадры ведутся в программе или онлайн-сервисе, менеджеру нужен доступ, а вам — понимание, кто и что может менять. Права на удаление документов лучше не давать никому, кроме вас.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Работа без письменного трудового договора или с договором, который подписан позже фактического допуска. Это первое, что проверяют при споре с работником.
Приказы «задним числом». Документ, оформленный после события, легко оспорить. Даты в приказе, договоре и табеле должны совпадать.
Отпуска только на бумаге. График отпусков составлен, но работники не отдыхают, а дни копятся. При увольнении это превращается в крупную компенсацию.
Нет подтверждения, что работник ознакомлен с документами. Подпись работника под приказом, локальным актом или графиком отпусков — это доказательство. Без неё документ для проверки почти ничего не значит.
Потеря документов при смене сотрудника. Кадры уходят вместе с человеком, который их вёл, если передача не оформлена актом.
Последствия для бизнеса
Спор с работником почти всегда решается по документам. Если договора, приказа или подписи нет, доказывать свою позицию приходится вам, и нередко это заканчивается выплатами.
Проверка начинается с кадровых бумаг. Отсутствие обязательных документов или ошибки в них — повод для замечаний и требований всё исправить.
Внутренние конфликты. Когда нет графика отпусков и понятных правил, работники начинают договариваться напрямую, а вы узнаёте об этом последним.
Что учесть при подборе
Смотрите не на диплом, а на опыт ведения кадров в небольшой компании. Попросите рассказать, как человек оформлял приём и увольнение, что делал при проверке.
Дайте тестовое задание на реальных обезличенных документах. Так видно, замечает ли кандидат ошибки в датах и подписях.
Решите заранее, будет это штатный сотрудник или работа по договору. От этого зависит, кто отвечает за ошибки и как быстро вы получите документы.
Частые вопросы
Обязателен ли отдельный менеджер по кадровому делопроизводству?
Нет. Кадровые документы может вести сам владелец, бухгалтер или внешний исполнитель. Важно, чтобы документы были в порядке и был назначен ответственный.
Можно ли передать кадры на аутсорсинг?
Да. В этом случае вы передаёте документы по акту и закрепляете порядок работы: кто готовит приказы, кто их подписывает и в какие сроки.
Что проверить в первую очередь, если кадры давно не велись?
Сверьте список работников с договорами и приказами о приёме. Затем проверьте график отпусков и подписи работников под документами.
Кто отвечает за ошибки в кадровых документах?
Отвечает работодатель. Поэтому даже при передаче дел по акту подписывать кадровые документы должен человек, который понимает последствия.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.