Методология налогового учёта — это ваши собственные правила, по которым вы собираете информацию для расчёта налоговой базы. Государство не выдаёт обязательный шаблон: систему учёта вы организуете сами и закрепляете её в учётной политике для целей налогообложения. Утверждает её руководитель.
Что говорит закон об организации учёта
Налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе первичных документов. Данные группируются в порядке, который предусмотрен Налоговым кодексом. Так это определено в ст. 313 НК РФ.
Систему учёта вы организуете самостоятельно. Работает принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому. Менять порядок учёта отдельных операций можно, если изменилось законодательство о налогах и сборах или вы поменяли применяемые методы учёта.
Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учёта. Это значит, что инспекция не может требовать от вас конкретный бланк регистра. Но она вправе проверить, как вы считаете базу и чем подтверждаете цифры.
Учётная политика — основной документ
Порядок ведения налогового учёта устанавливается в учётной политике для целей налогообложения. Этот документ утверждает руководитель. Без него учёт превращается в набор разрозненных действий, которые сложно объяснить при проверке.
Что стоит зафиксировать в политике. Прежде всего — порядок формирования доходов и расходов. Дальше — порядок определения доли расходов, которые учитываются для целей налогообложения в текущем периоде. Отдельно опишите сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесёте на расходы в следующих периодах. И порядок формирования сумм создаваемых резервов.
Если вы начали новый вид деятельности, вы обязаны определить и отразить в учётной политике принципы и порядок его отражения для целей налогообложения. Это прямо предусмотрено ст. 313 НК РФ. Новое направление бизнеса без записи в политике — типичная причина споров о расходах.
Решение об изменении политики при смене применяемых методов учёта принимается с начала нового налогового периода. Если меняется законодательство о налогах и сборах — не ранее чем с момента вступления в силу этих изменений.
Чем подтверждать данные налогового учёта
Закон называет три вида подтверждений. Первое — первичные учётные документы, включая справку бухгалтера. Второе — аналитические регистры налогового учёта. Третье — расчёт налоговой базы.
Если в регистрах бухгалтерского учёта не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнять их нужными реквизитами. Так вы формируете регистры налогового учёта. Другой вариант — вести самостоятельные регистры налогового учёта. Выбор за вами, но он должен быть описан в политике.
Формы аналитических регистров для определения налоговой базы должны содержать обязательные реквизиты. Среди них: наименование регистра, период или дата составления, измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении. Проверьте свои формы на эти поля — их отсутствие делает регистр уязвимым при проверке.
Порядок действий для владельца бизнеса
Шаг первый — определите, на каких данных вы считаете налог. Это регистры бухгалтерского учёта с дополнениями или отдельные налоговые регистры. Решение зафиксируйте письменно.
Шаг второй — составьте учётную политику для целей налогообложения. Опишите в ней формирование доходов и расходов, распределение расходов, перенос убытков, резервы. Утвердите документ у руководителя.
Шаг третий — проверьте формы регистров на обязательные реквизиты. Если регистр не содержит наименование, период, измерители операции, дополните форму.
Шаг четвёртый — наладьте хранение первичных документов и справок бухгалтера. Именно они подтверждают данные учёта.
Шаг пятый — введите правило: любое изменение методов учёта оформляется решением и применяется с начала нового налогового периода. Так вы сохраняете последовательность, которой требует ст. 313 НК РФ.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — учёт «в голове» и в таблицах без утверждённой политики. При проверке нечем объяснить, почему расход учтён именно так. Данные учёта должны отражать порядок формирования доходов и расходов, и этот порядок должен быть где-то закреплён.
Вторая ошибка — менять правила посреди года. Принцип последовательности применения норм и правил налогового учёта означает, что правила действуют от периода к периоду. Смена методов учёта посреди налогового периода противоречит ст. 313 НК РФ.
Третья ошибка — начать новое направление деятельности и не описать его в политике. Закон прямо обязывает это сделать.
Четвёртая ошибка — регистры без обязательных реквизитов. Такой документ сложно использовать как подтверждение расчёта.
Последствие у всех этих ошибок общее: налоговая база может быть поставлена под сомнение. Тогда расходы или вычеты снимут, а налог доначислят. Спорить будет трудно, если ваша методология не описана и не подтверждена документами.
Частые вопросы
Обязан ли бизнес вести отдельные регистры налогового учёта?
Нет. Вы вправе дополнять регистры бухгалтерского учёта нужными реквизитами либо вести самостоятельные регистры налогового учёта. Выбор закрепляется в учётной политике.
Кто утверждает учётную политику для целей налогообложения?
Руководитель организации. Порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в этом документе, как указано в ст. 313 НК РФ.
Когда можно изменить порядок налогового учёта?
При смене применяемых методов учёта — с начала нового налогового периода. При изменении законодательства о налогах и сборах — не ранее вступления в силу этих изменений.
Может ли инспекция требовать конкретную форму регистра?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. Но обязательные реквизиты в ваших формах должны быть.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.