Методы налогового учета — это способы, которыми вы собираете данные для расчета налогов. Основа один: первичные документы, регистры и расчет налоговой базы. Порядок вы выбираете сами и закрепляете в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ).
Что такое налоговый учет по закону
Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы. Данные берут из первичных документов и группируют по правилам Налогового кодекса (ст. 313 НК РФ).
Цель — собрать полную и достоверную информацию о том, как учтены хозяйственные операции за отчетный и налоговый период. Эти данные нужны и вам, и проверяющим: чтобы контролировать правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налога в бюджет.
Систему налогового учета организация организует самостоятельно. Работает принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому. Менять порядок учета отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах.
Два метода: дополнять бухгалтерские регистры или вести отдельные
Первый метод — доработать бухгалтерский учет. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнить их нужными реквизитами. Так бухгалтерские регистры становятся регистрами налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Второй метод — вести самостоятельные регистры налогового учета. Этот путь выбирают, когда правила бухгалтерского и налогового учета сильно расходятся и доработка становится громоздкой.
Оба метода законны. Выбор фиксируется в учетной политике. Налоговые и иные органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Что должно быть в регистрах
Подтверждают данные налогового учета три вещи: первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).
Формы аналитических регистров вы разрабатываете сами, но обязательные реквизиты в них должны быть. Перечень такой (ст. 313 НК РФ):
- наименование регистра;
- период (дата) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и расшифровка подписи ответственного за составление регистра.
Данные налогового учета должны показывать порядок формирования доходов и расходов. В них отражают долю расходов, учитываемых в текущем периоде, остаток расходов или убытков, который пойдет в следующие периоды, суммы создаваемых резервов и задолженность по расчетам с бюджетом по налогу (ст. 313 НК РФ).
Порядок действий для владельца бизнеса
Шаг 1. Определите, каких данных не хватает. Сравните, что требует налоговый учет и что уже есть в бухгалтерских регистрах. Если информации достаточно, отдельный учет не нужен.
Шаг 2. Выберите метод. Дополняете бухгалтерские регистры реквизитами или заводите самостоятельные регистры налогового учета. Решение закрепите в учетной политике для целей налогообложения.
Шаг 3. Опишите порядок ведения налогового учета в учетной политике. Документ утверждает руководитель (ст. 313 НК РФ). Пропишите, какие регистры применяете, кто их составляет и подписывает.
Шаг 4. Разработайте формы регистров. Проверьте, что в каждой есть все обязательные реквизиты из перечня выше.
Шаг 5. Настройте сбор первичных документов. Без них регистры и расчет базы ничего не подтверждают. Справка бухгалтера тоже относится к первичным учетным документам (ст. 313 НК РФ).
Шаг 6. Ограничьте доступ к данным. Содержание данных налогового учета, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ, обязаны ее хранить и несут ответственность за разглашение (ст. 313 НК РФ).
Частые ошибки и последствия
Ошибка первая: учет ведется без учетной политики. Порядок ведения налогового учета должен быть установлен именно в ней, с утверждением руководителем (ст. 313 НК РФ). Без документа нечем подтвердить, что вы применяли правила последовательно.
Ошибка вторая: в регистрах нет обязательных реквизитов. Формы аналитических регистров должны содержать наименование, период составления, измерители, наименование операций и подпись ответственного (ст. 313 НК РФ). Регистр без подписи сложно считать подтверждением данных учета.
Ошибка третья: регистры не связаны с первичкой. Подтверждением данных налогового учета служат первичные документы, регистры и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Если цифра в регистре ничем не подкреплена, при проверке возникнут вопросы.
Ошибка четвертая: правила меняются от периода к периоду. Принцип последовательности означает, что нормы и правила применяются от одного налогового периода к другому (ст. 313 НК РФ). Менять порядок учета отдельных операций можно при изменении законодательства о налогах.
Ошибка пятая: свободный доступ к данным учета. Разглашение налоговой тайны влечет ответственность по действующему законодательству (ст. 313 НК РФ). Ограничьте круг лиц, которые видят регистры и первичные документы.
Последствие ошибок одно: вы не можете подтвердить расчет налоговой базы. А значит, рискуете получить претензии по исчислению и уплате налога — именно для контроля за этим и формируются данные налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Частые вопросы
Обязательно ли вести отдельные регистры налогового учета?
Нет. Если в регистрах бухгалтерского учета достаточно информации для определения налоговой базы, можно дополнять их нужными реквизитами. Отдельные регистры — альтернатива, а не обязанность (ст. 313 НК РФ).
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Руководитель организации. Порядок устанавливается в учетной политике для целей налогообложения и утверждается им же (ст. 313 НК РФ).
Может ли налоговая требовать конкретные формы регистров?
Нет. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (ст. 313 НК РФ). Формы разрабатываете вы, но с обязательными реквизитами.
Что подтверждает данные налогового учета?
Первичные учетные документы, включая справку бухгалтера, аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Храните их вместе, чтобы связь между цифрами была видна.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.