Да, главный бухгалтер может подписывать УПД, если у него есть на это полномочия. Право подписи даёт приказ или доверенность от имени организации. Без такого документа подпись главбуха на УПД не подтверждает сделку для покупателя и налоговой.
Что такое УПД и при чём здесь счёт-фактура
УПД — это универсальный передаточный документ. Он заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и первичный документ о передаче товара, работ или услуг. Поэтому к подписи на нём предъявляют требования как к счёту-фактуре.
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью от имени организации. Так сказано в ст. 169 НК РФ. Если УПД выполняет роль счёта-фактуры, это правило распространяется и на него.
Для индивидуального предпринимателя правило другое. Счёт-фактуру подписывает сам ИП либо лицо, уполномоченное доверенностью от его имени. В подписи указывают ОГРНИП и дату его присвоения.
Кто именно может подписать УПД
Подписать УПД со стороны продавца вправе несколько категорий лиц. Выбор зависит от того, как у вас устроено управление и кому вы доверяете документы.
- Руководитель организации. Подписывает по должности, отдельный приказ не нужен.
- Главный бухгалтер. Подписывает, если право подписи закреплено приказом или доверенностью.
- Иное уполномоченное лицо. Например, заместитель директора, начальник отдела или сотрудник, который ведёт документы. Основание — приказ или доверенность.
Обратите внимание на формулировку нормы: подпись ставит руководитель и главный бухгалтер либо иные уполномоченные лица. То есть закон не требует, чтобы на документе стояли обе подписи одновременно. Достаточно подписей тех лиц, которые уполномочены.
Если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, суммы в счёте-фактуре могут быть указаны в валюте. Это не влияет на состав подписантов.
Как оформить право подписи главному бухгалтеру
Порядок простой, но его нужно соблюсти до того, как главбух впервые подпишет УПД. Иначе документ может вызвать вопросы у покупателя и у налоговой.
- Издайте приказ о распределении полномочий по подписанию документов. Укажите в нём должность, фамилию и инициалы сотрудника, виды документов, которые он вправе подписывать, и дату, с которой действует право.
- Если главбух подписывает документы за пределами своей обычной роли, оформите доверенность от имени организации. В доверенности перечислите конкретные полномочия.
- Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Это подтвердит, что он знает границы своих полномочий.
- Проверьте, что в УПД в строке подписи указаны корректные данные: должность, фамилия и инициалы, а при электронном документообороте — действующий сертификат электронной подписи.
Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя либо иных лиц, уполномоченных приказом или доверенностью. Это правило прямо закреплено в ст. 169 НК РФ. Значит, для электронных УПД приказ или доверенность тоже нужны.
Ошибки, которые создают проблемы
Чаще всего бизнес теряет деньги и время из-за мелочей в оформлении. Вот что встречается на практике.
- Главбух подписывает УПД без приказа и доверенности. Покупатель может отказаться принять документ, а вычет по НДС окажется под угрозой.
- В приказе не указаны виды документов. Формулировка «право подписи на документах» слишком размытая. Перечислите УПД, счета-фактуры, акты, накладные.
- Приказ издан задним числом. Это видно по реквизитам и вызывает вопросы при проверке. Оформляйте документ до первой подписи.
- Сотрудник уволился, а приказ не отменили. Новый человек подписывает документы по старому приказу. Издайте новый приказ или внесите изменения.
- Электронную подпись оформили на сотрудника, а приказа о полномочиях нет. Сертификат подтверждает личность, но не полномочия.
Последствия зависят от ситуации. Покупатель может вернуть документ и попросить переоформить. Налоговая при проверке может снять вычет по НДС у вашего контрагента и задать вопросы вам. Спор с контрагентом о поставке тоже осложнится, если подпись на УПД не подтверждена полномочиями.
Что сделать владельцу бизнеса
Проверьте, как у вас оформлены полномочия на подпись. Это займёт немного времени, но снимет риск споров.
- Составьте список сотрудников, которые фактически подписывают УПД и другие документы.
- Сверьте список с приказами и доверенностями. Если по кому-то документа нет, оформите его.
- Убедитесь, что в приказах указаны конкретные виды документов и дата начала действия полномочий.
- Проверьте сертификаты электронных подписей. Они должны быть действующими, а полномочия владельца — подтверждены приказом или доверенностью.
- Храните приказы и доверенности в одном месте. При запросе покупателя или налоговой вы сможете быстро подтвердить право подписи.
Отдельно про налоговый учёт. Содержание данных налогового учёта, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации, обязаны её хранить. Поэтому доступ к УПД и приказам о подписи стоит ограничить кругом тех, кому он действительно нужен.
Частые вопросы
Может ли главный бухгалтер подписывать УПД без доверенности?
Может, если право подписи закреплено приказом по организации. Приказ — такое же основание, как и доверенность. Без любого из этих документов подпись главбуха не подтверждает его полномочия.
Нужны ли на УПД подписи и директора, и главного бухгалтера?
Нет, не обязательно. Норма допускает подписи руководителя и главного бухгалтера либо иных уполномоченных лиц. Главное, чтобы у подписавшего были полномочия.
Можно ли оформить право подписи задним числом?
Так делать не стоит. Документ, изданный после подписания УПД, выглядит как попытка закрыть пробел. Оформляйте приказ или доверенность до первой подписи.
Что будет, если УПД подписан без полномочий?
Покупатель может не принять документ и потребовать переоформить. Налоговая при проверке может поставить под сомнение вычет по НДС. Риск сохраняется и в споре с контрагентом о поставке.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.