Вести учёт без оплаты можно, если вы делаете это сами: закон не требует покупать бухгалтерские услуги. Другое дело, что бесплатным такой учёт будет только по деньгам — время и внимание вы всё равно потратите. Ниже разобрано, что именно обязан делать налогоплательщик и где чаще всего ошибаются те, кто ведёт учёт своими силами.
Что закон требует от владельца бизнеса
Обязанности налогоплательщика перечислены в ст. 23 НК РФ. Вы должны уплачивать законно установленные налоги, встать на учёт в налоговых органах, если такая обязанность предусмотрена Кодексом, и вести в установленном порядке учёт своих доходов, расходов и объектов налогообложения. Там же — обязанность представлять налоговые декларации и расчёты, а также уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов, если это предусмотрено законодательством.
Отдельно ст. 23 НК РФ обязывает представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, и выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений. Это значит, что учёт нужен не «для порядка», а чтобы вы могли подтвердить свои цифры по требованию.
Есть и обязанность по отчётности для организаций, у которых нет обязанности сдавать годовую бухгалтерскую отчётность в государственный информационный ресурс. Такие организации представляют её в налоговый орган по месту нахождения не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года. Исключения перечислены в той же норме: например, когда организация не обязана вести бухгалтерский учёт.
Что такое налоговый учёт и кто его настраивает
По ст. 313 НК РФ налоговый учёт — это система обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в порядке, предусмотренном Кодексом. Проще говоря, это не отдельная «вторая бухгалтерия», а способ собрать из первички цифры для налогов.
Систему налогового учёта вы организуете сами. Порядок ведения закрепляется в учётной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель. Применять её нужно последовательно от одного налогового периода к другому.
Если в регистрах бухгалтерского учёта не хватает информации для расчёта налоговой базы, вы вправе дополнить применяемые регистры дополнительными реквизитами — так получаются регистры налогового учёта. Можно и вести самостоятельные регистры. Обязательных форм документов налогового учёта налоговые органы устанавливать не вправе.
Как вести учёт самому: порядок действий
Начните с учётной политики. Опишите в ней, как вы учитываете доходы и расходы, какие регистры применяете, как формируете налоговую базу. Документ утверждает руководитель, и дальше вы работаете по нему, а не переписываете правила каждый месяц.
Дальше наладьте первичку. Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться документом: договором, счётом, актом, платёжным документом. Налоговый учёт строится именно на данных первичных документов, поэтому «потом восстановим» здесь не работает.
Затем заведите регистры. Это могут быть доработанные регистры бухгалтерского учёта или отдельные таблицы. Главное — чтобы из них складывалась налоговая база и было видно, откуда взялась каждая сумма.
И последнее — сроки отчётности. Декларации, расчёты и уведомления об исчисленных суммах нужно сдавать в установленном порядке, когда такая обязанность предусмотрена законодательством. Если не успеваете сами, лучше заранее решить, кто это делает, чем пропустить срок.
Сколько лет хранить документы
Ст. 23 НК РФ требует в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В том числе нужно хранить документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание налогов.
Пять лет — это не «минимальный срок, после которого можно всё удалить», а обязанность. Если документов нет, подтвердить расходы или вычеты при проверке будет нечем. Храните первичку, регистры и отчётность так, чтобы нужный документ можно было найти за несколько минут, а не за неделю.
Частые ошибки тех, кто ведёт учёт сам
Первая ошибка — учётная политика «для галочки». Если порядок ведения налогового учёта не описан или описан формально, вы сами теряете ориентир, а проверяющий видит расхождения между декларацией и документами.
Вторая — отсутствие первички. Налоговый учёт по ст. 313 НК РФ строится на данных первичных документов. Нет документа — нет и операции, которую можно учесть.
Третья — путаница между бухгалтерским и налоговым учётом. Это разные системы с разными задачами, и подменять одну другой нельзя. Если регистров бухгалтерского учёта не хватает, их нужно дополнить или вести отдельные регистры налогового учёта.
Четвёртая — пропущенные сроки. Обязанность сдавать декларации, расчёты и уведомления об исчисленных суммах не исчезает от того, что учёт ведётся бесплатно. Пропуск срока — это нарушение, за которое придётся отвечать.
Когда бесплатный учёт обходится дороже
Бесплатный учёт своими силами разумен, пока операций немного и вы понимаете, что делаете. Когда появляются сотрудники, несколько видов деятельности, экспорт или работа с НДС, ошибки в регистрах и первичке начинают накапливаться. Исправлять их задним числом всегда сложнее, чем вести правильно с начала периода.
Отдельно стоит помнить: ст. 23 НК РФ обязывает не препятствовать законной деятельности должностных лиц налоговых органов и выполнять их законные требования. Если документы в беспорядке, ответить на требование в срок не получится, и это уже отдельная проблема.
Решение простое: либо вы выделяете время и ведёте учёт по описанным правилам, либо передаёте эту работу. Бесплатно — не значит без последствий, если учёт ведётся небрежно.
Частые вопросы
Можно ли вообще не вести налоговый учёт, если оборотов нет?
Нет. Обязанность вести учёт доходов, расходов и объектов налогообложения установлена ст. 23 НК РФ, если она предусмотрена законодательством о налогах и сборах. Отсутствие оборотов не отменяет обязанность сдавать отчётность, когда она предусмотрена.
Обязан ли я покупать бухгалтерскую программу?
Нет. По ст. 313 НК РФ налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учёта. Вы сами определяете, в каких регистрах вести учёт и как их оформлять.
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Руководитель. Порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения, утверждаемой руководителем, как указано в ст. 313 НК РФ.
Что будет, если документы не сохранить?
Нарушите требование ст. 23 НК РФ о пятилетней сохранности данных учёта и документов, подтверждающих доходы, расходы и уплату налогов. При проверке нечем будет подтвердить цифры из деклараций.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.