Отчётность по заработной плате — это не один документ, а несколько отчётов с разными сроками. По зарплате вы отчитываетесь как налоговый агент по НДФЛ: сдаёте расчёт по налогу и уведомления об исчисленных суммах. Ниже — что именно, в какие сроки и что делать, чтобы не получить штраф.
Какие отчёты возникают из зарплаты
Главный документ — расчёт сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных с выплат работникам. Его сдают в налоговую по месту учёта по утверждённой форме (ст. 230 НК РФ). В расчёте показывают доходы работников, даты выплат, статус налогоплательщика и даты удержания налога.
Второй документ — уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов. Через него вы сообщаете в налоговую, сколько НДФЛ удержали, чтобы налог корректно списали с единого налогового счёта (ст. 58 НК РФ). Без уведомления деньги просто не распределят в счёт НДФЛ.
Если у вас ООО или ИП с работниками, вы обязаны сдавать оба документа. Отчётность по зарплате не зависит от системы налогообложения: она есть и на УСН, и на общем режиме.
Сроки расчёта по НДФЛ
Расчёт за первый квартал, полугодие и девять месяцев сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за этим периодом (ст. 230 НК РФ). Расчёт за год — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Сроки привязаны к календарю, а не к датам выплат. Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдвигается по общим правилам Налогового кодекса. Проверяйте дату заранее: расчёт за год попадает на начало года, когда у бухгалтерии много других задач.
Сроки уведомлений об исчисленных суммах
По НДФЛ уведомления подают дважды в месяц (ст. 58 НК РФ). За период с 1-го по 22-е число текущего месяца — в срок, установленный для уведомления. За период с 23-го числа по последнее число месяца — не позднее 3-го числа следующего месяца.
Отдельное правило — для сумм, удержанных с 23 по 31 декабря. По ним уведомление подают не позднее последнего рабочего дня года. Это касается декабрьских выплат, которые часто выпадают на конец месяца.
Как выстроить порядок действий
Сначала зафиксируйте график выплат: аванс и зарплата. От дат выплат зависит, в какой период попадёт удержанный НДФЛ и когда подавать уведомление.
Дальше ведите учёт по каждому работнику: доход, дата выплаты, дата удержания налога. Эти данные нужны и для расчёта, и для сведений о доходах. Если учёт ведётся в таблицах, сверяйте его с платёжными документами перед каждой сдачей.
Перед отправкой проверьте три вещи: суммы НДФЛ совпадают с фактически удержанными, периоды в уведомлениях не пересекаются, расчёт подписан и отправлен по нужной форме. Ошибка в одном поле приводит к тому, что налог не распределяется или расчёт не принимают.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — платить НДФЛ без уведомления. Налоговая не увидит, за что вы перечислили деньги, и сумма повиснет на едином счёте. В результате появится недоимка по НДФЛ, хотя деньги вы заплатили.
Вторая ошибка — неверный период в уведомлении. Если указать не тот месяц, налог зачтётся не туда, и придётся подавать корректировку.
Третья ошибка — пропуск срока расчёта. За несданный в срок расчёт налоговый агент отвечает по Налоговому кодексу: это штраф и блокировка счёта при задержке более установленного срока. Точный размер санкций смотрите в актуальной редакции кодекса.
Четвёртая ошибка — расхождение расчёта и уведомлений. Суммы НДФЛ в этих документах должны совпадать. Если они разные, налоговая запросит пояснения.
Что ещё учесть по другим налогам
Отчётность по зарплате не отменяет остальные отчёты. На УСН декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Если вы платите НДС, декларацию подают электронно не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчётность по зарплате, если работников нет?
Если выплат физлицам не было, обязанности налогового агента не возникает. Но декларации по вашим налогам сдавать нужно в обычные сроки.
Можно ли сдать расчёт по НДФЛ на бумаге?
Форма и порядок сдачи утверждены налоговой службой. Для большинства организаций и ИП с работниками действует электронный формат — уточните его перед отправкой.
Что будет, если не подать уведомление об исчисленных суммах?
Налоговая не распределит перечисленный НДФЛ. Появится недоимка, и придётся разбираться с ней через корректировку и сверку.
Когда сдавать расчёт за год?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом (ст. 230 НК РФ). Дата не зависит от того, когда вы выплатили декабрьскую зарплату.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.