Налоговый учёт — это система сбора и обобщения информации, по которой вы считаете налог. Он нужен, чтобы правильно определить налоговую базу и подтвердить расчёты документами. Вести его обязана каждая организация, а порядок вы устанавливаете сами и закрепляете в учётной политике.
Чем налоговый учёт отличается от бухгалтерского
Бухгалтерский учёт показывает состояние бизнеса в целом: активы, обязательства, финансовый результат. Налоговый учёт отвечает на более узкий вопрос — сколько налога вы должны заплатить и почему именно столько.
Данные для налогового учёта берут из первичных документов. Это накладные, акты, платёжки, кассовые документы, договоры. Первичка первична: если операции нет в документах, её не будет и в налоговой базе.
Иногда регистров бухгалтерского учёта не хватает, чтобы определить налоговую базу. Тогда по ст. 313 НК РФ вы вправе дополнить свои регистры нужными реквизитами или вести отдельные регистры налогового учёта. Выбор за вами, но он должен быть записан.
Зачем налоговый учёт нужен бизнесу
Цель налогового учёта прямо названа в ст. 313 НК РФ: сформировать полную и достоверную информацию о том, как учитываются операции для налогообложения за отчётный и налоговый период. Эта же информация нужна внутренним и внешним пользователям, чтобы контролировать правильность, полноту и своевременность расчётов с бюджетом.
Для владельца бизнеса это означает три вещи. Вы понимаете, откуда взялась сумма налога. Вы можете подтвердить её документами при проверке. Вы видите, где учёт расходится с реальными операциями, и успеваете исправить ошибку до того, как её найдут.
Как организовать налоговый учёт: порядок действий
Систему налогового учёта организация организует самостоятельно. Работает принцип последовательности: правила применяются от одного налогового периода к другому, менять их произвольно нельзя.
Порядок ведения налогового учёта вы устанавливаете в учётной политике для целей налогообложения. Её утверждает руководитель. Это ваш внутренний документ, и именно на него вы ссылаетесь, когда объясняете, почему считаете налог так, а не иначе.
Практический порядок такой:
- Определите, какие налоги вы платите и какие операции влияют на базу по каждому из них.
- Проверьте, хватает ли вам регистров бухгалтерского учёта. Если нет — дополните их реквизитами или заведите отдельные регистры налогового учёта.
- Опишите выбранный порядок в учётной политике и утвердите у руководителя.
- Настройте сбор первичных документов так, чтобы каждая операция попадала в учёт в момент совершения, а не задним числом.
- Сверяйте данные учёта с декларациями перед каждой сдачей.
Отдельно проверьте, кто отвечает за участок. Если учёт ведёт один человек, а декларацию подписывает другой, договоритесь о сверке до отправки отчётности.
Что писать в учётной политике
Учётная политика для целей налогообложения — не формальность. Это документ, который задаёт правила игры на весь год. Чем конкретнее он написан, тем меньше спорных ситуаций возникает при расчёте налога.
Опишите в нём, какие регистры вы применяете и как они устроены. Укажите, дополняете ли вы регистры бухгалтерского учёта или ведёте самостоятельные регистры налогового учёта. Зафиксируйте, как формируются регистры и кто их подписывает.
Не оставляйте в политике формулировок «по мере необходимости» и «в общем порядке». Такие фразы не отвечают на вопрос, как именно вы считаете базу. При проверке вам придётся объяснять это устно, а письменного правила не будет.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — вести налоговый учёт «в голове» и восстанавливать цифры к моменту сдачи декларации. Так теряются документы и появляются расхождения, которые сложно объяснить.
Вторая — считать, что бухгалтерский учёт автоматически закрывает налоговый. Это верно только тогда, когда регистров бухучёта действительно достаточно. Если нет, нужно дополнять их или вести отдельные регистры, и это должно быть записано в политике.
Третья — менять правила учёта в середине года под конкретную ситуацию. Принцип последовательности применения норм и правил налогового учёта означает, что правила действуют от периода к периоду. Произвольные изменения ломают сопоставимость данных.
Четвёртая — хранить первичку небрежно. Налоговый учёт строится на данных первичных документов. Нет документа — нет операции в базе, и восстановить её потом крайне сложно.
Последствие у всех этих ошибок одно: налог посчитан неверно. Дальше — доплата, пени и объяснения с налоговой. Исправлять ситуацию задним числом всегда дороже, чем сразу настроить учёт.
Частые вопросы
Нужен ли налоговый учёт ИП на упрощёнке?
Обязанность вести налоговый учёт по ст. 313 НК РФ установлена для налогоплательщиков налога на прибыль. Если вы применяете другой режим, ориентируйтесь на правила своего налога и на то, какие документы нужны для подтверждения базы.
Можно ли вести налоговый учёт только в бухгалтерской программе?
Можно, если регистров бухгалтерского учёта хватает для определения налоговой базы. Если информации недостаточно, по ст. 313 НК РФ вы вправе дополнить регистры нужными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учёта.
Кто утверждает порядок ведения налогового учёта?
Порядок ведения налогового учёта устанавливается налогоплательщиком в учётной политике для целей налогообложения. Утверждает её руководитель организации.
Что будет, если в учётной политике нет правил налогового учёта?
Вы будете считать налог без закреплённых правил, и при проверке каждое расхождение придётся объяснять. Последствие — доначисление налога и пени. Лучше описать порядок учёта заранее и утвердить документ у руководителя.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.