Налоговый учёт ГСМ — это обобщение данных о расходе топлива для расчёта налога на основе первичных документов. Порядок вы устанавливаете сами в учётной политике для целей налогообложения, а подтверждают данные первичные документы, аналитические регистры и расчёт налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Ниже — что подготовить и как выстроить работу.
Что считается налоговым учётом ГСМ
Налоговый учёт — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе первичных документов, сгруппированных по правилам НК РФ (ст. 313 НК РФ). Для топлива это значит: каждая заправка и каждый путевой лист должны попасть в учёт так, чтобы сумму расхода можно было обосновать.
Систему налогового учёта организация выстраивает самостоятельно. Принцип последовательности применения норм и правил означает, что выбранный порядок действует от одного налогового периода к другому. Менять его произвольно нельзя.
Порядок ведения налогового учёта закрепляется в учётной политике для целей налогообложения, её утверждает руководитель. Налоговые органы не вправе устанавливать для вас обязательный порядок ведения учёта — это ваше решение, зафиксированное документом.
Какие документы подтверждают расходы на топливо
Подтверждением данных налогового учёта служат три группы документов (ст. 313 НК РФ): первичные учётные документы, включая справку бухгалтера; аналитические регистры налогового учёта; расчёт налоговой базы. Если хотя бы одного звена нет, расход на ГСМ повиснет без опоры.
Практический набор для топлива: чеки и кассовые документы с АЗС, путевые листы или иные документы о маршруте, данные систем контроля расхода топлива, если они применяются. Справка бухгалтера нужна там, где первички недостаточно для группировки данных.
Проверьте, что в документах совпадают дата, количество литров, сумма и транспортное средство. Расхождение между чеком и путевым листом — типичная причина, по которой инспекция снимает расход.
Как вести регистры налогового учёта
Аналитические регистры налогового учёта — сводные формы систематизации данных за отчётный (налоговый) период, сгруппированных по требованиям НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учёта (ст. 314 НК РФ). Данные налогового учёта — это данные разработочных таблиц, справок бухгалтера и иных документов, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке. Проще говоря, записи по топливу идут потоком, а не восстанавливаются раз в квартал.
Если в регистрах бухгалтерского учёта информации для определения налоговой базы не хватает, вы вправе дополнить их нужными реквизитами — так получаются регистры налогового учёта. Альтернатива — вести самостоятельные регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Выбор закрепите в учётной политике.
Формы аналитических регистров обязаны содержать: наименование регистра; период (дату) составления; измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении; наименование хозяйственных операций; подпись и расшифровку подписи ответственного лица (ст. 313 НК РФ). Для ГСМ натуральный измеритель — литры, денежный — сумма расхода.
Ошибки, из-за которых снимают расходы
Первая ошибка — нет связи между топливом и деятельностью. Чек без путевого листа или документа о маршруте не показывает, что бензин израсходован в рабочих целях.
Вторая — регистр не соответствует требованиям к реквизитам. Если в форме нет периода составления, измерителей или подписи ответственного, документ не выполняет свою роль.
Третья — учёт ведётся от случая к случаю. Нарушение непрерывности и хронологии означает, что данные неполны, а расчёт налоговой базы не подтверждён.
Четвёртая — порядок учёта ГСМ не описан в учётной политике. Тогда неясно, какими регистрами вы пользуетесь и как группируете данные, и любой спор с инспекцией вы ведёте без письменной опоры.
Последствие одно: расход на топливо не подтверждён, налоговая база пересчитывается, появляются доначисления. Отдельно учтите, что содержание данных налогового учёта, включая данные первичных документов, является налоговой тайной. Лица, получившие доступ, обязаны её хранить и несут ответственность за разглашение (ст. 313 НК РФ).
Что сделать в ноябре
Проверьте учётную политику для целей налогообложения: описан ли в ней порядок учёта ГСМ и какие регистры применяются. Утвердить её должен руководитель.
Сверьте формы регистров с обязательными реквизитами из ст. 313 НК РФ. Добавьте недостающие поля, назначьте ответственного за составление и подпись.
Пройдитесь по документам за текущий период: к каждой сумме топлива должен находиться первичный документ и запись в регистре. Пробелы закройте справкой бухгалтера, пока период не закрыт.
Частые вопросы
Нужен ли отдельный регистр по ГСМ?
Отдельная форма не обязательна. Вы можете дополнить регистры бухгалтерского учёта нужными реквизитами или вести самостоятельные регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ). Главное — закрепить выбор в учётной политике.
Чем подтверждается расход на топливо?
Первичными учётными документами, включая справку бухгалтера, аналитическими регистрами налогового учёта и расчётом налоговой базы (ст. 313 НК РФ). На практике к ним добавляются документы о маршруте и заправках.
Можно ли вести учёт ГСМ в бухгалтерских регистрах?
Да, если информации в них достаточно для определения налоговой базы. Если нет — дополните их реквизитами или заведите самостоятельные регистры налогового учёта (ст. 313 НК РФ).
Кто отвечает за разглашение данных налогового учёта?
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учёта, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение они несут ответственность, установленную законодательством (ст. 313 НК РФ).
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.