Налоговый учет — это отдельная от бухгалтерского система сбора информации о доходах, расходах и объектах налогообложения. Вы ведете его по правилам, которые сами закрепили в учетной политике для целей налогообложения. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета.
Что такое налоговый учет и зачем он нужен
По ст. 313 НК РФ налоговый учет нужен, чтобы собрать полную и достоверную информацию о том, как вы учитываете хозяйственные операции для целей налогообложения в течение отчетного и налогового периода. Второй смысл — дать внутренним и внешним пользователям данные для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налога в бюджет.
Проще говоря, бухгалтерский учет показывает, как идут дела у бизнеса. Налоговый учет показывает, с чего и сколько вы платите в бюджет. Это две разные системы, и совпадение цифр в них не обязательно.
Обязанность вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения прямо закреплена в ст. 23 НК РФ. Там же — обязанность платить законно установленные налоги, вставать на учет в налоговых органах и сдавать декларации и расчеты. Если вы ИП или владелец ООО, учет — не опция, а требование закона.
Порядок действий: с чего начать
Начните с учетной политики для целей налогообложения. По ст. 313 НК РФ именно в этом документе вы устанавливаете порядок ведения налогового учета, и утверждает его руководитель. Без утвержденной политики у вас нет собственных правил игры, и любой спор с инспекцией вы ведете с пустыми руками.
Дальше выберите, как формировать данные. Ст. 313 НК РФ допускает два пути: строить регистры налогового учета на основе данных бухгалтерского учета либо вести самостоятельные регистры налогового учета. Первый вариант дешевле и проще, если бухгалтерия уже налажена. Второй нужен, когда правила бухгалтерского и налогового учета сильно расходятся.
Затем закрепите последовательность. Система налогового учета организуется вами самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил: правила применяются от одного налогового периода к другому. Менять порядок учета отдельных операций и объектов можно при изменении законодательства о налогах. Спонтанная смена правил посреди года — плохая идея.
Соберите первичные документы. Основа налогового учета — документы, подтверждающие операции: договоры, акты, накладные, платежные документы. Регистры налогового учета — это сводные таблицы, куда вы переносите данные из первички. Их форма определяется вашей учетной политикой, а не органами.
Отдельно разберитесь со счетами-фактурами. По ст. 169 НК РФ лица, не являющиеся налогоплательщиками, но выставляющие и получающие счета-фактуры при работе в интересах другого лица по договорам комиссии, агентским договорам или договорам транспортной экспедиции, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Для транспортной экспедиции это правило применяется, если налоговая база определяется как сумма вознаграждения. Если вы работаете по такой схеме, журнал — обязательный документ.
Какие документы и регистры нужны
Минимальный набор выглядит так. Учетная политика для целей налогообложения, утвержденная руководителем. Регистры налогового учета — таблицы или отчеты, где видно, как сформировалась налоговая база. Первичные документы по каждой операции. Журнал учета счетов-фактур, если он обязателен для вашей схемы работы.
Регистры должны быть читаемыми и проверяемыми. Инспектор при проверке захочет увидеть, откуда взялась конкретная сумма в декларации. Если вы не можете провести связь от цифры в отчетности до документа, это ваша проблема, а не инспектора.
Не копируйте чужие шаблоны учетной политики бездумно. Документ должен описывать именно вашу деятельность: какие налоги вы платите, как признаете доходы и расходы, какие регистры ведете. Формальный текст на десять страниц, не связанный с реальными операциями, проверку не выдержит.
Типичные ошибки владельца бизнеса
Первая ошибка — отсутствие учетной политики. Руководитель считает, что достаточно бухгалтерской программы. Но порядок ведения налогового учета по ст. 313 НК РФ устанавливается именно в учетной политике, и без нее вы не выполнили требование.
Вторая — путаница между бухгалтерским и налоговым учетом. Доход в бухгалтерском учете и налоговая база могут не совпадать. Если вы сдаете декларацию по данным бухгалтерии, не проверив расхождения, ошибки почти неизбежны.
Третья — хаос в первичных документах. Нет акта, нет накладной, нет подтверждения расхода. В налоговом учете такая операция не подкреплена ничем, и учесть ее при расчете налога рискованно.
Четвертая — произвольная смена правил учета в течение года. Ст. 313 НК РФ требует последовательности. Если вы поменяли порядок учета без изменения законодательства, будьте готовы объяснять это инспекции.
Пятая — забытый журнал счетов-фактур. Если вы работаете по агентской или комиссионной схеме либо по договору транспортной экспедиции, обязанность по ст. 169 НК РФ может распространяться и на вас, даже если вы не налогоплательщик по этому налогу.
Последствия нарушений
Последствия начинаются с доначислений. Если расход не подтвержден документами или учтен по правилам, которых нет в вашей учетной политике, инспекция может исключить его из расчета. Налог вырастет, к нему добавятся пени.
Дальше — штрафы и ответственность за непредставление документов и отчетности. Ст. 23 НК РФ обязывает сдавать декларации, расчеты и уведомления об исчисленных суммах. Пропуск или ошибка в этих документах — отдельное основание для претензий.
Отсутствие учетной политики и регистров лишает вас защиты в споре. Когда инспектор задает вопрос «почему вы посчитали так», ответ «бухгалтер так решил» не работает. Работает только документ, утвержденный руководителем, и регистр, из которого видна логика расчета.
Ведите учет так, чтобы его можно было проверить без вас. Это главный практический критерий: если другой человек по вашим документам восстановит расчет налога, система работает.
Частые вопросы
Нужно ли ИП на упрощенке вести налоговый учет?
Да, обязанность вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения закреплена в ст. 23 НК РФ. Конкретный объем зависит от применяемого режима, но полностью отказаться от учета нельзя.
Можно ли вести налоговый учет в тех же регистрах, что и бухгалтерский?
Да, ст. 313 НК РФ допускает формирование регистров налогового учета на основе данных бухгалтерского учета. Второй вариант — самостоятельные регистры налогового учета. Выбор закрепите в учетной политике.
Кто утверждает учетную политику для целей налогообложения?
Руководитель организации. По ст. 313 НК РФ порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике, утверждаемой руководителем.
Могут ли налоговики прислать обязательные формы регистров?
Нет. Ст. 313 НК РФ прямо указывает, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета. Формы вы определяете сами.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.