Налоговый учет — это система обобщения информации для определения налоговой базы по данным первичных документов. Вы организуете ее сами и закрепляете порядок ведения в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель. Налоговые органы не вправе навязывать вам обязательные формы документов налогового учета.
Зачем нужен налоговый учет
Цель налогового учета — сформировать полную и достоверную информацию о том, как для целей налогообложения учтены хозяйственные операции за отчетный и налоговый период. Эти данные нужны и вам, и внешним пользователям, чтобы контролировать правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налога в бюджет.
Проще говоря, бухгалтерский учет показывает картину бизнеса в целом, а налоговый — объясняет, откуда взялась сумма налога. Если налоговая база собрана из разрозненных таблиц и пояснений «на словах», при проверке доказать расчет будет сложно.
Принцип последовательности
Система налогового учета строится на принципе последовательности применения норм и правил: вы применяете их от одного налогового периода к другому. Нельзя менять методику каждый квартал под удобный результат.
Порядок ведения налогового учета вы устанавливаете в учетной политике для целей налогообложения. Этот документ утверждает руководитель. Он же задает правила, по которым считаются доходы, расходы, резервы и остатки.
Менять порядок учета отдельных операций или объектов можно, если изменилось законодательство о налогах и сборах или вы поменяли применяемые методы учета. При смене методов решение принимается с начала нового налогового периода. При изменении законодательства — не ранее момента вступления в силу новых норм.
Как оформить учетную политику
Начните с перечня видов деятельности, которые вы фактически ведете. Если вы начали новый вид деятельности, вы обязаны определить и отразить в учетной политике принципы и порядок его отражения для целей налогообложения. Это не формальность: без записанных правил расчет налога по новому направлению будет произвольным.
Дальше опишите, как формируются суммы доходов и расходов. Зафиксируйте порядок определения доли расходов, которые учитываются для целей налогообложения в текущем отчетном периоде. Отдельно пропишите сумму остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих налоговых периодах.
Если вы создаете резервы, в политике должен быть порядок формирования их сумм. Также опишите, как определяется сумма задолженности перед бюджетом по налогу. Эти данные налогового учета должны быть воспроизводимы: любой проверяющий по вашим правилам должен получить тот же результат.
Регистры: бухгалтерские или свои
Закон дает выбор. Если в регистрах бухгалтерского учета не хватает информации для определения налоговой базы, вы вправе дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами — так получаются регистры налогового учета. Второй вариант — вести самостоятельные регистры налогового учета.
Первый путь дешевле: вы не заводите вторую систему, а дорабатываете существующую. Второй удобен, когда бухгалтерский и налоговый учет сильно расходятся. В любом случае выберите вариант один раз и опишите его в учетной политике.
Обязательных форм документов налогового учета нет. Это значит, что форму регистра вы разрабатываете сами. Но в ней должны читаться данные о доходах, расходах, резервах и остатках, переносимых на будущие периоды.
Что обязаны делать вы как налогоплательщик
Вы обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в случаях и порядке, которые предусмотрены НК РФ. Также нужно выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать законной деятельности его должностных лиц.
Отдельная обязанность — хранение. В течение пяти лет вы обеспечиваете сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие уплату. Пятилетний срок — это минимум, а не срок, после которого бумаги можно уничтожать без разбора.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — учетная политика есть, но написана под копирку и не описывает ваши операции. Формально документ существует, а правила расчета налога в нем не читаются. При споре с налоговой вам нечем подтвердить свою методику.
Вторая — политика не обновляется. Вы начали новую деятельность или сменили метод учета, но в документ это не попало. Изменения при смене методов нужно вносить с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства — не ранее вступления новых норм в силу.
Третья — регистры не связаны с первичными документами. Данные налогового учета должны опираться на первичку, а не на сводные таблицы без основания. Если связь потеряна, проверяющим сложно подтвердить суммы, а вам — защитить расчет.
Четвертая — документы не хранятся пять лет. Отсутствие документов налогового и бухгалтерского учета за прошлые периоды лишает вас возможности подтвердить цифры. Восстановить их задним числом обычно невозможно.
Частые вопросы
Нужно ли вести отдельный налоговый учет, если есть бухгалтерский?
Не обязательно. Вы вправе дополнить регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами и получить регистры налогового учета. Отдельные регистры нужны, только если бухгалтерских данных для налоговой базы не хватает.
Кто утверждает учетную политику для целей налогообложения?
Руководитель организации. Именно он утверждает документ, в котором установлен порядок ведения налогового учета.
Можно ли поменять правила учета в середине года?
При смене применяемых методов учета решение принимается с начала нового налогового периода. При изменении законодательства о налогах и сборах — не ранее момента вступления в силу новых норм.
Сколько лет хранить документы налогового учета?
Пять лет. В этот срок вы обеспечиваете сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.