УСН освобождает от налога на прибыль или НДФЛ с бизнеса, но не отменяет НДФЛ с зарплаты сотрудников и с выплат в пользу физлиц. Если вы платите людям деньги, вы налоговый агент: считаете налог, удерживаете его при выплате и перечисляете в бюджет. За себя как ИП вы платите НДФЛ только с доходов, которые не попали под УСН, и подаёте декларацию по итогам года.
Зарплата сотрудников: вы налоговый агент
По ст. 226 НК РФ налог исчисляется при фактической выплате дохода. Удерживать нужно из суммы, которую получает человек на руки, а не из начисленной. Перечислять налог в бюджет нужно в сроки, установленные этой же статьёй.
Если доход выдан в натуральной форме или человек получил материальную выгоду, удержать налог можно за счёт любых денежных выплат. Но удерживаемая сумма не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (ст. 226 НК РФ). Это частая точка сбоя: бухгалтер удерживает всю сумму налога, а потом выясняется, что половину дохода человек уже получил.
Материальная выгода от экономии на процентах по займу — отдельный случай. Правила её расчёта в ст. 212 НК РФ менялись, поэтому проверяйте расчёт по действующей редакции, а не по прошлогодним таблицам.
ИП на УСН: когда НДФЛ всё-таки возникает
Предприниматель на УСН платит НДФЛ с доходов, не относящихся к предпринимательской деятельности. Например, продал личное имущество, получил доход от источника за пределами предпринимательских операций. Такие суммы в декларацию по УСН не попадают, но требуют отдельного учёта.
Если ИП совмещает УСН с патентом или применяет УСН по одному виду деятельности, а другой вид остаётся на общем режиме, доходы нужно разделять. Ошибка в раздельном учёте приводит к тому, что налоговики пересчитывают базу и доначисляют НДФЛ.
Декларация и вычет по расходам
По ст. 229 НК РФ в декларации указываются доходы, источники их выплаты, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, суммы уплаченных авансовых платежей и сумма налога к доплате или возврату. Часть доходов можно не показывать: те, что не облагаются по ст. 217 НК РФ, и те, по которым налог полностью удержан налоговым агентом, если это не мешает получить вычеты.
Индивидуальный предприниматель вправе заявить вычет по расходам на основании ст. 221 НК РФ. Если расходы нельзя подтвердить документами, вычет считается в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности. Это правило действует при определении базы по НДФЛ начиная с 2024 года.
Порядок действий для владельца
- Разделите выплаты: зарплата и прочие доходы физлиц — отдельно, предпринимательские доходы — отдельно.
- Проверьте, что по каждому сотруднику есть документы на вычеты: заявления, подтверждения на детей, уведомления на имущественные вычеты.
- Сверьте сроки перечисления налога с датами фактических выплат, а не с датами начисления.
- Перед сдачей отчётности сверьте расчёт НДФЛ с расчётом по УСН: суммы доходов физлиц не должны пересекаться.
- Храните платёжные документы по каждой выплате — при проверке именно ими подтверждается, что налог удержан и перечислен.
Частые ошибки и последствия
Удержание налога с начисленной, а не с выплаченной суммы. Это искажает расчёт и создаёт расхождение с данными о выплатах.
Удержание больше 50 процентов денежного дохода при выплате в натуральной форме. Нарушение ст. 226 НК РФ, и разницу придётся возвращать.
Показ в декларации доходов, которые можно не указывать, или, наоборот, сокрытие доходов, по которым налог не удержан. Второе ведёт к доначислению налога и пеням.
Применение вычета по ст. 221 НК РФ без проверки периода. Правило о 20 процентах применяется к базе начиная с 2024 года, за более ранние периоды расчёт иной.
Последствия по всем пунктам одинаковые: доначисление налога, пени и разбирательство с инспекцией. Спорить сложнее, если нет документов по выплатам.
Частые вопросы
Нужно ли платить НДФЛ с зарплаты, если компания на УСН?
Да. УСН не освобождает от обязанностей налогового агента. Налог считается при выплате дохода и перечисляется в бюджет по ст. 226 НК РФ.
Можно ли удержать весь НДФЛ, если зарплату выдали продукцией?
Нет. Удержать можно за счёт денежных выплат, но не более 50 процентов суммы денежного дохода (ст. 226 НК РФ). Остаток удерживается при следующих выплатах.
Какой вычет по НДФЛ доступен ИП, если нет документов на расходы?
Вычет в размере 20 процентов общей суммы доходов от предпринимательской деятельности по ст. 221 НК РФ. Правило применяется к базе начиная с 2024 года.
Что указывать в декларации по НДФЛ?
Доходы, источники выплаты, удержанный налог, уплаченные авансы и сумму к доплате или возврату (ст. 229 НК РФ). Доходы, полностью освобождённые или с удержанным налогом, можно не показывать, если это не мешает вычетам.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.