Расчет зарплаты при увольнении — это не только оклад за отработанные дни. Работнику нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и другие суммы, положенные по закону или договору. Сделать это надо в день увольнения, иначе возможны претензии работника и проверки.
Что входит в расчет при увольнении
Основная часть расчета — зарплата за дни, которые сотрудник фактически отработал в месяце увольнения. Считайте ее по окладу или тарифу, а при сдельной оплате — по выработке. Если в этом месяце были премии, доплаты или надбавки, они тоже входят в расчет.
Вторая обязательная выплата — компенсация за неиспользованный отпуск. Ее платят за все дни отпуска, которые работник накопил, но не отгулял. Денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением, платить нельзя: по ст. 422 НК РФ такая выплата не относится к суммам, освобожденным от страховых взносов. То есть замена отпуска деньгами без увольнения — не ваш вариант.
Отдельно считаются выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства. Они положены при сокращении численности или штата, при ликвидации организации и в других случаях, установленных законом. Размер и порядок выплаты зависят от основания увольнения и условий трудового договора.
НДФЛ с выплат при увольнении
Не все суммы при увольнении облагаются НДФЛ. По ст. 217 НК РФ от налога освобождены выплаты при увольнении в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка. Для работников, уволенных из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, лимит выше — шестикратный размер среднего месячного заработка.
Суммы сверх этого лимита облагаются НДФЛ. Это касается и компенсаций руководителю, его заместителям и главному бухгалтеру: освобождение действует только в части, не превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка.
Средний месячный заработок для этих целей считайте в порядке, который применяется при назначении пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если считать «на глаз», можно занизить или завысить налог.
Страховые взносы
По ст. 422 НК РФ есть выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. К ним относится, например, единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи работника. Материальная помощь при рождении ребенка не облагается взносами в пределах 1 миллиона рублей на каждого ребенка, если выплачена в течение первого года после рождения.
Компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением, от взносов не освобождена. Поэтому не пытайтесь оформить денежную замену отпуска как «компенсацию» — это прямой путь к доначислению взносов.
Порядок действий
Сначала определите основание увольнения и дату. От этого зависит набор выплат: при увольнении по собственному желанию выходное пособие обычно не положено, при сокращении — положено.
Затем посчитайте отработанные дни и средний заработок. Средний дневной заработок для компенсации отпуска считайте по фактическим выплатам за расчетный период. Проверьте, какие дни отпуска работник уже использовал.
После этого начислите выплаты, удержите НДФЛ и начислите страховые взносы. Суммы сверх лимитов по ст. 217 НК РФ обложите налогом.
В день увольнения выдайте работнику расчет и документы. Если день выплаты совпадает с днем увольнения, задержка даже на день — уже нарушение.
Частые ошибки
Первая ошибка — платить только оклад и забыть про компенсацию за неиспользованный отпуск. Работник вправе взыскать ее через суд.
Вторая — неверно применять лимит по НДФЛ. Трехкратный и шестикратный размеры среднего месячного заработка считаются по правилам, а не по окладу. Ошибка в базе ведет к недоплате или переплате налога.
Третья — путать компенсацию при увольнении с денежной заменой отпуска. По ст. 422 НК РФ это разные вещи, и налоговые последствия у них разные.
Частые вопросы
Какие выплаты обязательны при увольнении по собственному желанию?
Зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск. Выходное пособие в этом случае законом не предусмотрено, если иное не указано в трудовом договоре.
Облагается ли НДФЛ выходное пособие?
В пределах трехкратного размера среднего месячного заработка — нет. Для работников из районов Крайнего Севера и приравненных местностей лимит составляет шестикратный размер. Суммы сверх лимита облагаются налогом по ст. 217 НК РФ.
Можно ли заменить отпуск деньгами без увольнения?
Нет. Компенсация за неиспользованный отпуск, не связанная с увольнением, не освобождается от страховых взносов по ст. 422 НК РФ. Замена отпуска деньгами без увольнения приводит к доначислению взносов.
Когда нужно выплатить расчет?
В день увольнения работника. Если выплатить позже, работник может обратиться с жалобой, а компания — получить штраф.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.