Расчет зарплаты по окладу — это не только деление оклада на число рабочих дней. Нужно учесть фактически отработанные дни, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и правильно оформить выплаты. Ошибка в расчете приводит к пересчету, доплате работнику и претензиям проверяющих.
Что такое оклад и чем он отличается от зарплаты
Оклад — это фиксированная часть вознаграждения за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Зарплата шире: в нее входят оклад, премии, надбавки, доплаты за условия труда и другие суммы, которые работодатель обязан или обещал выплатить.
Для владельца бизнеса это значит, что считать нужно не одну цифру, а итоговую сумму к выплате. Работник должен получить сумму после удержания НДФЛ, а организация — начислить на выплаты страховые взносы.
Если в трудовом договоре указан только оклад, а по факту вы платите премии и доплаты, эти выплаты нужно закрепить в локальном документе. Иначе при проверке или споре с работником доказать основание выплаты будет сложно.
Порядок расчета зарплаты по окладу
Считайте по шагам, чтобы не потерять ни одну сумму.
- Возьмите оклад из трудового договора и число рабочих дней в месяце по производственному календарю.
- Посчитайте, сколько дней работник фактически отработал. Дни болезни, отпуска и прогулы в оплату по окладу не входят.
- Рассчитайте выплату за отработанные дни: оклад разделите на норму рабочих дней месяца и умножьте на фактически отработанные дни.
- Добавьте премии, надбавки и доплаты, если они положены по договору или локальному акту.
- Удержите НДФЛ из начисленной суммы.
- Начислите страховые взносы на выплаты работнику — это расход работодателя, из зарплаты их не вычитают.
Отдельно проверьте районные коэффициенты и процентные надбавки, если бизнес работает в соответствующих местностях. По ст. 210 НК РФ такие суммы учитываются в налоговой базе в особом порядке, и путать их с обычными выплатами нельзя.
Аванс и вторая часть зарплаты
Зарплату платят не реже двух раз в месяц. Первую часть обычно называют авансом, но по сути это выплата за первую половину месяца. Считать ее как фиксированный процент от оклада без учета отработанных дней рискованно: при отпуске или больничном в первой половине месяца работник получит больше, чем заработал.
Проще считать обе части от фактически отработанного времени. Тогда при увольнении или перерасчете не возникнет переплаты, которую придется удерживать.
НДФЛ удерживайте при каждой выплате с учетом ранее удержанного налога. Так вы не оставите работника без налога в конце месяца и не получите задолженность.
Страховые взносы и отчетность
На выплаты по окладу начисляются страховые взносы. Их платит работодатель из своих средств, а не удерживает из зарплаты. Суммы взносов нужно отражать в расчете, который сдается в налоговую.
Проверьте расчет перед отправкой. По ст. 431 НК РФ, если в расчете суммы одноименных показателей по всем физлицам не совпадают с показателями в целом по плательщику или указаны недостоверные персональные данные, расчет считается непредставленным. Налоговая направит уведомление: не позднее следующего дня при электронной форме и не позднее 10 дней при бумажной.
Устранить несоответствие нужно в пятидневный срок с даты направления электронного уведомления или в десятидневный срок для бумажного. Тогда датой представления расчета будет дата первоначальной отправки. Если не успеть, расчет придется сдавать заново, и срок будет считаться нарушенным.
Выплаты при увольнении и их налогообложение
При сокращении, реорганизации или ликвидации работнику положены выходные пособия и средний заработок на период трудоустройства. По ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождена часть таких выплат в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка. Для работников, уволенных из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, лимит составляет шестикратный размер.
Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера действует тот же трехкратный лимит. Суммы сверх лимита облагаются НДФЛ. Если считать пособие «на глаз», можно не удержать налог и получить недоимку.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать аванс фиксированной суммой и не пересчитывать его при отпуске или больничном. Вторая — забыть про доплаты и надбавки, которые прописаны в договоре. Третья — начислить взносы не на все выплаты или указать в расчете недостоверные данные.
Последствия одинаковые: работнику доплачивают, налоги и взносы пересчитывают, а расчет приходится сдавать заново. При несоответствиях в расчете по ст. 431 НК РФ он считается непредставленным, пока вы не устраните ошибку.
Чтобы этого избежать, закрепите порядок расчета в локальном акте, сверяйте выплаты с табелем учета рабочего времени и проверяйте расчет перед отправкой. Если работников несколько, ведите расчет по каждому отдельно: сводные цифры без разбивки по физлицам как раз и приводят к несоответствиям.
Частые вопросы
Как посчитать зарплату, если работник отработал неполный месяц?
Разделите оклад на норму рабочих дней месяца и умножьте на фактически отработанные дни. Затем добавьте положенные доплаты и удержите НДФЛ.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Да, налог удерживают при каждой выплате с учетом ранее удержанного. Иначе к концу месяца образуется задолженность по налогу.
Входят ли страховые взносы в зарплату работника?
Нет. Взносы начисляет и платит работодатель из своих средств, из суммы к выплате они не вычитаются.
Что будет, если в расчете по взносам найдут несоответствие?
Расчет сочтут непредставленным. По ст. 431 НК РФ нужно устранить ошибку в пятидневный срок при электронном уведомлении или в десятидневный при бумажном, иначе срок сдачи будет нарушен.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.