Отдел кадрового делопроизводства ведёт документы о приёме, переводе, отпусках и увольнении сотрудников: заявления, приказы, трудовые книжки, графики отпусков, личные карточки. Владельцу бизнеса он нужен, чтобы отношения с работниками были оформлены письменно и проверка или суд не застали компанию без бумаг. Ниже — что именно входит в работу, как выстроить её в компании и какие ошибки обходятся дороже всего.
Что входит в кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство — это весь документооборот между компанией и работником. На каждого сотрудника заводится личное дело: заявление о приёме, трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с локальными актами, личная карточка. Дальше документы идут по событиям: перевод, отпуск, больничный, изменение оклада, увольнение.
Отдельный блок — обязательные локальные документы компании. Это правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, график отпусков, журналы учёта. Часть документов касается всех работников, часть — только отдельных категорий.
Третий блок — учёт и отчётность по сотрудникам. Сюда входят табели, расчётные ведомости, сведения в фонды и налоговую, воинский учёт. Эти данные связаны с зарплатой, поэтому кадровая работа почти всегда идёт рядом с бухгалтерией.
Как выстроить работу: порядок действий
Начните с инвентаризации. Соберите все трудовые договоры, приказы, локальные акты и проверьте, есть ли документ на каждого работника и совпадают ли даты. Часто выясняется, что часть людей работает без договора или договор есть, а приказа о приёме нет.
Затем зафиксируйте, кто отвечает за кадры. Вариантов три: отдельный сотрудник, совмещение с другой ролью (например, с бухгалтерией) или передача задачи на сторону. Ответственный должен понимать, что любое событие с работником оформляется письменно и в срок.
Дальше опишите маршруты документов. Приём: заявление, договор, приказ, ознакомление с локальными актами, запись в трудовую книжку. Увольнение: заявление или основание, приказ, расчёт, выдача документов. Отпуск: график, заявление, приказ. Когда маршруты описаны, новый сотрудник не забудет половину бумаг.
После этого наладьте хранение. Личные дела, приказы, журналы должны лежать так, чтобы нужный документ находился за минуту. Отдельно решите, как хранятся документы, которые работник подписывает лично, и как выдаются копии по его запросу.
И последнее — регулярная сверка. Раз в месяц или квартал проверяйте, совпадает ли число работников по договорам, табелям и отчётности. Расхождения находятся быстро, а исправлять их задним числом сложно.
Какие документы нужно вести постоянно
Постоянный минимум выглядит так. На каждого работника — трудовой договор и приказ о приёме. По компании — правила внутреннего трудового распорядка и положение об оплате труда. По персональным данным — согласия работников и документ о том, как компания обрабатывает и защищает эти данные.
Дальше идут документы по событиям: приказы о переводах, отпусках, поощрениях, дисциплинарных взысканиях, увольнениях. Отдельно — график отпусков, который составляется заранее и доводится до работников. Отдельно — табели учёта рабочего времени.
Не забывайте про документы, которые нужны не всегда, но обязательны при определённых условиях. Например, если компания применяет пониженные тарифы страховых взносов, придётся подтверждать соответствие условиям. По ст. 427 НК РФ для отдельных организаций имеет значение средняя численность работников за девять месяцев года, предшествующего переходу на пониженные тарифы, и её сохранение в расчётном периоде. Значит, считать численность нужно аккуратно и хранить расчёты.
Ошибки, которые дороже всего обходятся
Первая и самая частая — работа без письменного договора или с договором, который подписан позже фактического начала работы. Это создаёт риск спора о самом факте трудовых отношений и претензий при проверке.
Вторая — расхождение документов между собой. В договоре один оклад, в приказе другой, в табеле третий. При споре с работником такая путаница толкуется не в пользу компании.
Третья — отсутствие ознакомления с локальными актами. Работник не подписан под правилами внутреннего трудового распорядка, а компания ссылается на них при взыскании. Ссылка не работает.
Четвёртая — неправильное оформление увольнения. Неверное основание, пропущенный срок, невыданные документы. Это прямой путь к восстановлению работника и выплатам.
Пятая — хранение документов в разрозненном виде. Личные дела в одном месте, приказы в другом, часть только в переписке. При запросе работника или проверке компания не может быстро подтвердить свои действия.
Последствия для бизнеса
Последствия делятся на три группы. Первая — административная: за нарушения в оформлении трудовых отношений и в обработке персональных данных предусмотрены штрафы. Вторая — трудовые споры: работник может оспорить увольнение, взыскать выплаты, добиться изменения формулировок. Третья — репутационная и операционная: проверки отнимают время, а восстановление документов задним числом стоит дороже, чем вести их вовремя.
Отдельно стоит учитывать, что кадровые документы связаны с расчётами по взносам и налогам. Ошибка в численности или в статусе работника влияет на право применять пониженные тарифы. По ст. 427 НК РФ условия по средней численности проверяются за конкретные периоды, поэтому подтверждающие расчёты лучше держать под рукой.
Частые вопросы
Можно ли вести кадровое делопроизводство без отдельного сотрудника?
Да. Обязанности можно закрепить за бухгалтером или другим работником либо передать ведение документов на сторону. Главное — назначить ответственного и описать, какие документы он оформляет.
Что будет, если работник трудится без трудового договора?
Это нарушение оформления трудовых отношений. Компании грозят штрафы, а работник может доказать факт трудовых отношений и потребовать выплат и записей в трудовую книжку.
Нужен ли график отпусков, если сотрудников мало?
График отпусков обязателен независимо от численности. Его составляют заранее и доводят до работников под подпись.
Как часто проверять кадровые документы?
Достаточно регулярной сверки: раз в месяц или квартал сравните число договоров, табелей и отчётности. Так расхождения находятся до проверки или спора.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.